在重視禮儀的日本，連交換名片都是一門不小的學問，許多公司甚至會因此為新卒社員安排研修課程，深怕自家員工出去一不小心就丟了公司的顏面。這一篇將整理日本職場交換名片的基本（淺）規則，記住這些小細節，未來在日本職場或是面對日本客戶時，一定能派上用場。
交換名片的禮儀
◆交換名片的時機
基本上，交換名片的時機在雙方最一開始「見面和打招呼」時，所以在與對方見面之前，必須先確保名片數量充足，並將名片夾拿在手中，以便可隨時開始交換名片。
◆由誰開始交換名片？
一般的情況是由「訪客、目下（收款方）」開始遞交名片，但是如果訪客的地位較高，則也有可能情況相反，需要根據狀況臨機應變。如果對方地位較高卻率先遞出名片時，可以加說一句「申し遅れました（我說晚了）」，增添幾分有禮的印象。
※補充：在日本職場，付錢方為「目上」、收款方為「目下」，與個人的社會地位與年齡無關。
◆多人數時的交換順序
多人數的情況下，由我方職位較高的人開始，依序與對方職位高到低的人進行交換。
例如：
自社（我方）的人員有：我、課長、部長
對方的人員有：負責人、負責人的上司
那麼交換順序應為：
部長←→負責人的上司
部長←→負責人
課長←→負責人的上司
課長←→負責人
我←→負責人的上司
我←→負責人
◆交換名片的規則
- 即使已經就座，交換名片時也必須起身，而且不可以直接跨越桌子進行交換。
- 將要交換的人數份名片放在名片夾上，雙手拿著名片兩端，注意不要遮到公司LOGO或是名字，並將名片的正面朝向對方，方便讓對方閱讀。
- 交換時雙手在胸前，名片的位置必須比對方稍微低一些以示尊敬。將名片交出時，一邊清楚說出自己的公司、單位、名字跟「よろしくお願いします（請多關照）」。
- 用左手接收對方的名片，並注意手指不要遮到對方公司的LOGO和名字，並且說「頂戴致します（已收到）」。
- 拿到對方名片之後，仔細確認對方的名字以及相關資訊。如果遇到不會念的姓名，可以說「素敵なお名前ですね。何とお読みすればよろしいでしょうか？（很棒的名字呢！請問該怎麼讀呢？）」等，有禮貌地詢問。
◆收到名片之後該如何排放
- 一對一的交換名片，收到名片之後將名片放在名片夾上（如下圖），而不是直接放在桌子上。
- 交換名片的對象超過一個人以上，則是將職位最高的人的名片放在名片夾上，其他人的名片放在桌上
- 如果人數眾多，則不必放在名片夾上，而是依照對方座位順序將名片排列在桌上。
- 若桌上沒有足夠的空間可以擺放名片，則可直接收進名片夾裡。
不可做的NG範例
- 接收對方名片時，手指摁在對方公司的LOGO上
- 直接從口袋或錢包中取出名片
- 使用有摺痕、曲皺、髒掉的名片
- 一邊談話一邊把玩對方的名片
- 將對方的名片背面當作備忘錄作筆記
- 忘記將對方的名片帶回家
- 在桌子上直接交換名片
名片管理
名片上面記載著對方的名字、公司、單位等重要的聯絡訊息，是珍貴的人脈資源，因此交換名片之後，建議要妥善的分類保存。
有些人會在名片背面上做備註，例如：名片交換的日期、對方的特徵等，以備日後再聯絡時，可當作聊天的材料派上用場。當然，千萬不要在對方本人面前做筆記，這是非常不禮貌的行為。部分公司有導入名片管理系統，回到公司之後也不要忘記輸入資訊。
此外，如果需要處理不用的名片，不可直接丟棄，要顧慮到這是他人的個資，必須使用碎紙機。
交換名片時遇到這些問題該怎麼辦？
◆忘記帶名片或名片數量不足
如果忘記帶名片，或數量不足的時候，千望不要直接說「名刺を忘れました（忘記帶名片）」或「名刺がありません（我沒有名片）」，而是要用「申し訳ございません、ただ今名刺を切らしておりまして…（非常抱歉，我的名片用完了⋯）」，並且口頭清楚地報上自己的公司、單位和名字。
根據狀況，可以等待日後見面時補上自己的名片，或是返回公司後，立刻將自己的名片跟公司簡介手冊郵寄給對方，並且附上一封道歉信聊表誠意，讓對方留下深刻的印象。
◆錯過交換名片的時機
如果遇到像是比同公司的人晚到現場等狀況，而錯過了開頭交換名片的時機，可以在談話結束之後，和對方說一句「恐れ入りますが、お名刺を一枚いただけないでしょうか？（不好意思，請問能給我一張名片嗎？）」來索取對方的名片，也不違反職場禮儀。
也許有人會覺得日本這些繁瑣的禮儀規定真的有意義嗎？但與其說是規定，不如說這些「步驟與動作」，都是以不讓對方感到不愉快為出發點，表示「尊重」的意思。既然身處在重禮的日本，記住這些步驟以及規則，讓彼此留下良好印象，是建立商業信賴關係重要的第一步。
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