即使是网络发达的时代，电话还是很重要的沟通手段。日本公司特别重视电话，认为绝对不能怠慢任何一通电话，所以有关电话礼仪的规定特别多。想到日本工作的人，请务必先练好一身接电话的功夫吧！
接电话前要注意！心理准备加纸笔
在日本接公司电话的心理战争，是从电话铃声响前就开始。有些公司对外的电话号码都只有一个，没有所谓的分机，所以许多公司为了能让刚进公司的员工能够快点将心态转成“公司的一份子”，会特别要求新进员工要积极接电话。
如果新进员工有很多个，但是接的往往只有几个人的话，很少接电话的人还会被公司的上层“叮咛”。因此，谁能够在察觉到电话铃声响前立刻接起来，就变成一场专属新进员工的电话心理战。或许也因为这样，不少人培养出电话铃声响前就知道有人打电话来的神奇技巧。
不过，接电话前除了察觉到电话之外，还有几项需要做好的准备工作。
准备纸笔
为了应付接电话后的各种情况，事先将纸笔放在电话旁是一个非常重要的准备工作。如果打电话来的人想要留言给公司里的其他人，这时纸笔就能派上用场。或者客户电话里讲了许多重点，也能立刻用纸笔记录下来以防万一。
开朗又有精神的声音
接起电话后的第一声招呼，对公司来说是重要的门面。如果太过阴沉，可能给对方留下非常不好的印象。但是太过高亢大声，又可能会让对方觉得烦躁。所以在接起电话前，要先在心里决定好适合的声调，才不会节外生枝。
得在三声铃响前接起电话
为了不要让打电话来的人久候，通常日本公司都会在电话铃声响到第三声前接起电话。如果到了第四声才接就是怠慢，可能会让对方以为公司没人在就挂掉电话，对公司留下不好的印象。
接电话时得专心 基本招呼别忘记
当接起电话后，就是另一场考验的开始。面对电话另一头的客户，要如何以适当的应答方式应对都是一种技巧。在这个技巧里有所谓基本盘，也就是做到这几点基本上就及格的几个应对重点。在找到自己的电话风格前，先学好这些基本吧。
感谢您的来电，我是ＸＸ公司的ＸＸ
在接起电话之后，千万不要傻傻地讲“喂（もしもし）”。这里不是家里是公司，所以要改用“お電話ありがとうございます。OOO会社のXXでございます。”来打招呼。如果是上午11点前接的电话，也可以多加一句早上好（おはようございます）来打招呼。
如果接电话时已经超过了三声铃响，在接起电话后记得要改讲“大変お待たせいたしました。OOO会社のXXでございます。”
问清楚对方公司、名讳及来意
在打完招呼后，通常对方会报上名号，然后说明自己要找谁。这时候，记得要复述一次对方的公司及称呼。复述时的基本说法是“株式会社OOのOO様ですね。いつもお世話になっております。”然后请对方稍等，再转电话给对方想找的人。
如果对方没有报上名字的话，别忘了要主动问对方。例如“失礼ですが、お名前をうかがってもよろしいでしょうか”或“恐縮ですが、お名前をお聞かせいただけますか”都是问名字的礼貌说法。
若对方说的声音实在太小，又或者听不清楚，就要问“恐れ入りますが、少々お電話が遠いようなので、もう一度おっしゃっていただけますか？”或者“申し訳ございません。電波の調子が悪いみたいなので”。这里要注意的事，绝对不能跟对方说“因为声音太小，可以请你再说一次吗？”这种问法很像在怪罪对方，所以绝对不能讲。
视情况先挂断电话再回打
有时候遇到对方要找的人不在座位上，或者对方要问的事没办法立刻处理时，可以选择先结束这次通话，再请负责人回打给对方。这时候可以说“（理由）～恐れ入りますが、後ほどこちらからお電話いたします。”当然，别忘了以防万一请对方留下电话。
在挂断电话前，记得要说“失礼いたします。”而且要听到对方挂电话后才能挂断。这是非常重要的电话礼仪。
打电话也有学问 时间重点要小心
接电话时要注意这么多事，那打电话时也有要注意的地方吗？当然有。在打电话给对方的时候除了要看好时间，也要留意自己在的地方适不适合打电话。例如在大马路旁或者电车上，就非常不适合打电话。
一般来说除了真的非常紧急的事，不然绝对不会在十点之前打电话。因为一般公司的上班时间介于八点半到九点半之间，有些公司还有所谓早会或者小组会议等安排，若在十点前打，很容易造成对方麻烦或者找不到人。另外，也尽量不要在下午四点半之后打电话。有些公司的下班时间是下午五点，如果在四点半打电话给对方，可能会造成对方加班等困扰，绝对要避免。
如果真的得选在刚上班或快下班的时间打过去，记得要说声“申し訳ございません。”表达歉意。
电话接通后，得先讲“〇〇会社の〇〇と申します。いつもお世話になっております。〇〇様はいらっしゃいますでしょうか”如果对方问自己的来电目的时，记得要尽量精确。有时候接电话的不是自己项目的负责人，讲得太长只会徒增彼此困扰，也无法解决问题，要特别留意。另一方面，如果接电话的恰巧是自己想找的人，就能说“いつもお世話になっております。〇〇会社の〇〇と申します。〇〇の件でお電話させていただきました。ただいま、お時間いただいてよろしいでしょうか”直接表达自己的目的，以及礼貌地问对方有没有时间。
如果遇到想找的人不在，打算自己待会再打电话找对方时，可以问“お戻りは何時頃でしょうか”接着说“改めてこちらからご連絡を差し上げます”。或者也能请接电话的人转达“〇〇会社の〇〇から電話があったと〇〇様にお伝えください”，这样当对方回公司时就会回打给自己。
到日本公司上班前，如果能将以上的重点练到运用自如，等到进公司之后，一定能在工作上为自己增加点帮助哦。
本文資訊均以公開時為準。
