在重视礼仪的日本，连交换名片都是一门不小的学问，许多公司甚至会因此而为刚从学校毕业的新员工安排研修课程，深怕自家员工出去一不小心就丢了公司的颜面。这一篇将整理日本职场交换名片的基本规则，记住这些小细节，未来在日本职场或者面对日本客户时，一定能派上用场。
交换名片的礼仪
◆交换名片的时机
基本上，交换名片的时机在双方最一开始“见面和打招呼”时，所以在与对方见面之前，必须先确保名片数量充足，并将名片夹拿在手中，以便可随时开始交换名片。
◆由谁开始交换名片？
一般的情况是由“访客、下级（收款方）”开始递交名片，但是如果访客的地位较高，则也有可能情况相反，需要根据状况随机应变。如果对方地位较高却率先递出名片时，可以加说一句“申し遅れました（我说晚了）”，增添几分有礼的印象。
※补充：在日本职场，付钱方为“上级”、收款方为“下级”，与个人的社会地位与年龄无关。
◆多人数时的交换顺序
多人数的情况下，由我方职位较高的人开始，依序与对方职位高到低的人进行交换。
例如：
自己公司（我方）的人员有：我、课长、部长
对方的人员有：负责人、负责人的上司
那么交换顺序应为：
部长←→负责人的上司
部长←→负责人
课长←→负责人的上司
课长←→负责人
我←→负责人的上司
我←→负责人
◆交换名片的规则
- 即使已经就座，交换名片时也必须起身，而且不可以直接跨越桌子进行交换。
- 将要交换的名片放在名片夹上，双手拿着名片两端，注意不要遮到公司LOGO或者名字，并将名片的正面朝向对方，方便让对方阅读。
- 交换时双手在胸前，名片的位置必须比对方稍微低一些以示尊敬。将名片交出时，要清楚地说出自己的公司、单位、名字跟“よろしくお願いします（请多关照）”。
- 用左手接收对方的名片，并注意手指不要遮到对方公司的LOGO和名字，并且说“頂戴致します（已收到）”。
- 拿到对方名片之后，仔细确认对方的名字以及相关信息。如果遇到不会念的姓名，可以说“素敵なお名前ですね。何とお読みすればよろしいでしょうか？（很棒的名字呢！请问该怎么读呢？）”等，有礼貌地询问。
◆收到名片之后该如何摆放
- 一对一的交换名片，收到名片之后将名片放在名片夹上（如下图），而不是直接放在桌子上。
- 交换名片的对象超过一个人以上，则是将职位最高的人的名片放在名片夹上，其他人的名片放在桌上
- 如果人数众多，则不必放在名片夹上，而是按照对方座位顺序将名片排列在桌上。
- 如果桌上没有足够的空间可以摆放名片，则可直接收进名片夹里。
不可做的NG范例
- 接收对方名片时，手指摁在对方公司的LOGO上
- 直接从口袋或钱包中取出名片
- 使用有折痕、曲皱、脏掉的名片
- 一边谈话一边把玩对方的名片
- 将对方的名片背面当作备忘录作笔记
- 忘记将对方的名片带回家
- 在桌子上直接交换名片
名片管理
名片上面记载着对方的名字、公司、单位等重要的联络信息，是珍贵的人脉资源，因此交换名片之后，建议要妥善地分类保存。
有些人会在名片背面上做备注，例如：名片交换的日期、对方的特征等，以备日后再联络时，可当作聊天的材料派上用场。当然，千万不要在对方本人面前做笔记，这是非常不礼貌的行为。部分公司有导入名片管理系统，回到公司之后也不要忘记输入信息。
此外，如果需要处理不用的名片，不可直接丢弃，要顾虑到这是他人的个人信息，必须使用碎纸机。
交换名片时遇到这些问题该怎么办？
◆忘记带名片或名片数量不足
如果忘记带名片或数量不足的时候，千望不要直接说“名刺を忘れました（忘记带名片）”或“名刺がありません（我没有名片）”，而是要用“申し訳ございません、ただ今名刺を切らしておりまして…（非常抱歉，我的名片用完了⋯⋯）”，并且清楚地说出自己的公司、单位和名字。
根据状况，可以等待日后见面时补上自己的名片，或者返回公司后，立刻将自己的名片跟公司简介手册邮寄给对方，并且附上一封道歉信聊表诚意，让对方留下深刻的印象。
◆错过交换名片的时机
如果遇到例如比同公司的人晚到现场等状况，而错过了开头交换名片的时机，可以在谈话结束之后，和对方说一句“恐れ入りますが、お名刺を一枚いただけないでしょうか？（不好意思，请问能给我一张名片吗？）”来索取对方的名片，也不违反职场礼仪。
也许有人会觉得日本这些繁琐的礼仪规定真的有意义吗？但与其说是规定，不如说这些“步骤与动作”，都是以不让对方感到不愉快为出发点，表示“尊重”的意思。既然身处在重礼仪的日本，记住这些步骤以及规则，让彼此留下良好印象，是建立商业信赖关系重要的第一步。
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