Trao đổi danh thiếp được coi là nghi thức quan trọng không thể thiếu trong văn hóa giao tiếp ở các doanh nghiệp Nhật Bản. Vậy khi trao đổi, cần lưu ý những điều gì để có thể gây ấn tượng tốt với đối tác? Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu về văn hóa này và những quy tắc cần biết khi trao đổi danh thiếp với người Nhật nhé!
Nguồn gốc của danh thiếp
Những tấm danh thiếp đầu tiên được cho là xuất hiện ở Trung Quốc vào khoảng thế kỷ thứ III. Hồi đó, con người vẫn chưa có giấy nên người ta sử dụng tre để viết tên mình lên đó. Sau đó, đến thế kỷ 16 danh thiếp bắt đầu xuất hiện ở châu Âu và tiếp đến là Mỹ, Nhật Bản
Ở Nhật Bản, danh thiếp bắt đầu được sử dụng từ thời Edo khoảng thế kỷ 19. Tương truyền vào thời điểm đó, người Nhật thường viết tên lên một tờ giấy để nhắn lại cho người chủ nhà biết là mình đã đến thăm. Đến cuối thời kỳ Edo, những tấm danh thiếp được in như ngày nay bắt đầu được sử dụng. Mọi người cho rằng lý do những tấm danh thiếp được sử dụng rộng rãi trong thời kỳ này là bởi nhu cầu giao lưu giữa người Nhật với những người nước ngoài đến Nhật ngày càng tăng.
Vì sao danh thiếp lại quan trọng trong văn hóa doanh nghiệp?
Nhật Bản là một quốc gia đánh giá cao tầm quan trọng của việc sử dụng danh thiếp. Đặc biệt ở Nhật, trao đổi danh thiếp đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác về quy trình hơn so với các nước phương Tây. Văn hóa trao đổi danh thiếp quan trọng đến nỗi ở Nhật Bản, có rất nhiều công ty thậm chí còn dành một khoảng thời gian đào tạo nhân viên mới cách trao đổi danh thiếp. Điều này giúp tránh những sai lầm trong giao tiếp ứng xử và để gây ấn tượng tốt với đối phương.
Vậy tại sao người Nhật lại coi trọng việc trao đổi danh thiếp đến như vậy? Ngày này, với sự phát triển của công nghệ, bạn không hề gặp bất kỳ khó khăn gì trong việc trao đổi thông tin với bất kỳ ai. Tuy nhiên, việc trao đổi danh thiếp tại Nhật Bản vẫn luôn được coi trọng. Đây vốn dĩ từ lâu đã luôn là cách để người Nhật mở đầu bất kỳ mọi cuộc họp, hội thảo hoặc các buổi giao dịch kinh doanh đầu tiên với đối tác.
Bên cạnh đó, việc trao đổi danh thiếp còn đóng vai trò giúp đối phương có thể nắm bắt được những thông tin cơ bản để có thể hợp tác trong tương lai. Thậm chí, danh thiếp còn được coi là đại diện cho cả một công ty, một tổ chức. Chính vì vậy, bạn có thể thấy ở mọi cuộc họp, người Nhật thường trao đổi danh thiếp với thái độ trân trọng để thể hiện sự kính trọng và phép lịch sự với đối tác của mình. Danh thiếp của đối tác luôn được người Nhật giữ một cách cẩn thận, ngay cả khi không thường xuyên hợp tác làm ăn.
Những thông tin thường có trên danh thiếp của người Nhật
Danh thiếp là công cụ để giới thiệu bản thân, phản ánh những thông tin chúng ta muốn cho người khác biết. Do đó, về tổng thể, một tấm danh thiếp nên được thiết kế một cách trang nhã, lịch sự. Không cần quá cầu kỳ những vẫn có thể truyền tải những thông tin cơ bản nhất đến đối tác. Quan trọng là mọi thông tin trên danh thiếp vừa phải đầy đủ nhưng cũng vừa phải dễ đọc.
Trên danh thiếp luôn cần phải có những thông tin mấu chốt và mang tính quan trọng. Ví dụ như họ tên, tên và địa chỉ công ty nơi bạn đang làm việc, chức vụ và thông tin liên lạc như email, số điện thoại. Tùy vào từng kiểu thiết kế mà thông tin ở mặt trước và sau của từng danh thiếp có thể khác nhau. Có trường hợp danh thiếp chỉ được in một mặt nên hoàn toàn không có thông tin gì ở mặt sau. Nhưng cũng có rất nhiều công ty lựa chọn in thông tin trên cả hai mặt. Mặt trước có thể là thông tin bằng tiếng Nhật, mặt sau là tiếng Anh. Hoặc một số danh thiếp khác có hình ảnh bản đồ chỉ dẫn đến công ty, hoặc sơ đồ các lĩnh vực kinh doanh của công ty ở mặt sau,…
Các bước trao đổi danh thiếp
1. Chuẩn bị danh thiếp
Tấm danh thiếp được coi là đại diện cho người sở hữu. Vì vậy, trước khi tham gia một cuộc gặp mặt quan trọng với đối tác, bạn nên dành một chút thời gian chuẩn bị và kiểm tra cẩn thận để tránh sử dụng phải những tấm danh thiếp bị rách, dính bẩn hay có nếp gấp. Bên cạnh đó, bạn cũng cần chuẩn bị sẵn số danh thiếp cần dùng tương ứng với số người cần đưa. Tốt hơn hết, bạn nên mang nhiều hơn số lượng ước tính để đề phòng số lượng đối tác nhiều hơn dự tính ban đầu và đặt gọn gàng vào hộp đựng để tránh bị nhàu hoặc rách trong lúc di chuyển.
2. Trình tự trao đổi danh thiếp
Nếu đó là cuộc gặp 1-1 giữa bạn và đối tác hoặc khách hàng thì bạn không cần phải chú ý đến điều này, nhưng nếu bạn đến một cuộc gặp gỡ có nhiều người thì trước hết cần phải nắm được trình tự trao đổi để mọi thứ không trở nên “hỗn loạn” nhé!
Một điều khá đặc trưng trong văn hóa làm việc tại Nhật chính là việc coi trọng quan hệ thứ bậc khi giao tiếp. Điều này cũng được thể hiện rất rõ trong việc trao đổi danh thiếp ở nơi công sở. Khác với một số quốc giá khác, việc trao đổi danh thiếp theo văn hóa Nhật Bản thường bắt đầu từ người có vị trí cao nhất, cấp trên trao trước cấp dưới.
Ngoài ra, khách được mời đến thăm doanh nghiệp sẽ thường chủ động trao danh thiếp trước. Cần phải trao danh thiếp cho người có vị trí cao nhất trước, rồi mới đến người có vị trí thấp hơn. Cụ thể, nếu bạn cùng sếp được đối tác mời đến thăm doanh nghiệp thì sếp của bạn sẽ là người trao danh thiếp cho sếp bên đối tác trước, rồi sau đó mới đến lượt bạn.
3. Cách đưa danh thiếp
Việc trao đổi danh thiếp nghe có vẻ đơn giản và dễ dàng, nhưng có rất nhiều điều bạn cần phải lưu ý khi trao đổi danh thiếp với đối tác của mình. Trước tiên, về tư thế khi đưa danh thiếp, nếu đang ngồi thì bạn nên đứng dậy để thể hiện sự nghiêm túc và phép lịch sự. Lúc đưa, hơi cúi người về phía trước. Đặt hai tay cao ngang ngực, khép khuỷu tay rồi mới đưa bằng cả hai tay. Hướng mặt chính diện của danh thiếp về phía đối tác, nên để phần họ tên thuận theo hướng nhìn của người nhận, giúp họ dễ dàng đọc được thông tin ghi trên danh thiếp của bạn. Vừa trao danh thiếp, vừa đồng thời giới thiệu họ tên, công ty, phòng ban và chức vụ theo như thông tin được ghi trong danh thiếp.
Ví dụ:
– はじめまして (Hajimemashite): Rất hân hạnh được làm quen
– トヨタ自動車株式会社の田中一郎と申します(Toyota Jidousha Kabushikigaisha no Tanaka Ichiro to moushimasu): Tôi là Tanaka Ichiro đến từ Công ty sản xuất ô tô Toyota
– 宜しくお願いします (Yoroshiku onegaishimasu): Rất mong nhận được sự giúp đỡ!
4. Cách nhận danh thiếp
Tương tự như việc trao danh thiếp, cũng có một số lưu ý bạn nên ghi nhớ khi nhận danh thiếp từ đối tác. Khi đối tác trao danh thiếp cho bạn, hãy cúi đầu nhẹ và nhận bằng hai tay. Để tay ở vị trí ngang ngực, không nhận bằng một tay. Lưu ý khi cầm danh thiếp, không để ngón tay che mất phần thông tin được lưu trên mặt thiếp.
Ngoài ra, danh thiếp của đối tác sau khi nhận cần phải đặt trên hộp danh thiếp của mình. Điều này thể hiện sự tôn trọng và phép lịch sự với đối phương. Sau khi nhận xong, bạn không nên cất ngay đi mà nên đọc qua một lượt một cách cẩn thận. Cần chú ý các mục như họ tên, chức vụ của đối phương.
Thông thường, khi nhận danh thiếp người Nhật thường nói 頂戴いたします (Choudai itashimasu) có nghĩa là “Tôi xin nhận”. Hoặc nếu có thông tin chưa rõ, không biết cách đọc tên đối phương như thế nào bạn có thể xác nhận lại thông tin bằng cách đọc tên người trao danh thiếp + tên công ty (hoặc chức vụ).
Ví dụ:
– トヨタ自動車株式会社の田中一郎ですね。よろしくお願いします (Toyota Jidousha Kabushikigaisha no Tanaka Ichiro desu ne. Yoroshiku onegaishimasu)
Ông Tanaka Ichiro đến từ Công ty sản xuất ô tô Toyota phải không? Rất mong nhận được sự giúp đỡ!
Lưu ý rằng người Nhật thường có cách xưng hô riêng. Họ thường sử dụng chức vụ để gọi đối tác thay vì gọi là ông/bà như một số quốc gia khác.
5. Đặt danh thiếp như thế nào sau khi nhận?
Sau khi nhận được danh thiếp từ đối tác, bạn không nên cất ngay đi mà hãy giữ ngay ngắn trên hộp đựng rồi đặt trên bàn trong suốt buổi họp. Trong trường hợp bạn nhận được danh thiếp từ nhiều đối tác, hãy sắp xếp chúng theo thứ tự chỗ ngồi của từng người trong buổi họp để tiện cho việc ghi nhớ và gọi tên từng người. Hoặc nếu diện tích bàn quá hẹp không đủ chỗ để bạn xếp hết danh thiếp ra bạn có thể xếp chồng số danh thiếp đã được nhận, nhưng lưu ý là hãy đặt danh thiếp của người có vị trí cao nhất lên trên đầu nhé.Ngoài ra bạn cũng không nên để tài liệu hay giấy tờ đặt lên danh thiếp. Nếu không đủ chỗ, hãy xin phép đối tác trước rồi sau đó mới cất vào hộp đựng.
Lời kết
Tại Nhật Bản, việc trao đổi danh thiếp trong lần đầu gặp đối tác là một trong những văn hóa doanh nghiệp rất được chú trọng trong công ty Nhật. Tuy chỉ là thao tác chỉ diễn ra trong vài phút, nhưng việc trao đổi danh thiếp cũng đòi hỏi những quy tắc nhất định. Chắc hẳn đến đây, bạn đã hiểu rõ được những điều cần lưu ý khi trao đổi danh thiếp đúng không nào? Mong rằng bạn sẽ áp dụng được điều này thật thành công để gây được ấn tượng tốt đối với đối tác và khách hàng của mình!
Nếu bạn đang có nhu cầu chuyển việc tại Nhật Bản, bạn có thể truy cập vào trang web tsunagu Local Jobs! Tại đây có rất nhiều công việc chính thức dành cho người nước ngoài đang sinh sống ở Nhật, và nhiều vị trí tuyển dụng với mức lương hấp dẫn. Hãy đăng ký tài khoản trên trang web để bắt đầu hành trình tìm kiếm công việc mơ ước của bạn nhé!
Ảnh tiêu đề: pixta.jp
Thông tin trong bài viết được cập nhật tại thời điểm công bố
