Trong quá trình mang thai và sinh con tại Nhật Bản, mẹ bầu cần thực hiện nhiều thủ tục giấy tờ khác nhau. Nếu bạn không giỏi tiếng Nhật, việc làm giấy tờ có vẻ sẽ khó khăn. Tuy nhiên, nếu không có những thủ tục này thì bạn sẽ không nhận được trợ cấp hoặc xin được tư cách lưu trú cho con. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu sơ lược về các loại giấy tờ chính mà mẹ bầu cần hoàn thiện khi mang thai và sinh con tại Nhật. Bạn hãy chủ động tìm hiểu những thủ tục hiện nay, xác nhận những điểm chưa rõ trong mỗi loại giấy tờ tại văn phòng hoặc trên trang web của chính quyền địa phương nơi bạn sống.
Những việc cần làm từ khi bạn biết mình mang thai đến khi sinh con tại Nhật
◆ Nhận Sổ tay bà mẹ và trẻ em
Khi dùng que thử thai mua tại hiệu thuốc và có kết quả dương tính, bạn hãy đến xét nghiệm tại các cơ sở chuyên sản phụ khoa. Sau đó, bạn cần kiểm tra nhịp tim của em bé vào khoảng tuần thứ 5 đến tuần thứ 8 của thai kỳ và nhận Sổ tay bà mẹ và trẻ em tại văn phòng thành phố hoặc trung tâm y tế nơi bạn thường trú. Ngoài ra, bạn sẽ được hỗ trợ chi phí khám sức khỏe cho phụ nữ mang thai. Bạn nên nhận Sổ tay bà mẹ và trẻ em càng sớm càng tốt để được trợ cấp chi phí khám thai.
Để nhận được Sổ tay bà mẹ và trẻ em, bạn cần có các giấy tờ sau: (1) Phiếu khám thai tại bệnh viện, (2) Giấy tờ xác nhận My Number (mã số cá nhân), và (3) Giấy tờ tùy thân. Tùy thuộc vào khu vực thành phố, bạn có thể nhận giấy chứng nhận mang thai tại bệnh viện. Bạn hãy tìm hiểu về những giấy tờ cần thiết khi mang thai và sinh con tại Nhật trên trang web của thành phố nơi bạn sinh sống.
◆ Thông báo tới nơi làm việc, thảo luận về chế độ nghỉ sinh/nghỉ chăm con
Nhiều mẹ bầu khi biết mình mang thai sẽ lo lắng về việc nên thông báo cho công ty vào lúc nào và nói như thế nào. Ở Nhật, thông thường bạn nên báo với công ty vào khoảng tháng thứ 3 hoặc thứ 4 của thai kỳ và thảo luận về chế độ nghỉ thai sản (nghỉ trước khi sinh và nghỉ sau khi sinh) và nghỉ chăm con nhỏ. Trường hợp bị mệt mỏi do ốm nghén, bạn cũng có thể liên hệ sớm với công ty.
Nghỉ trước sinh: Bạn có thể xin nghỉ từ 6 tuần trước ngày dự sinh (14 tuần đối với trường hợp sinh đôi trở lên). Thủ tục thanh toán tiền lương và chế độ tùy từng công ty.
Nghỉ sau sinh: Bạn không thể trở lại làm việc trong vòng 8 tuần kể từ khi sinh con. Tuy nhiên, 6 tuần sau khi sinh, nếu được sự đồng ý của bác sĩ thì bạn có thể đi làm nếu công ty yêu cầu.
Nghỉ chăm con: Người lao động nam và nữ có con dưới một tuổi có thể đề xuất với công ty để được nghỉ chăm con trong thời gian mong muốn cho đến khi con tròn một tuổi.
◆ Đăng ký hưởng chế độ thai sản và trợ cấp thai sản, nuôi con tạm thời
Để đăng ký chế độ hỗ trợ thai sản, mẹ bầu cần chuẩn bị hai loại đơn từ dưới đây. Cả hai đều mang lại số tiền trợ cấp đáng kể. Bạn hãy tìm hiểu thông tin chi tiết và đăng ký tại nơi làm việc hoặc bàn tư vấn của hiệp hội bảo hiểm y tế.
Trợ cấp thai sản
Mục đích: Hỗ trợ cho phụ nữ trong thời gian bị giảm thu nhập do nghỉ sinh.
Đối tượng: Người sinh con tham gia BHYT tại nơi làm việc.
Số tiền thanh toán: Tiền lương cơ bản trung bình (*) trong 12 tháng trước ngày bắt đầu thanh toán ÷ 30 ngày × (2/3)
Địa điểm nộp đơn: Nhận đơn đăng ký từ công ty, điền và nộp lại.
* Tiền lương cơ bản là mức “tiền công bình quân” được xác định để tính đóng bảo hiểm xã hội.
Trợ cấp tạm thời khi sinh con
Mục đích: Giảm gánh nặng chi phí sinh đẻ
Đối tượng áp dụng: Những người có bảo hiểm y tế toàn dân hoặc có bảo hiểm y tế tại công ty.
Số tiền thanh toán: Mức cố định là 420.000 yên/lần sinh con (404.000 yên nếu bạn sinh con tại cơ sở y tế hoặc bác sĩ sản khoa không phải là thành viên của “Hệ thống bảo hiểm y tế sản khoa” hoặc nếu bạn sinh con trước tuần thứ 22 của thai kỳ)
Địa điểm nộp hồ sơ: Tại các tổ chức/hiệp hội bảo hiểm y tế mà bạn tham gia. Tuy nhiên, nếu bạn đã tham gia bảo hiểm y tế tại nơi làm việc trước khi sinh từ một năm trở lên, thì trong vòng 6 tháng sau khi nghỉ việc tại đó, bạn có hai lựa chọn: Đăng ký theo bảo hiểm y tế tại đó hoặc theo bảo hiểm y tế của chồng bạn. Số tiền bạn có thể nhận được tùy thuộc vào loại bảo hiểm y tế và trong trường hợp này, bạn nên so sánh số tiền của hai phương án để cân nhắc lựa chọn.
Các thủ tục cần thực hiện sau khi sinh con
◆ Nộp giấy khai sinh (trong vòng 14 ngày sau khi sinh con tại Nhật Bản)
Người cha hoặc người mẹ cần nộp giấy khai sinh của trẻ trong vòng 14 ngày bao gồm ngày sinh. Địa chỉ nộp hồ sơ là nơi sinh hoặc cơ quan thành phố nơi ở của bạn. Tất cả những gì bạn cần nộp là giấy khai sinh, giấy chứng sinh (mẫu giấy chứng sinh sẽ được cơ sở y tế cấp cho bạn khi sinh con) và Sổ tay mẹ và bé. Ngoài ra, bạn hãy mang theo hộ chiếu, thẻ cư trú hoặc giấy chứng nhận thường trú nhân đặc biệt của hai vợ chồng. Mỗi địa phương sẽ yêu cầu những loại giấy tờ khác nhau và bạn nên kiểm tra thông tin này trên trang web của chính quyền địa phương. Trong giấy khai sinh có phần trống để bạn ghi họ tên con, nhưng hãy lưu ý rằng phần này phải viết bằng chữ katakana và kanji (chỉ dành cho những người ở các quốc gia nơi luật pháp cho phép đặt tên con bằng chữ kanji).
Nếu cha hoặc mẹ đứa trẻ là người nước ngoài và người còn lại là người Nhật, đứa trẻ sẽ nghiễm nhiên có quốc tịch Nhật Bản và không cần làm những thủ tục như tư cách lưu trú.
Ngoài ra, trong bộ tài liệu có tên tương tự có “Phiếu liên hệ khai sinh”, bạn phải nộp tờ này cho cơ sở y tế tư nhân hoặc trung tâm y tế của chính quyền địa phương để giúp họ xác định gia đình có trẻ nhỏ, thuộc đối tượng cần thăm khám tư vấn. Nếu có thể, bạn hãy nộp giấy này cùng lúc với giấy khai sinh.
◆ Đơn xin trợ cấp cho trẻ em (Trong vòng 15 ngày sau khi sinh con ở Nhật Bản)
Đây là chương trình trợ cấp quốc gia, với mục đích hỗ cho các bậc cha mẹ đang nuôi con sau khi đủ 15 tuổi và trước khi hoàn thành năm thứ 3 bậc trung học cơ sở (ngày 31 tháng 3). Nơi nộp đơn là thành phố có thẻ cư trú. Hồ sơ đăng ký gồm hóa đơn chứng nhận trợ cấp trẻ em (sửa đổi số tiền) tải từ trang web hoặc nhận tại văn phòng của các chính quyền địa phương, giấy tờ tùy thân, giấy tờ xác nhận My Number, sổ tiết kiệm hoặc thẻ tiền mặt đứng tên người nộp đơn và thẻ bảo hiểm y tế của người nộp đơn, v.v. Bạn có thể phải xuất trình cả bản sao hộ chiếu nếu ngày nhập cảnh sau ngày cơ sở tính thuế. Nếu số tiền dưới mức giới hạn thu nhập, mỗi tháng bạn sẽ nhận được 10.000 đến 15.000 yên, trả gộp làm ba lần một năm, tùy thuộc vào độ tuổi của trẻ và số trẻ trong gia đình.
◆ Đăng ký tư cách lưu trú
(1) Nếu cả cha và mẹ đều mang quốc tịch nước ngoài/ trong vòng 30 ngày kể từ ngày sinh
① Nộp đơn xin cấp giấy khai sinh (ngày của giấy khai sinh như đã nói trên) tại văn phòng thành phố và nhận “Giấy chứng nhận khai sinh”.
② Trong vòng 30 ngày kể từ ngày sinh con, bạn hãy nộp các giấy tờ cần thiết sau đây cho Cục quản lý xuất nhập cảnh có thẩm quyền tại nơi cư trú để xin tư cách lưu trú. Sau khi được cấp tư cách lưu trú, hãy xuất trình hộ chiếu và nhận thẻ cư trú.
Các giấy tờ cần thiết:
– Đơn xin cấp tư cách cư trú
– Giấy tờ chứng sinh (Giấy chứng nhận khai sinh, Sổ tay bà mẹ và trẻ em, v.v.)
– Bản sao giấy cư trú có thông tin đầy đủ của tất cả các thành viên trong gia đình bao gồm cả đứa trẻ
– Hộ chiếu gốc của trẻ (có thể nộp sau)
– Bản sao hộ chiếu và thẻ cư trú của bố mẹ
– Giấy tờ chứng minh nghề nghiệp và thu nhập của những người nuôi dưỡng như bố mẹ (Giấy chứng nhận việc làm, giấy nộp thuế/đóng thuế cư trú)
– Bản câu hỏi
③ Nộp giấy khai sinh và đơn xin cấp hộ chiếu cho đại sứ quán (lãnh sự quán) tại Nhật Bản của quốc gia nơi có trẻ có quốc tịch. Bạn có thể thực hiện việc này trước bước số 2.
(2) Nếu cha hoặc mẹ là người được cấp tư cách vĩnh trú/ trong vòng 30 ngày kể từ ngày sinh
Nếu cha hoặc mẹ đứa trẻ là người có tư cách vĩnh trú và sinh con tại Nhật Bản, tư cách cư trú của trẻ sẽ là “người thân (vợ/ chồng/ con cái) của người được cấp phép vĩnh trú”. Tuy nhiên, điều kiện để duy trì tư cách này là đứa trẻ phải tiếp tục ở lại Nhật Bản.
Ngoài ra, sau khi trẻ đã có được tư cách lưu trú, nếu cha hoặc mẹ mất tư cách vĩnh trú thì tư cách cư trú của trẻ sẽ không bị ảnh hưởng. Bạn phải nộp đơn xin tư cách lưu trú cho con trong vòng 30 ngày sau khi sinh con tại Nhật Bản.
(3) Nếu cha hoặc mẹ có tư cách vĩnh trú và sinh con ở nước ngoài/ trong vòng 30 ngày sau khi sinh con bên ngoài Nhật Bản
Nếu đứa trẻ được sinh ra bên ngoài Nhật Bản và cha hoặc mẹ là người có tư cách vĩnh trú, thì tư cách cư trú của đứa trẻ là “định cư”. Sau khi sinh con, dù cha mẹ nhập quốc tịch và trở thành công dân Nhật Bản thì tư cách lưu trú của đứa trẻ vẫn là “định cư”. Bạn phải nộp đơn xin tư cách lưu trú trong vòng 30 ngày sau khi sinh con bên ngoài Nhật Bản.
(4)Nếu cha hoặc mẹ có visa lao động/trong vòng 30 ngày sau khi sinh con ở Nhật Bản
Nếu đứa trẻ được sinh ra trong khi cha mẹ đang ở Nhật Bản với visa lao động, tình trạng cư trú của đứa trẻ sẽ là “lưu trú gia đình”. Bạn phải nộp đơn xin tư cách lưu trú trong vòng 30 ngày sau khi sinh con, nhưng nếu bạn rời khỏi Nhật Bản trong vòng 60 ngày kể từ khi sinh con thì không cần làm bước này.
◆ Đơn xin trợ cấp chi phí y tế cho trẻ em (trong vòng 3 tháng sau khi sinh con tại Nhật Bản)
Nếu bạn có thẻ cư trú tại Nhật Bản và đã tham gia Bảo hiểm Y tế toàn dân hoặc Bảo hiểm Xã hội, bạn sẽ được trợ cấp chi phí y tế cho trẻ sơ sinh khi sinh con. Độ tuổi của con, giới hạn thu nhập của bố mẹ và tỉ lệ tự chi trả khác nhau tùy thuộc vào từng địa phương. Địa điểm nộp hồ sơ là chính quyền địa phương nơi bạn cư trú. Những giấy tờ cần nộp bao gồm: giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ, thẻ bảo hiểm y tế của trẻ (nếu không kịp chuẩn bị thì có thể dùng thẻ bảo hiểm y tế của người giám hộ), con dấu và số cá nhân (My Number) của trẻ.
Quá trình mang thai và sinh con tại Nhật Bản sẽ đòi hỏi nhiều loại thủ tục khác nhau. Hi vọng rằng những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn chuẩn bị thật tốt và thực hiện thuận lợi những thủ tục này.
Nếu bạn đang có nhu cầu chuyển việc tại Nhật Bản, bạn có thể truy cập vào trang web tsunagu Local Jobs! Tại đây có rất nhiều công việc chính thức dành cho người nước ngoài đang sinh sống ở Nhật, và nhiều vị trí tuyển dụng với mức lương hấp dẫn. Hãy đăng ký tài khoản trên trang web để bắt đầu hành trình tìm kiếm công việc mơ ước của bạn nhé!
Thông tin trong bài viết được cập nhật tại thời điểm công bố
