Có rất nhiều quy định nhỏ nhặt bạn cần phải biết nếu muốn làm việc ở Nhật Bản. Tại Nhật, văn hóa làm việc nhóm được đánh giá cao hơn làm việc cá nhân. Do đó, việc tiếp thu những văn hóa này cũng quan trọng không kém việc trau dồi các kỹ năng trong công việc. Có những văn hóa thông thường đến mức sẽ không có ai chỉ dạy khi bạn vào công ty. Do đó, bạn cần phải hết sức chú ý. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu về những văn hóa công sở ở Nhật Bản. Hãy thực hành chúng hàng ngày để có thể tự tin khi gia nhập một công ty nào đó nhé!
Chào hỏi sẽ quyết định ấn tượng đầu tiên!
Chào hỏi được coi là một trong những phương thức giao tiếp quan trọng ở chốn công sở bận rộn. Tại Nhật Bản, những người vào công ty sau phải mở lời trước và chào hỏi những người khác. Đây là điều hết sức bình thường. Đặc biệt là những người mới vào công ty, cần phải luôn cố gắng chủ động chào hỏi tất cả mọi người bằng thái độ vui tươi nhất để được mọi người nhớ mặt.
Những câu chào quen thuộc có thể kể đến như “Ohayo Gozaimasu” (Chào buổi sáng) khi đến công ty, “Osaki ni Shitsureishimasu” (Tôi xin phép về trước) khi rời công ty, hay câu nói “Osewa ni natteorimasu” (Cảm ơn anh đã luôn giúp đỡ chúng tôi!) khi gặp đối tác, “Otsukaresama desu” (Bạn đã làm việc vất vả rồi) với đồng nghiệp thường xuất hiện trước khi bắt đầu cuộc nói chuyện. Những từ như “Osewa ni natteorimasu” hay “Otsukaresama desu” là lời mở đầu giúp cho cuộc nói chuyện suôn sẻ. Đây đồng thời cũng là quy tắc ứng xử thể hiện thái độ tôn trọng dành cho đối phương.
Nếu không phân biệt được cách sử dụng những cụm từ này, hãy hỏi đồng nghiệp và sếp của bạn. Những người có thể đưa ra lời chào phù hợp thường sẽ nhận được sự tin tưởng trong kinh doanh. Vì vậy hãy cố gắng sử dụng đúng ngữ cảnh nhé.
Không phân biệt giới tính, tuổi tác, chỉ cần thêm “san” vào sau họ của người Nhật!
Tại các công ty Nhật Bản, mọi người không gọi tên mà thêm hậu tố “san” vào sau họ để gọi đối phương. Ví dụ: Sato san, Tanaka san. Cách gọi này không cần phân biệt tuổi tác, giới tính. Bạn sẽ không gặp phải khó khăn khi giao tiếp vì chỉ cần nghĩ rằng nó tương ứng với tất cả các cụm từ Mr hoặc Mrs/Miss/Ms trong tiếng Anh.
Ở Nhật, những người mang họ Sato, Suzuki hay Tanaka rất nhiều. Trong trường hợp cùng công ty có nhiều người trùng họ, bạn có thể thêm “san” sau tên của họ. Ngoài ra, đối với những người có chức vị cao, thay vì sử dụng hậu tố “san”, người Nhật thường gọi kèm theo chức vụ như “Trưởng phòng ○○” hoặc “Trưởng bộ phận ○○”.
Tuy nhiên, có một điểm quan trọng cần lưu ý. Đó là khi nói chuyện với những người ngoài công ty, người Nhật sẽ chỉ gọi họ mà không thêm hậu tố “san” khi nhắc đến người trong công ty mình. Điều này là do khi đi ra ngoài, những người trong cùng công ty được xem là thân thiết hơn. Những người bình thường gọi theo chức vụ cũng vậy. Phần chức vụ cũng sẽ được lược bỏ và chỉ gọi theo họ thôi. Đây là biểu hiện cho cách suy nghĩ phân biệt trong – ngoài (uchi, soto) của người Nhật mà bạn cần phải biết trước khi vào công ty.
Không đi muộn hay đến quá sớm! Văn hóa đến trước 5 phút
Trong kinh doanh, việc có được sự tin tưởng là điều quan trọng hơn bất cứ thứ gì khác. Trước khi đánh giá chất lượng công việc, những hành vi bình thường cũng rất được xem trọng. Nếu đến muộn, bạn sẽ vô tình gây ấn tượng xấu rằng bạn là “người không có tổ chức”. Chính vì vậy, trong các cuộc thảo luận với khách hàng cũng như các cuộc họp, bạn nên đến sớm và chuẩn bị sẵn sàng cho mọi thứ. Đây là một phép tắc thông thường. Tuy nhiên, nếu đến sớm quá, có thể bạn sẽ gây cản trở công việc chuẩn bị của đối tác. Vì vậy, tốt nhất là bạn nên đến trước 5 phút.
Ngoài ra, trong trường hợp bất khả kháng như bị tắc đường hoặc gặp tai nạn đột xuất, bạn hãy liên lạc ngay lập tức với những người liên quan. Sẽ không vấn đề gì nếu bạn liên lạc và trình bày rõ lý do với họ. Nếu liên lạc sau giờ hẹn thì có thể bạn sẽ đánh mất sự tin tưởng của đối phương đó. Hãy chú ý điều này nhé!
Văn hóa làm việc nhóm được coi trọng hơn làm việc cá nhân
Trong công ty ở Nhật, làm việc nhóm được xem trọng hơn làm việc cá nhân. Chính vì thế trong quá trình tuyển chọn xin việc, bạn sẽ được hỏi nhiều câu hỏi để đánh giá xem bạn có thể hợp tác tốt với những người xung quanh hay không. Việc có nhiều cuộc họp để mọi người cùng thảo luận về một vấn đề hay có những việc cần nhiều thời gian để quyết định và đạt được sự đồng thuận của nhiều người chính là những đặc trưng của các công ty Nhật Bản coi trọng tinh thần hợp tác.
Ngoài ra, tùy thuộc vào văn hóa doanh nghiệp và từng bộ phận mà bạn có thể bị coi là người không có tinh thần hợp tác nếu quá thẳng thắn đưa ra ý kiến cá nhân. Tùy vào thời điểm nêu ý kiến cũng như cách bạn nói, ấn tượng về bạn sẽ thay đổi. Vì vậy, hãy quan sát xung quanh và đọc tình huống (kuki o yomu) thật kỹ nhé!
Văn hóa “Horenso”
Phần lớn các công ty tại Nhật được chia thành các ban theo vai trò của từng bộ phận. Nhân viên sẽ làm việc trong một hệ thống có tổ chức với trung tâm là các nhà lãnh đạo. Để công việc được tiến hành hiệu quả, mỗi cá nhân cần có trách nhiệm với phần việc của mình. Nhưng nếu chỉ tập trung vào phần việc riêng thì sẽ không đem lại thành quả lớn cho cả nhóm.
Chính vì thế nguyên tắc “Horenso” rất quan trọng. Cụm từ này là viết tắt của 3 từ: Houkoku (Báo cáo), Renraku (Liên lạc) và Soudan (Thảo luận). Bằng cách thường xuyên trao đổi về tình hình, các vấn đề trong công việc của bạn với cấp trên và các thành viên trong nhóm, bạn có thể hiểu rõ về vai trò, nhiệm vụ của bản thân, phát hiện sớm các vấn đề để có thể cùng giúp đỡ lẫn nhau tiến hành công việc. Ngay cả những dự án đòi hỏi tiến độ, thì quy tắc “Horenso” vẫn luôn được xem trọng.
Các công ty đều quan niệm rằng càng những thông tin xấu thì càng cần báo cáo nhanh chóng. Nếu không như vậy thì vấn đề sẽ càng trở nên nghiêm trọng hơn. Nếu bạn có những vấn đề không thể thảo luận với cấp trên, hãy nói chuyện với những bậc tiền bối và đồng nghiệp của mình. Biết đâu bạn sẽ nhận được những lời khuyên đáng giá từ chính kinh nghiệm của họ đó. Việc chia sẻ thông tin hữu ích sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc của nhóm hơn.
Gọn gàng, sạch sẽ quan trọng hơn thời trang!
Ngoại hình là yếu tố quan trọng trong kinh doanh ở Nhật Bản. Thông qua đó, người ta có thể đánh giá được độ tin cậy của đối phương. Tại các công ty Nhật Bản nói chung, nhân viên thường được yêu cầu ăn mặc gọn gàng, sạch sẽ. Trang phục cơ bản của nam là vest màu xám, đen hoặc xanh nước biển kết hợp với cà vạt. Nữ giới so với nam giới có vẻ thoải mải hơn. Họ có thể kết hợp nhiều kiểu trang phục khác nhau. Ví dụ như áo sơ mi, áo khoác, những bộ quần áo phù hợp với công việc văn phòng, chứ không nhất thiết phải là vest.
Bạn cũng đừng quên kiểm tra chiếc áo sơ mi và bộ vest của mình xem có nếp nhăn hoặc có bụi bám không nhé. Theo xu hướng chung, những người bên bộ phận kinh doanh thường phải đi gặp khách hàng sẽ bị yêu cầu ăn mặc lịch sự hơn những người làm công việc văn phòng ở công ty. Gần đây, có nhiều công ty cho phép nhân viên mặc tự do hoặc không cần thắt cà vạt vào mùa hè. Nhưng bạn cần phải ghi nhớ là luôn chọn trang phục sao cho không gây phản cảm nhé! Đối với nữ giới, việc trang điểm đậm quá là điều không nên. Nhưng nếu không trang điểm cũng sẽ bị coi là thiếu tốn trọng, nên bạn hãy lưu ý điểm này.
Văn hóa siêng năng? Thời gian nghỉ trưa chỉ có 1 tiếng
Phần lớn các công ty ở Nhật đều có thời gian nghỉ trưa là 1 giờ đồng hồ. Thời gian này thông thường từ 12:00 – 13:00 bao gồm cả thời gian ăn trưa và nghỉ ngơi. Ở một số công ty, để tránh việc không có người trực ở văn phòng, người ta sẽ cho phép nhân viên thay phiên nhau nghỉ trưa và mọi người có thể nghỉ trưa bất cứ khi nào tùy thích.
Mặc dù không được ghi rõ trong quy định công ty, nhưng ngoài giờ nghỉ trưa bạn vẫn có thể tranh thủ thời gian để hút thuốc hoặc uống trà. Bạn cũng nên tận dụng khoảng trống giữa các công việc để thư giãn một chút. Điều này cũng sẽ giúp tăng hiệu quả công việc hơn. Tại mỗi nơi làm việc sẽ có những quy định khác nhau. Do đó, hãy hỏi đồng nghiệp hoặc tiền bối để làm việc và giải lao một cách hợp lý nhé.
Hãy chuẩn bị tinh thần làm thêm giờ khi cần thiết
Các công ty ở Nhật thường quy định 1 ngày làm 8 tiếng, trong khoảng thời gian từ 9:00 – 18:00. Thời gian nghỉ trưa là 1 tiếng. Tuy nhiên, trên thực tế, ngoài thời gian quy định kể trên, rất nhiều người thường làm thêm giờ. Có nhiều trường hợp chết do làm việc quá sức trong thời gian dài. Điều này đã trở thành một vấn đề trong xã hội Nhật Bản. Luật pháp Nhật Bản có quy định thời gian làm việc tối đa khi làm thêm giờ. Trên thực tế, có rất nhiều nhân viên thường làm thêm giờ không lương gọi là “Service zangyo” bởi họ không trình báo lên công ty hoặc mang việc về nhà để làm.
Trong những năm gần đây, cùng với sự kiểm soát khắt khe của nhà nước và sự thay đổi trong nhận thức của người lao động đã có ngày càng nhiều công ty chú trọng hơn đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Mặc dù có những chế độ như “No Zangyo Day” (Ngày không làm thêm giờ) hay “Premium Friday” cho phép nhân viên được về sớm vào ngày thứ 6 cuối cùng của tháng, nhưng với một xã hội coi trọng sự hòa hợp như Nhật Bản, vẫn có tình trạng nhiều người cảm thấy thật khó để về sớm khi những người cùng bộ phận vẫn còn đang làm việc.
Việc khẳng định quyền lợi cá nhân là cần thiết. Tuy nhiên, bạn cũng nên để ý đến tình hình công việc và những người khác, chuẩn bị tinh thần khi có phát sinh làm thêm giờ. Trong trường hợp dù thế nào cũng không thể làm thêm giờ, bạn nên giải thích với công ty trong buổi phỏng vấn, để hai bên có thể đồng nhất quan điểm với nhau về vấn đề này.
Văn hóa xây dựng mối quan hệ bằng “Nomi ni keshon”
Trong những năm gần đây, số người trẻ tuổi không uống rượu đã tăng lên. Xu hướng coi trọng thời gian cá nhân khiến cho các buổi tụ tập ở công ty giảm xuống. Dù vậy, ở Nhật vẫn tồn tại văn hóa “nhậu” để thắt chặt hơn tình đoàn kết trong công ty. Việc mọi người cùng nhau uống rượu là cơ hôi để có thể chia sẻ ý kiến riêng. Điều vô cùng quan trọng trong việc thắt chặt các mối quan hệ.
Có một từ riêng để gọi hoạt động này. Đó chính là “Nomi ni keshon” kết hợp giữa từ “Nomi” (uống) và “communication” (giao tiếp). Các bữa tiệc thường xuyên của công ty như tiệc chào mừng nhân viên mới, tiệc chia tay, tiệc cuối năm, tiệc mừng năm mới, tiệc kỷ niệm và ngắm hoa anh đào. Đây là cơ hội quý giá để giao lưu với những người mà bình thường bạn không hay trò chuyện.
Bữa tiệc đầu tiên thường được tổ chức tại một quán nhậu, nơi phục vụ nhiều loại đồ ăn và đồ uống khác nhau, sau đó, những ai thích có thể cùng đi hát karaoke hoặc chơi bowling. Hoặc để kết thúc buổi tiệc, cũng có nhiều người cùng nhau đi ăn mì ramen. Bạn không nhất thiết phải đi tất cả các buổi tiệc. Tuy nhiên, bạn nên có mặt ở những buổi tiệc quan trọng như tiệc chào mừng, chia tay hoặc tiệc cuối năm để có cơ hội trò chuyện với đồng nghiệp trong công ty, như vậy thì công việc của bạn sau đó sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Lựa chọn thời điểm vô cùng quan trọng! Khi xin nghỉ phép hãy để ý đến xung quanh
Một công ty bình thường ở Nhật Bản có khoảng 120 ngày nghỉ một năm. Ngoài ra còn có những kỳ nghỉ lớn kéo dài khoảng trên dưới 1 tuần. Ví dụ như Tuần lễ vàng từ cuối tháng 4 đến đầu tháng 5, lễ Obon vào khoảng ngày 10 tháng 8 và dịp đầu năm mới. Sau khi vào làm trong công ty khoảng 6 tháng nếu bạn làm khoảng hơn 80% số ngày làm việc thì bạn sẽ có tối thiểu 10 ngày nghỉ phép có lương.
Tuy nhiên, tại Nhật Bản, có nhiều người cảm thấy khó xin nghỉ. Lý do là vì những người khác ở công ty vẫn đang làm việc. Thực tế là cũng có nhiều nơi nhân viên khó có thể xin nghỉ một cách tự do. Khi bạn xin nghỉ phép, hãy cố gắng trao đổi sớm với cấp trên và các thành viên trong nhóm. Nhớ chọn khoảng thời gian hợp lý để không gây cản trở đến công việc.
Ngoài ra, nếu có người ở công ty nghỉ phép, bạn cũng cần phải hợp tác để cùng xây dựng một mối quan hệ hỗ trợ lẫn nhau. Môi trường làm việc là thứ được tạo ra bởi các thành viên đang ở đó. Nếu nhận thức được điều đó, bạn có thể tạo ra một môi trường làm việc tốt để tất cả mọi người đều có được một kỳ nghỉ thích hợp.
Kết luận
Hãy ghi nhớ được những kiến thức cơ bản này! Bạn chắc chắn sẽ có một khởi đầu suôn sẻ tại công ty Nhật! Tất nhiên, mỗi công ty sẽ có một số khác biệt về văn hóa và quy tắc. Nhưng nếu bạn lưu ý đến những điều này, bạn sẽ được công nhận là thành viên của công ty và sớm phát huy được năng lực của mình.
Nếu bạn đang có nhu cầu chuyển việc tại Nhật Bản, bạn có thể truy cập vào trang web tsunagu Local Jobs! Tại đây có rất nhiều công việc chính thức dành cho người nước ngoài đang sinh sống ở Nhật, và nhiều vị trí tuyển dụng với mức lương hấp dẫn. Hãy đăng ký tài khoản trên trang web để bắt đầu hành trình tìm kiếm công việc mơ ước của bạn nhé!
Thông tin trong bài viết được cập nhật tại thời điểm công bố
