Việc tạo dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp ở nơi làm việc luôn là một trong những nỗi lo lắng của nhiều người khi đi làm. Đặc biệt đối với những người nước ngoài khi làm việc tại Nhật Bản việc này còn trở nên khó khăn hơn rất nhiều bởi những rào cản về ngôn ngữ, khác biệt về văn hóa và cách làm việc,… Tuy nhiên, không gì là không thể vượt qua được, chỉ cần nắm được một vài bí kíp trong giao tiếp với người Nhật ở dưới đây là bạn có thể tạo tiền đề cho việc xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp ở nơi công sở. Nội dung dưới đây được tổng hợp dựa trên những ý kiến của nhiều người nước ngoài đang làm việc tại Nhật Bản, nên đó là những chia sẻ thực tế để bạn có thể tham khảo.
Văn hóa doanh nghiệp đặc trưng của Nhật Bản
Khi làm việc tại Nhật Bản, điều đầu tiên bạn cần biết là những đặc trưng trong văn hóa doanh nghiệp Nhật. Mỗi quốc gia sẽ có những đặc điểm riêng biệt và Nhật Bản cũng vậy. Dưới đây là một số nét đặc trưng của môi trường công sở Nhật Bản:
1) Thời gian nghiêm ngặt
2) Mối quan hệ trên dưới rõ ràng
3) Tôn trọng ý kiến cấp trên, tiền bối
Đó là 3 nội dung tạo nên văn hóa doanh nghiệp đặc trưng của Nhật Bản, và cũng là chủ đề của bài viết này. Việc hiểu được những đặc trưng này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp người Nhật.
Để tạo dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp người Nhật cần chú ý điều gì?
Không đến muộn
Các công ty của Nhật Bản có quy định rất nghiêm ngặt về thời gian. Ví dụ như giờ làm việc quy định là 9:00 thì về cơ bản là 8:50 bạn đã phải chuẩn bị sẵn sàng và ngồi vào bàn làm việc của mình. Việc tham dự họp cũng tuyệt đối không cho phép bạn đến muộn, trừ khi có lý do đặc biệt. Người Nhật không có quy định cụ thể nhưng họ có thói quen đến trước 10 phút.
Chào hỏi rõ ràng
Sẽ không quá lời khi nói rằng chào hỏi là yếu tố đầu tiên quyết định việc bạn có thể xây dựng một mối quan hệ con người thành công hay không. Chào hỏi để thể hiện việc công nhận sự tồn tại lẫn nhau, giúp tạo dựng mối quan hệ tin tưởng. Đặc biệt, trong các công ty Nhật Bản, mối quan hệ trên dưới rất rõ ràng, nên khi bạn đến nơi làm việc hoặc trước khi ra về, khi gặp nhau ở công ty, bạn nên chú ý chủ động chào hỏi mọi người.
Không nên quá áp đặt ý kiến cá nhân
Các công ty Nhật luôn coi trọng sự hợp tác. Việc nêu ý kiến cá nhân đương nhiên là rất tốt, nhưng nếu bạn quá áp đặt ý kiến đó thì sẽ tạo ra phản ứng không tốt với mọi người xung quanh. Thông thường người Nhật thường mong muốn đồng nghiệp hoặc nhân viên của họ là người biết tôn trọng ý kiến của cấp trên, tiền bối và tán thành với những ý kiến đó.
Tránh nói quá nhiều về bản thân
Ở các công ty Nhật Bản, khi bạn nói quá nhiều về chuyện cá nhân, mọi người sẽ nghĩ bạn là người không nghiêm túc và chăm chỉ. Người Nhật thường làm việc trong yên lặng, do đó, bạn nên tránh các câu chuyện riêng trong công việc. Ngoài ra, bạn cũng đừng sử dụng điện thoại di động nếu không phải giờ nghỉ.
Luôn luôn phải ghi nhớ cụm từ “Ho-ren-so” (báo cáo – liên lạc – trao đổi)
Một đặc trưng trong các công ty Nhật Bản là hầu hết thành công trong công việc đều đến từ việc hoạt động nhóm, chứ không phải từ các cá nhân. Để nhóm làm việc suôn sẻ thì việc thường xuyên liên lạc, báo cáo tiến độ công việc, trao đổi khi có thắc mắc là điều rất quan trọng.
Tôi đã hỏi một người nước ngoài đang làm việc ở Nhật: Bạn coi trọng điều gì?
Sẽ tốt hơn nếu bạn tránh những câu hỏi riêng tư
Nhật Bản có địa hình trải dài từ Bắc đến Nam, tính cách của người dân ở các vùng miền cũng khác nhau. Đặc biệt ở nhiều nơi, bạn không nên hỏi những câu như “đã lập gia đình chưa?” “bao nhiêu tuổi?” “có con chưa?”. Ngược lại, có những nơi mọi người rất thân thiết với nhau, thích chia sẻ và thăm hỏi những chuyện cá nhân, riêng tư của nhau. Bạn cần biết rằng những câu hỏi cá nhân sẽ được tiếp nhận theo những cách khác nhau ở những địa phương khác nhau, nên nếu chưa hiểu về văn hóa khu vực đó tốt hơn là bạn nên tránh hỏi những vấn đề cá nhân của đối phương.
Trao đổi với cấp trên và đồng nghiệp nếu muốn nghỉ dài ngày
So với các công ty ở nước khác, bạn sẽ khó xin nghỉ hơn khi làm trong các công ty của Nhật. Mặc dù công ty có quy định nghỉ phép nhưng thực tế rất khó xin nghỉ. Lý do của việc này là “công việc quá nhiều” và sẽ phải bàn giao công việc của mình cho ai đó trong thời gian nghỉ bởi như đã đề cập về thói quen làm việc nhóm ở trên. Vì vậy, khi có ý định xin nghỉ, bạn cần phải trao đổi với cấp trên, tiền bối và các đồng nghiệp trong nhóm để điều chỉnh thời gian cho phù hợp.
Mua quà cho đồng nghiệp khi đi du lịch
Có nhiều lý do để xin nghỉ phép, nhưng nếu là đi du lịch, bạn hãy nhớ mua quà khi trở về. Tốt nhất là mua bánh kẹo có nhiều gói nhỏ. Nhật Bản có văn hóa tặng quà cho đồng nghiệp trong công ty để thể hiện thể hiện sự biết ơn vì mọi người đã tạo điều kiện cho bạn nghỉ phép.
Quan sát không khí xung quanh và cảm nhận
Người Nhật có tính cách tương đối hướng nội và ít nói. Họ thường trả lời không rõ ràng, chứ ít khi nói thẳng ra là CÓ hay KHÔNG. Ngay cả khi không thích điều gì đó, họ cũng sẽ không bao giờ nói ra là họ không thích. Vì vậy, bạn cần phải hiểu cảm xúc của người Nhật và đọc được bầu không khí đang xảy ra lúc đó.
Chú ý với cách nói vòng
Như đã nói ở trên, người Nhật thường có xu hướng không thể hiện cảm xúc rõ ràng ra ngoài. Họ nghĩ rằng nếu nói thẳng quá thì có thể làm tổn thương đối phương hoặc bị cho rằng bản thân là người không biết suy nghĩ đến người khác. Để hòa hợp với người Nhật, tốt nhất bạn nên tránh nêu ý kiến cá nhân một cách quá thẳng thắn, có thể lựa chọn cách nói khác gián tiếp hơn để khiến cho đối phương cảm thấy thoải mái.
Không ngại xác nhận
Sự tin tưởng là điều quan trọng để tạo dựng mối quan hệ tốt với con người. Khi bạn được giao việc, việc đầu tiên là phải xác nhận lại nội dung công việc bằng từ ngữ của mình với đối phương để xem bạn có đang hiểu đúng vấn đề không. Hãy đảm bảo bạn không còn một chút thắc mắc hay còn chỗ nào chưa nghe rõ. Thông qua việc trao đổi và xác nhận thông tin với đối phương, bạn sẽ không chỉ có được lòng tin mà còn thể hiện được mong muốn của mình.
Bữa trưa giúp rút ngắn khoảng cách
Ăn trưa cùng nhau không chỉ giúp bạn thư giãn mà còn giúp bạn hiểu rõ hơn về đối phương. Tuy nhiên, một số người Nhật thường tranh thủ giải quyết việc riêng trong giờ nghỉ như đến bưu điện hoặc ngân hàng. Ngoài ra, một số người muốn ăn trưa một mình, vì vậy đừng ép mời đối phương mà hãy thử hỏi “Ngày mai, anh/chị có muốn cùng ăn trưa không?”. Ngoài ra, người Nhật vốn hướng nội nên hiếm khi mời người khác đi ăn trưa, vì vậy bạn không cần phải quá bận tâm đến việc tại sao họ không mời bạn ăn trưa.
Chủ động học tiếng Nhật và văn hóa ứng xử của người Nhật
Khi bạn thể hiện hiểu biết về Nhật Bản thì bạn có thể tạo ấn tượng tích cực trong mắt mọi người. Bạn hãy tranh thủ giờ ăn trưa, thử chủ động hỏi về tiếng Nhật, cách cư xử đúng và văn hóa Nhật Bản,… Khi bạn giới thiệu về đất nước mình, bạn nên có hiểu biết sâu sắc về cả 2 quốc gia, và qua đó bạn sẽ có thể xây dựng được mối quan hệ tốt hơn với đồng nghiệp.
Chủ động tham gia các bữa tiệc như tiệc đầu năm, cuối năm, tiệc chào mừng nhân viên mới
Các công ty Nhật thường tổ chức các bữa tiệc ăn uống quy mô lớn khoảng 3 lần mỗi năm. “Bonenkai (tiệc cuối năm)” là dịp để mọi người nghỉ giải lao, quên đi những vất vả trong suốt 1 năm qua, “Shinnenkai (tiệc đầu năm)” để chúc mừng cho khởi đầu của năm mới, “Kangeikai (tiệc chào mừng nhân viên mới)” là bữa tiệc để mừng những người mới gia nhập công ty. Các bữa tiệc này sẽ có sự tham gia của cấp trên, những nhân viên cũ, và là dịp quan trọng để mọi người giao lưu, chia sẻ, thu hẹp khoảng cách với nhau hơn. Nên nếu có cơ hội bạn đừng bỏ lỡ những bữa tiệc quan trọng này nhá.
Bạn thấy sao về những bí kíp chúng tôi đã đưa ra trên đây? Mỗi quốc gia sẽ có văn hóa doanh nghiệp và cách làm việc khác nhau. Nếu bạn đang làm việc tại Nhật Bản và đang gặp rắc rối trong mối quan hệ với đồng nghiệp ở nơi công sở thì hãy đọc và suy nghĩ về những nội dung chúng tôi đã đề cập trong bài viết này. Mặc dù vậy, bạn cũng không cần phải quá ép buộc bản thân mình, bởi nếu bạn không cảm thấy thoải mái thì cho dù bạn có làm vừa lòng đối phương đi nữa thì đó cũng không thể được coi là mối quan hệ tốt đẹp được. Hy vọng bạn sẽ vẫn thể hiện được cá tính của bản thân và tạo được mối quan hệ tốt với người Nhật.
Nếu bạn đang có nhu cầu chuyển việc tại Nhật Bản, bạn có thể truy cập vào trang web tsunagu Local Jobs! Tại đây có rất nhiều công việc chính thức dành cho người nước ngoài đang sinh sống ở Nhật, và nhiều vị trí tuyển dụng với mức lương hấp dẫn. Hãy đăng ký tài khoản trên trang web để bắt đầu hành trình tìm kiếm công việc mơ ước của bạn nhé!
Thông tin trong bài viết được cập nhật tại thời điểm công bố
