Gần đây, nhiều kênh tin tức và mạng xã hội đăng tải rất nhiều thông tin liên quan đến “My number” và “Myna Point”. Có vẻ như đây là một chiếc thẻ đem lại rất nhiều lợi ích cho người sử dụng thông qua tính năng tích điểm, nhưng thực tế vẫn chưa có nhiều người biết đến và sử dụng chúng. Nếu bạn cũng là một trong số đó thì hãy tham khảo bài viết dưới đây để hiểu hơn về những tiện ích của thẻ My number cũng như cách thức đăng ký và nhận thẻ nhé. Với chiếc thẻ này, bạn không chỉ có thể tích điểm sử dụng mà còn dễ dàng thực hiện nhiều thủ tục hành chính theo hình thức trực tuyến một cách nhanh chóng và tiện lợi.
Thẻ My number là gì? Chính sách sử dụng thẻ My number?
My Number là một chiếc thẻ có in một dãy số dài 12 kí tự được cấp cho tất cả những người có đăng ký cư trú tại Nhật Bản (bao gồm cả người nước ngoài sống ở Nhật Bản) làm số nhận dạng cá nhân. Dãy số này được cấp tự động nên mỗi cá nhân không thể tự ý thay đổi. Trường hợp bạn rời Nhật Bản một thời gian và sau đó quay trở lại, nếu có đăng ký cư trú bạn vẫn được cấp cùng một mã số cá nhân như trước đó. Mục đích của việc phát hành thẻ My Number là để thống nhất thông tin cá nhân ở nhiều cơ quan khác nhau thành một chiếc thẻ My number duy nhất. Nhờ đó, các thủ tục hành chính như an sinh xã hội, thuế hay các biện pháp phòng tránh thảm họa có thể thực hiện một cách công bằng và nhanh chóng.
Nhiều người có thể sẽ cảm thấy lo lắng về mức độ an toàn khi nghe đến thông tin cá nhân được tập hợp lại. Thông tin về mã số cá nhân của mỗi người được cấp bởi Nhà nước, cơ quan chính quyền địa phương, cơ quan làm việc, ngân hàng, các tổ chức liên quan đến lương lưu, bảo hiểm y tế,… Tại các cơ quan này, thông tin cá nhân được quản lí chặt chẽ, và chỉ được sử dụng vào những mục đích theo quy định của pháp luật. Do đó các cơ quan trên sẽ không bao giờ yêu cầu cung cấp mã số cá nhân qua điện thoại, nên bạn cần cảnh giác với hình thức lừa đảo để lấy trộm thông tin cá nhân.
Sự khác nhau giữa “Giấy thông báo mã số cá nhân” và thẻ My number
“Giấy thông báo mã số cá nhân” được gửi qua đường bưu điện dưới dạng tài liệu thông báo cho những người đã được cấp mã số cá nhân kể từ ngày 25/5/2020. Sau khi đăng kí thường trú khoảng 2 ~3 tuần, giấy sẽ được gửi đến nhà riêng của bạn theo hình thức thư bảo đảm đơn giản (※). Trường hợp bạn không nhận được thư này trong khoảng thời gian trên hãy thử đến văn phòng quận huyện nơi đã đăng kí thường trú để hỏi lại.
Thông tin ghi trên “Giấy thông báo mã số cá nhân” thường bao gồm họ tên, ngày sinh, mã số cá nhân.
Tuy nhiên, “Giấy thông báo mã số cá nhân” không thể sử dụng như một loại giấy tờ tùy thân.
Ngược lại, thẻ My number được làm bằng nhựa cứng có in ảnh chủ thẻ là thẻ cần phải đăng kí để được cấp. Thẻ này được sử dụng như một giấy chứng minh nhân thân chính thức. Bạn có thể luôn mang theo bên mình tuy nhiên đó không phải là điều bắt buộc.
Ngoài ra, còn có một loại “thẻ thông báo” được làm bằng giấy để thông báo mã số cá nhân cho người được cấp mã số cá nhân lần đầu kể từ ngày 24/5/2020 trở về trước. Từ ngày 25/5/2020, loại “thẻ thông báo” này sẽ không được phát hành nữa, việc cấp mới, cấp lại hay thủ tục thay đổi thông tin cũng sẽ không còn được thực hiện. Thay thế cho “thẻ thông báo” chính là “Giấy thông báo mã số cá nhân” mà chúng tôi đã giới thiệu ở trên.
※Thư đảm bảo đơn giản (簡易書留) là loại thư có ghi lại quá trình chuyển phát cho đến khi đến tay người nhận. Người nhận phải kí hoặc đóng dấu khi nhận thư. Trường hợp bạn đi vắng không thể nhận thư bạn có thể yêu cầu chuyển phát lại theo thông tin có in trên thẻ vắng mặt được để lại trong hòm thư.
Lợi ích khi sử dụng thẻ My number
Để đăng ký thẻ My number sẽ mất một chút thời gian và công sức, nhưng khi đã sở hữu chiếc thẻ này, bạn có thể thực hiện các dịch vụ hành chính dễ dàng hơn. Vậy lợi ích cụ thể của chiếc thẻ này là gì?
●Có thể thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến
Lợi ích lớn nhất của việc sở hữu thẻ My Number là bạn có thể thực hiện các thủ tục hành chính theo hình thức trực tuyến. Với bản sao giấy đăng kí cư trú, các giấy chứng nhận như giấy chứng nhận đăng kí con dấu bạn có thể đăng ký nhận qua việc sử dụng thiết bị đầu cuối tại cửa hàng tiện lợi (※).
Ngoài ra, kể từ năm 2019, đới với việc khai báo thuế cuối năm bạn có thể sử dụng điện thoại thông minh (chủng loại máy tại đây) có chấp nhận thẻ My number để khai báo e-tax (khai báo điện tử). Đây là thông tin vui cho nhiều người vì bạn sẽ không cần phải đợi nhiều tiếng đồng hồ ở cơ quan hành chính địa phương hay sở thuế đặc biệt là trong thời điểm dịch Covid-19 như hiện nay.
●Có thể sử dụng như Giấy chứng minh nhân dân
Bạn cũng có thể sử dụng thẻ My number như một giấy tờ để xác nhận nhân thân khi làm các thủ tục như mở tài khoản ngân hàng,… Và dự kiến từ tháng 3/2021, thẻ My number còn có thể sử dụng như một giấy chứng nhận bảo hiểm y tế tại các cơ sở y tế và hiệu thuốc.
●Có thể nhận điểm Myna point tối đa tương ứng 5.000 yên
Nếu bạn đang có ý định đăng ký thẻ My number thì bạn nên làm điều này càng sớm càng tốt. Bởi lẽ chương trình Myna Point với mục đích thúc đẩy hoạt động thanh toán không tiền mặt và đăng ký thẻ My Number sẽ được triển khai cho đến tháng 3/2021. Đây là một chương trình khuyến mãi lớn cho phép bạn nhận số điểm thưởng tối đa tương ứng 5.000 yên, do đó bạn nên đăng kí thẻ My number ngay trước khi chương trình này kết thúc. Thời gian đăng kí đến khi được cấp thẻ sẽ mất khoảng 1 tháng nên tốt nhất là bạn nên làm thẻ luôn trong năm nay.
※Nhiều địa phương không hỗ trợ dịch vụ tại cửa hàng tiện lợi. Bạn có thể kiểm tra xem địa phương nơi mình sống có hỗ trợ hay không qua trang web này.
▼Nếu vẫn chưa rõ về chương trình tích điểm Myna Point khi đăng ký My number bạn có thể tham khảo thêm bài viết Ưu đãi lên tới 5.000 yên! Myna point bạn có thể nhận được khi sử dụng thẻ My Number là gì
Hướng dẫn làm thủ tục đăng ký thẻ My number
Để đăng kí thẻ, bạn cần nộp 2 loại giấy tờ là “Giấy thông báo mã số cá nhân” (個人番号通知書) đã được gửi đến nhà bạn qua thư đảm bảo và “Đơn xin cấp thẻ mã số cá nhân” (個人番号カード交付申請書). Chi phí cấp thẻ My number lần đầu là miễn phí, nhưng nếu bạn bị mất thẻ thì phí cấp lại sẽ là 1.000 yên.
Việc đăng kí cấp thẻ có thể thực hiện bằng một trong bốn cách, tùy theo lựa chọn của người dân, đó là đăng kí thông qua điện thoại thông minh, máy tính cá nhân, máy chụp ảnh thẻ trên phố hoặc qua bưu điện.
【Điện thoại thông minh】
・Chụp ảnh khuôn mặt bằng camera điện thoại thông minh
・Quét mã QR ở góc phải bên dưới Đơn xin cấp thẻ và đăng nhập vào trang đăng kí
・Sau khi nhập các nội dung cần thiết, đính kèm ảnh mới chụp và gửi đi.
【Máy tính cá nhân】
・Chụp ảnh khuôn mặt bằng điện thoại thông minh hoặc máy ảnh kĩ thuật số và lưu vào máy tính cá nhân
・Đăng nhập vào trang đăng kí, nhập ID đơn đăng kí được ghi trên Đơn xin cấp thẻ (gồm 23 chữ số)
・Nhập các nội dung cần thiết, đính kèm file ảnh thẻ và gửi đi.
【Máy chụp ảnh thẻ trên phố】
・Lựa chọn mục “Đăng kí thẻ mã số cá nhân” từ màn hình cảm ứng trên máy chụp ảnh thẻ
・Nạp tiền vào máy rồi đưa mã QR dùng để đăng kí cấp thẻ vào đầu đọc mã, đăng nhập vào trang đăng kí
・Nhập các nội dung cần thiết, và gửi đi ảnh chụp khuôn mặt vừa chụp tại máy chụp ảnh thẻ
【Đăng kí qua bưu điện】
・Kí tên hoặc đóng dấu vào đơn đăng kí cấp thẻ, sau đó dán trực tiếp ảnh thẻ lên đó
・Bỏ vào phong bì thư và bỏ vào hòm thư
※Nếu phong bì gửi đi mà bạn đang có đã hết hạn sử dụng, bạn có thể tải “mẫu phong bì” tại đây ở mục “封筒材料のダウンロードはこちら”.
Nội dung bạn cần lưu ý khi làm thủ tục đăng ký qua 4 hình thức này là mục “Có/Không có nguyện vọng cấp chứng minh điện tử” (電子証明書の発行希望有無). “Chứng minh điện tử” nằm gọn trong chip IC của thẻ My number và bạn có thể yêu cầu cấp hoặc không. Tuy nhiên, nếu thẻ không có chứng minh điện tử sẽ không thể đăng kí khai báo thuế điện tử e-Tax, đăng nhập vào Myna Portal (sẽ giải thích bên dưới), hay dịch vụ cấp phát ở cửa hàng tiện lợi,… Bạn vẫn có thể đăng kí thêm dịch vụ này sau đó, nhưng nếu có mong muốn sử dụng các dịch vụ nói trên thì bạn có thể chọn phần “Có nguyện vọng cấp chứng minh điện tử” tại thời điểm phát hành thẻ My number, để tránh mất thời gian thêm một lần nữa.
Đối với ảnh thẻ để dán lên đơn đăng ký, kích thước ảnh quy định là 4,5cm (dọc) x 3,5cm (ngang), được chụp chính diện, không đội mũ, không phông nền và được chụp trong vòng 6 tháng trở lại đây. Mặt sau ảnh ghi rõ họ tên, ngày sinh. Theo quy định, ảnh đen trắng cũng được chấp nhận. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm tại đây nếu có thông tin nào chưa rõ.
▼Tham khảo: cách đăng kí và quy trình đăng kí
▼Tham khảo: Đơn đăng kí cấp thẻ mã số cá nhân (PDF)
Cách thức nhận thẻ
Sau khi tiến hành đăng kí cấp thẻ như nói trên, giấy thông báo cấp sẽ được chính quyền quận huyện gửi đến nhà bạn sau khoảng 1 tháng. Giấy thông báo này sẽ ghi rõ thời hạn cấp phát và địa điểm cấp. Bạn sẽ cần mang theo những giấy tờ sau đến địa điểm cấp trong thời gian quy định.
【Giấy tờ cần thiết】
・Giấy thông báo cấp 交付通知書 (bưu thiếp)
・Thẻ thông báo 通知カード (đối với người được cấp trước tháng 5/2020)
・Giấy tờ xác nhận nhân thân※
・Thẻ đăng kí thường trú cơ bản (nếu có)
・Thẻ My number (nếu có)
※Giấy tờ xác nhận nhân thân bao gồm
① Một trong các loại giấy tờ sau: Thẻ đăng kí thường trú cơ bản (có dán ảnh), giấy phép lái xe, giấy xác nhận lịch sử quá trình lái xe (ngày cấp sau 1/4/2012), hộ chiếu, sổ người khuyết tật thể chất, sổ phúc lợi xã hội của người khuyết tật tinh thần, sổ phục hồi chức năng, thẻ lưu trú, giấy xác minh người vĩnh trú đặc biệt, giấy cấp phép tị nạn tạm thời, giấy cấp phép cư trú tạm thời;
② Nếu không có một trong các giấy tờ trên, bạn cần có giấy tờ ghi rõ thông tin như họ tên, ngày sinh hoặc họ tên và địa chỉ và được chủ tịch quận huyện xác nhận.
Ví dụ: thẻ bảo hiểm sức khỏe, sổ hưu, thẻ nhân viên, thẻ sinh viên, thẻ chứng minh người nhận trợ cấp y tế…
Tại thời điểm cấp phát, bạn phải thiết lập 4 loại mật khẩu (3 trong số đó có thể giống nhau). Bạn nên nghĩ mật khẩu từ trước để không cảm thấy lúng túng khi đó.
Đầu tiên là mật khẩu mã PIN (暗証番号) gồm 6 ký tự trở lên bao gồm cả số và chữ, trong đó ký tự chữ không nhiều hơn 16 ký tự. Đây là mật khẩu chứng minh việc đăng ký và gửi tin qua văn bản điện tử là do người đăng ký thực hiện.
3 loại mật khẩu còn lại là dãy gồm 4 số, là mã pin của Chứng minh điện tử dùng để xác minh người sử dụng, giấy đăng ký cư trú, và hỗ trợ nhập thông tin trên mặt thẻ. Các mật khẩu này có thể giống nhau hoặc khác nhau. Điều này nhằm minh chứng việc chính chủ đang đăng nhập.
Thời hạn hiệu lực
Thẻ My number có thời hạn hiệu lực, và cần phải gia hạn. Đối với người nước ngoài có tư cách lưu trú là người vĩnh trú hoặc chuyên gia cao cấp số 2 và người vĩnh trú đặc biệt thì thẻ có thời hạn hiệu lực kể từ ngày phát hành đến ngày sinh nhật lần thứ 10 (giống với người Nhật). Người lưu trú trung và dài hạn có tư cách lưu trú không phải người vĩnh trú hoặc chuyên gia cao cấp số 2 thì thời hạn hiệu lực là từ ngày cấp đến ngày hết hạn tư cách lưu trú. Trường hợp người được phép tị nạn tạm thời hoặc người được phép lưu trú tạm thời thẻ sẽ có thời hạn kể từ ngày được phát hành cho đến ngày kết thúc thời hạn lưu trú hoặc thời gian tạm trú. Đối với người sinh ra ở Nhật nhưng không có quốc tịch Nhật hoặc người bị mất quốc tịch, thời hạn của thẻ là 60 ngày tính từ ngày phát hành thẻ, ngày sinh ra hoặc ngày mất quốc tịch Nhật Bản.
Tuy nhiên, khi gia hạn thời gian lưu trú, bạn sẽ phải gia hạn cả thời hạn của thẻ My number. Nội dung này được giải thích chi tiết trong phần “Những lưu ý về thẻ My number khi gia hạn tư cách lưu trú hoặc trước khi chuyển nhà” ở mục dưới đây.
Đơn giản hóa thủ tục hành chính! Myna Portal là gì?
Myna Portal là dịch vụ trực tuyến cho phép bạn dễ dàng thực hiện các thủ tục hành chính như chăm sóc trẻ em và điều dưỡng, cũng như kiểm tra các thông báo từ các cơ quan chính phủ.
Ví dụ như kê khai thuế điện tử e-tax của cơ quan thuế, đăng kí nhà trẻ đã được cấp phép, thanh toán phí dịch vụ công như tiền thuế, phí bảo hiểm sức khỏe, phí bảo hiểm chăm sóc, tiền nước, tiền gas, phí truyền hình NHK, thay đổi địa chỉ thường trú khi chuyển nhà,… Đây là hệ thống tiện lợi giúp giảm bớt thời gian và công sức khi thực hiện các thủ tục hành chính.
▼Tham khảo: chi tiết về Myna Portal
https://www.cao.go.jp/bangouseido/myna/index.html
https://myna.go.jp/SCK0101_01_001/SCK0101_01_001_InitDiscsys.form
Những lưu ý về thẻ My number khi gia hạn tư cách lưu trú và trước khi chuyển nhà
Dưới đây là một vài nội dung người lưu trú nước ngoài cần phải lưu ý.
Nếu đơn đăng ký của bạn sắp đến “ngày hết hạn lưu trú” (còn khoảng 1 tháng) thì bạn sẽ không được sử dụng mẫu đơn đó. Sau khi gia hạn thời gian lưu trú tại Cục quản lý xuất nhập cảnh, bạn sẽ nhận được mẫu đơn mới tại quầy giao dịch của quận huyện để đăng kí thẻ mã số cá nhân.
Ngoài ra, ở phần trên chúng tôi đã nhắc đến “thời hạn hiệu lực” của thẻ My number. Khi bạn gia hạn thời hạn lưu trú thì cũng phải tiến hành gia hạn thẻ My number trong thời hạn hiệu lực tại cơ quan hành chính quận huyện nơi đang sinh sống. Hãy nhớ rằng việc gia hạn thời gian lưu trú không đồng nghĩa với việc thời hạn hiệu lực của thẻ My number sẽ được tự động gia hạn nên bạn cần phải tiến hành gia hạn đồng thời cả hai.
Nếu bạn thay đổi địa chỉ, tên họ thì phải làm thủ tục thay đổi tại quầy giao dịch của quận huyện trong vòng 14 ngày. Sau khi chuyển nhà quá 14 ngày mà không thực hiện thủ tục thì bạn phải thực hiện lại thủ tục thông báo thay đổi nơi ở tại văn phòng hành chính nơi ở cũ và phải được cấp giấy chứng nhận chuyển đi. Như vậy thì sẽ mất nhiều thời gian và công sức hơn nên bạn hãy hoàn tất thủ tục càng sớm càng tốt nhé.
Một lưu ý khác là bạn phải hoàn trả lại thẻ khi di chuyển ra nước ngoài sinh sống (thay đổi địa chỉ) hoặc khi về nước. Bạn sẽ phải trả phí nếu muốn cấp lại thẻ My number (thẻ có chứng minh điện tử là 1.000 yên, không có chứng minh điện tử là 800 yên). Còn nếu bạn làm mất thẻ thông báo hoặc thẻ mã số cá nhận thì cần thông báo ngay cho công an và văn phòng hành chính quận huyện, và lưu ý không cung cấp mã số cá nhân của mình cho người khác khi không cần thiết.
Trường hợp bị mất thẻ bạn nên thông báo ngay càng sớm càng tốt. Nếu muốn tạm ngừng sử dụng thẻ do bị mất, bị trộm, bạn có thể liên lạc đến số điện thoại miễn phí của tổng đài My number hoạt động 24 giờ/ngày và 365 ngày/năm được ghi dưới đây.
Địa chỉ hỏi đáp về thẻ My number
・Tổng đài liên lạc miễn phí về My number: 0120-0178-27
Ngôn ngữ hỗ trợ: tiếng Anh, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Bồ Đào Nha
・Giải đáp về chính sách My number: 0120-0178-26
Ngôn ngữ hỗ trợ: tiếng Anh, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Bồ Đào Nha
・Tổng đài hỗ trợ về thẻ thông báo, thẻ mã số cá nhân: 0120-0178-27
Ngôn ngữ hỗ trợ: tiếng Anh, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Bồ Đào Nha
Các trang web về thẻ My number
[Website tổng hợp về thẻ My number]Tiếng Nhật
Tiếng Anh [Văn phòng chính phủ liên quan đến thẻ My Number]
Tiếng Nhật
Tiếng Anh [Về chế độ My Number dành cho công dân nước ngoài]
Tiếng Nhật [Myna Point]
Tiếng Nhật
Nếu như trước đây, khi được yêu cầu nộp giấy đăng kí thường trú, nhiều người sẽ phải nghỉ làm để đến cơ quan hành chính yêu cầu cấp phát giấy. Nhưng giờ đây khi có thẻ My number, bạn có thể dễ dàng thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến mà không cần phải mất thời gian đi lại. Bạn cũng có thể sử dụng thẻ My number để chi trả phí dịch vụ công, thậm chí có thể sử dụng nó như một loại giấy tờ chứng minh nhân thân. Ngoài ra, nếu bạn đang cân nhắc đến việc đăng kí sử dụng Myna Point thì thời gian sẽ mất khoảng 1 tháng, do đó hãy nhanh tay đăng ký sớm để nhận được nhiều ưu đãi nhất nhé.
Nguồn ảnh: PIXTA
Nếu bạn đang có nhu cầu chuyển việc tại Nhật Bản, bạn có thể truy cập vào trang web tsunagu Local Jobs! Tại đây có rất nhiều công việc chính thức dành cho người nước ngoài đang sinh sống ở Nhật, và nhiều vị trí tuyển dụng với mức lương hấp dẫn. Hãy đăng ký tài khoản trên trang web để bắt đầu hành trình tìm kiếm công việc mơ ước của bạn nhé!
Thông tin trong bài viết được cập nhật tại thời điểm công bố
