Để tìm được một công việc ổn định ở Nhật không phải chuyện dễ dàng nên chắc hẳn sẽ có rất nhiều người cảm thấy ngại thay đổi, ngại tìm một công việc khác vì không đủ tự tin vào năng lực của bản thân hoặc cảm thấy những thủ tục chuyển việc đối với người nước ngoài ở Nhật quá rườm rà và phức tạp. Tuy nhiên, dù muốn hay không thì cũng có những lúc bạn bắt buộc phải chuyển việc để tìm kiếm một cơ hội tốt hơn cho sự phát triển của bản thân. Để quá trình chuyển việc của bạn diễn ra suôn sẻ, trong bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu về quy trình và những thủ tục cần thiết trước và sau khi chuyển việc dành cho đối tượng là người nước ngoài kí hợp đồng lao động chính thức ở Nhật. Đừng bỏ qua bài viết này nếu bạn đang có suy nghĩ muốn chuyển việc ở Nhật nhé.
1. Khi nào là thời điểm thích hợp để nghỉ việc ở Nhật?
Bạn cảm thấy chán công việc hiện tại và muốn nghỉ việc ngay lập tức. Tuy nhiên, việc nghỉ việc không phải là chuyện của cá nhân bạn mà nó còn liên quan và ảnh hưởng rất nhiều đến công ty. Đặc biệt, nếu bạn là người nước ngoài làm việc ở Nhật thì việc nghỉ việc còn ảnh hưởng đến nhiều vấn đề khác như visa, những thủ tục liên quan đến tiền bảo hiểm, tiền thuế,… Do đó, trước khi đưa ra quyết định nghỉ việc bạn nên cân nhắc thật kỹ để có thể đưa ra quyết định chính xác nhất. Dưới đây là một vài điểm bạn cần lưu ý để có thể lựa chọn thời điểm nghỉ việc thích hợp.
Căn cứ theo hợp đồng lao động: trước 1-2 tháng
Đối với nhân viên chính thức, hầu hết các công ty đều quy định trong hợp đồng lao động là “khi nghỉ việc cần thông báo trước ít nhất 1 tháng”. Thời gian này không cố định nên có thể thay đổi tùy theo mỗi công ty, có nơi là 2 tuần, nhưng cũng có nơi quy định là 2 hoặc 3 tháng,… Do đó, để đảm bảo không vi phạm hợp đồng, khi có ý định nghỉ việc bạn nên kiểm tra lại hợp đồng lao động và thông báo cho công ty theo đúng thời gian quy định.
Căn cứ theo thời hạn của tư cách lưu trú: tốt nhất nên nghỉ việc khi tư cách lưu trú còn thời hạn trên 6 tháng
Lý do đơn giản là khi chuyển việc lúc này bạn sẽ không phải lo lắng đến các thủ tục như gia hạn tư cách lưu trú. Thông thường khi gia hạn tư cách lưu trú bạn sẽ cần phải nhờ phía công ty chuẩn bị cho một số giấy tờ có liên quan, nên nếu bạn thông báo nghỉ việc đúng thời điểm tư cách lưu trú sắp hết hạn (trước 1-2 tháng) thì cũng thật khó để nhờ họ làm cho các thủ tục này. Hoặc trường hợp tư cách lưu trú có thể hết hạn trong thời gian bạn đang tìm việc sau khi nghỉ việc, khi này bạn không thuộc một cơ quan, tổ chức nào nên việc xử lý giấy tờ cũng sẽ phức tạp hơn. Do đó, tốt nhất là bạn nên chú ý đến thời hạn tư cách lưu trú của mình để lựa chọn thời điểm nghỉ việc thích hợp, tránh gia hạn tư cách lưu trú và nghỉ việc vào cùng một thời điểm, và tránh nghỉ việc khi tư cách lưu trú còn hạn dưới 3 tháng.
Nên nghỉ việc vào ngày cuối cùng của tháng
Thông thường, tiền bảo hiểm được tính theo từng tháng và sẽ được trừ vào tiền lương hàng tháng, nên nếu bạn nghỉ vào ngày cuối cùng trong tháng sẽ không có vấn đề gì, nhưng nếu bạn nghỉ trước đó vào giữa tháng hoặc đầu tháng thì tiền bảo hiểm xã hội của tháng đó sẽ được coi là bảo hiểm quốc dân và bạn sẽ phải tự đóng toàn bộ.
Không nên nghỉ vào những thời điểm công ty đang bận rộn
Bên cạnh những yếu tố quan trọng liên quan đến hợp đồng lao động, tư cách lưu trú thì cũng có một số yếu tố khác bạn cũng nên cân nhắc khi đưa ra quyết định nghỉ việc đó là nên tránh thời điểm bận rộn của công ty như dịp cuối năm. Đây không phải là quy định bắt buộc nhưng nếu được bạn nên tránh. Công ty có thể cho rằng bạn là một người thiếu trách nhiệm và không chuyên nghiệp nếu bạn cứ khăng khăng xin nghỉ vào những thời điểm này.
Ngoài ra, nếu được bạn nên xin nghỉ và tranh thủ tìm việc vào mùa tuyển dụng nhân sự ở Nhật thường vào tháng 12 hoặc cuối tháng 3 – đầu tháng 4. Trước đó 3 tháng khoảng tháng 9, tháng 1 bạn nên bắt đầu tìm việc vì đây là khoảng thời gian có nhiều công ty tuyển dụng nhất.
2. Quy trình, thủ tục xin nghỉ việc như thế nào?
Để thông báo với công ty về quyết định nghỉ việc, bạn có thể lựa chọn 2 cách: gửi mail thông báo hoặc trao đổi trực tiếp với cấp trên. Tuy nhiên, cách phổ biến nhất là bạn nên nói chuyện trực tiếp với cấp trên để trình bày rõ lý do và nguyện vọng của bản thân khi nghỉ việc. Lúc này bạn cũng có thể thảo luận về ngày cuối cùng làm việc ở công ty trong trường hợp bạn muốn nghỉ sớm hơn.
Sau khi đã quyết định về ngày nghỉ việc, công ty sẽ gửi cho bạn một số giấy tờ như đơn xin thôi việc,… để bạn điền thông tin và ký vào đó. Nếu công ty chưa gửi bạn có thể hỏi bộ phận nhân sự của công ty về những giấy tờ cần chuẩn bị khi nghỉ việc.
Trong thời gian còn lại bạn hãy cố gắng hoàn thành những dự án và công việc dang dở, nếu cần thiết hãy soạn thảo lại giấy tờ, làm các tài liệu hướng dẫn để người thay thế bạn có thể tiếp tục công việc của bạn một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Danh sách các giấy tờ cần nhận từ công ty
Trước khi nghỉ việc công ty sẽ đưa cho bạn một số giấy tờ, hãy đối chiếu với danh mục các giấy tờ dưới đây để kiểm tra xem bạn đã nhận được đầy đủ chưa nhé. Nếu thấy vẫn thiếu bạn hãy nhanh chóng hỏi công ty để yêu cầu họ bổ sung ngay trước ngày thôi việc.
■ Giấy chứng nhận người được bảo hiểm thất nghiệp (雇用保険被保険者証)
“Giấy chứng nhận người được bảo hiểm thất nghiệp” là giấy chứng nhận cấp cho người lao động khi tham gia bảo hiểm thất nghiệp, để chứng minh là họ đang tham gia bảo hiểm thất nghiệp. Giấy này thường được phía công ty giữ khi làm các thủ tục tham gia bảo hiểm cho nhân viên mới vào công ty và được trả lại cho nhân viên khi họ nghỉ việc tại công ty. Tuy nhiên, cũng có một số công ty đưa cho người lao động giữ giấy tờ này ngay từ đầu. Với những người chưa từng nghỉ việc ở Nhật có thể sẽ không để ý đến tờ giấy này và làm thất lạc. Nhưng đây là một trong những giấy tờ rất quan trọng bạn cần phải nộp cho công ty mới để tiếp tục tham gia bảo hiểm thất nghiệp, nên hãy chú ý bảo lưu thật cẩn thận nhé.
■ Bảng tổng kết thu nhập và thuế (源泉徴収票)
Là tờ giấy tổng kết toàn bộ số tiền thu nhập trong năm, số tiền thuế được khấu trừ, số tiền thuế đã nộp, số tiền bảo hiểm đã đóng thường do phía công ty làm và gửi cho nhân viên vào tháng 12 hàng năm. Trong trường hợp bạn xin nghỉ giữa chừng, phía công ty sẽ có nghĩa vụ đưa cho bạn tờ giấy này để bạn làm thủ tục điều chỉnh thuế cuối năm ở công ty mới. Tùy vào ngày nhận lương và ngày bạn nghỉ mà bạn có thể nhận được tờ giấy này sớm hoặc sau ngày nghỉ việc khoảng 1 tháng.
■ Sổ lương hưu (年金手帳)
Sổ lương hưu thường được phát ngay khi nhân viên vào làm việc tại công ty, tuy nhiên một số trường hợp công ty sẽ giữ sổ này, nên khi nghỉ việc bạn phải kiểm tra xem mình có cầm sổ hay không, nếu không thì nhớ hỏi công ty để nhận lại.
■ Phiếu nghỉ việc (離職票) hoặc Giấy chứng nhận nghỉ việc (退職証明書）
Vì đây không phải là giấy tờ bắt buộc nên nhiều công ty sẽ không đưa cho nhân viên. Bạn cũng không nhất thiết phải xin giấy tờ này nếu không rơi vào 1 trong những trường hợp sau đây:
- Phía công ty mới yêu cầu nộp
- Muốn đăng ký trợ cấp thất nghiệp của bảo hiểm lao động, bảo hiểm sức khỏe toàn dân.
- Muốn xin Giấy chứng nhận tư cách lao động (就労資格証明書) để tránh những rủi ro trong lần gia hạn visa tiếp theo.
※Lưu ý: “Phiếu nghỉ việc” và “Giấy chứng nhận nghỉ việc” là hai loại giấy tờ khác nhau. “Phiếu nghỉ việc” do Hello Work phát hành, còn “Giấy chứng nhận nghỉ việc” là do công ty phát hành. Quy trình cấp phiếu nghỉ việc thường mất nhiều thời gian và thủ tục phức tạp hơn, nên trong trường hợp muốn xin trợ cấp thất nghiệp ngay người lao động có thể đề nghị công ty chuẩn bị cho “Giấy chứng nhận nghỉ việc”.
Những giấy tờ cần trả lại công ty
■ Thẻ bảo hiểm y tế (健康保険証)
Thẻ bảo hiểm y tế là do công ty phát, nên khi bạn nghỉ việc bạn buộc phải trả lại thẻ bảo hiểm y tế. Hãy chú ý trả lại thẻ trước ngày làm việc cuối cùng, còn nếu không bạn có thể gửi trả lại cho công ty qua đường bưu điện.
■ Những đồ dùng mượn của công ty: máy tính, điện thoại, thẻ ra vào, bảng tên,…
3. Những thủ tục cần làm sau khi nghỉ việc tại công ty
Khai báo với cục xuất nhập cảnh về việc thay đổi công việc và nơi công tác
Trong vòng 14 ngày kể từ khi bắt đầu làm việc tại công ty mới, người lao động phải thông báo lên Cục xuất nhập cảnh về việc chuyển việc của mình. Thủ tục này gọi là “Thông báo liên quan tới cơ quan kí hợp đồng” (契約機関に関する届出). Mẫu thông báo cho các trường hợp cụ thể bạn có thể tại về tại đây.
▼Giấy tờ cần chuẩn bị:
・Đơn thông báo
・Thẻ lưu trú (*trường hợp gửi bưu điện thì gửi bản photo 2 mặt thẻ lưu trú)
▼Cách gửi: có 3 cách là nộp hồ sơ trực tiếp, gửi qua đường bưu điện hoặc đăng ký online.
・Nộp trực tiếp: Đến Văn phòng quản lý xuất nhập cảnh và cư trú ở gần địa phương, hoặc Trung tâm thông tin/ tư vấn một cửa
・Gửi bưu điện: theo địa chỉ
〒160-0004 東京都新宿区四谷一丁目６番１号四谷タワー１４階
東京出入国在留管理局在留管理情報部門届出受付担当
・Đăng ký online: tại đây
Đây là một trong những thủ tục vô cùng quan trọng mà bạn bắt buộc phải làm sau khi chuyển việc, nên hãy chú ý thời gian và hoàn thành thật sớm nhé, nếu không bạn có thể gặp rắc rối trong lần gia hạn visa tiếp theo đó. Mỗi trường hợp lại có quy định đăng ký khác nhau, bạn có thể tham khảo thêm bài viết “Hướng dẫn chi tiết về các loại visa lao động (tư cách lưu trú)” để biết thêm thông tin.
Xin giấy Chứng nhận tư cách lao động (không bắt buộc)
Mặc dù đã thông báo với Cục xuất nhập cảnh về việc thay đổi công việc, nhưng bạn cảm thấy không chắc chắn khi không biết công việc mới có thuộc trong phạm vi hoạt động của tư cách lưu trú hiện tại không, hoặc lo sợ bị trượt visa trong lần gia hạn tiếp theo, bạn có thể xin giấy “Chứng nhận tư cách lao động” (就労資格証明書)
“Giấy chứng nhận tư cách lao động” là giấy do Cục xuất nhập cảnh cấp, công nhận công ty, công việc mới mà bạn sắp làm phù hợp với tư cách lưu trú mà bạn đã được cấp cho công việc trước đó.
Để làm thủ tục này, bạn cần nộp các giấy tờ liên quan tới công việc và công ty mới (như hợp đồng lao động, tài liệu giới thiệu về công ty,…) giống như khi xét xin visa thông thường. Nếu họ đồng ý cấp cho bạn, thì ở lần gia hạn visa tiếp theo, bạn chỉ cần nộp giấy này kèm với hồ sơ xin visa là sẽ không cần lo lắng gì nhiều.
Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về thủ tục xin cấp “Giấy chứng nhận tư cách lao động” ở bài viết này.
Đăng ký bảo hiểm sức khỏe toàn dân, bảo hiểm thất nghiệp,… (không bắt buộc)
Nếu sau khi nghỉ việc bạn vào công ty mới ngay thì bạn sẽ được công ty đăng ký bảo hiểm sức khỏe cho, còn nếu bạn chưa đi làm ngay bạn có thể cân nhắc việc đăng ký bảo hiểm sức khỏe toàn dân hoặc xin trợ cấp thất nghiệp nếu cảm thấy không đủ chi phí sinh hoạt hàng ngày. Việc tham gia bảo hiểm sức khỏe toàn dân là để tránh trường hợp bạn phải trả 100% chi phí khi bị ốm hoặc nhập viện. Sau khi vào làm tại công ty mới bạn có thể hủy bỏ tham gia bảo hiểm sức khỏe toàn dân và quay trở lại với bảo hiểm xã hội của công ty đăng ký. Hãy nhớ làm thủ tục này nếu không bạn sẽ bị trừ tiền 2 lần đó.
Tham khảo bài viết này để biết cách đăng ký tham gia bảo hiểm sức khỏe toàn dân.
4. Những giấy tờ cần chuẩn bị khi vào công ty mới
Để chuẩn bị vào làm việc ở công ty mới trước hết người lao động cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và những giấy tờ liên quan đến thuế và bảo hiểm mà công ty yêu cầu. Về cơ bản, những giấy tờ cần chuẩn bị thường bao gồm những mục sau:
- Sổ lương hưu (年金手帳)
- Bảng tổng kết thu nhập và thuế (源泉徴収票)
- Giấy chứng nhận người được bảo hiểm thất nghiệp (雇用保険被保険者証)
- Phiếu nghỉ việc (離職票) hoặc Giấy chứng nhận nghỉ việc (退職証明書）
- Copy sổ tài khoản ngân hàng
- Thẻ My number
- Thẻ lưu trú (在留カード)
- Giấy đăng ký cư trú (住民票)
Một vài điểm khác cần lưu ý
Trước khi đưa ra quyết định nghỉ việc, bạn cũng cần cân nhắc thật kỹ đến vấn đề tài chính xem bản thân có đủ khả năng chi trả sinh hoạt phí trong thời gian tìm việc hay không. Ngoài ra nếu bạn ở nhà của công ty thuê cho hoặc công ty đứng ra bảo lãnh thì khi nghỉ việc bạn cũng sẽ phải nghĩ đến việc tìm nhà khác hoặc làm thủ tục thay đổi người bảo lãnh,…
Nhìn chung chuyển việc ở Nhật không phải là chuyện đơn giản mà nó còn kéo theo rất nhiều những thay đổi khác đặc biệt là với những người nước ngoài mới đến Nhật. Nên trước khi đưa ra quyết định quan trọng này bạn cần phải lường hết khó khăn phía trước, tìm hiểu thật kỹ thông tin và những việc cần phải chuẩn bị để không rơi vào tình thế “trở tay không kịp”. Hy vọng những thông tin trên đây phần nào giúp bạn cảm thấy yên tâm và tự tin hơn khi tìm kiếm một công việc mới ở Nhật Bản.
Nếu bạn đang có nhu cầu chuyển việc tại Nhật Bản, bạn có thể truy cập vào trang web tsunagu Local Jobs! Tại đây có rất nhiều công việc chính thức dành cho người nước ngoài đang sinh sống ở Nhật, và nhiều vị trí tuyển dụng với mức lương hấp dẫn. Hãy đăng ký tài khoản trên trang web để bắt đầu hành trình tìm kiếm công việc mơ ước của bạn nhé!
Ảnh tiêu đề: PR Image Factory/ Shutterstock.com
Thông tin trong bài viết được cập nhật tại thời điểm công bố
