Các công ty tại Nhật Bản rất coi trọng việc phỏng vấn trong hoạt động tuyển dụng, nên nếu bạn muốn ứng tuyển vào bất kỳ công ty nào ở Nhật thì bạn bắt buộc phải vượt qua vòng phỏng vấn. Tuy nhiên, để vượt qua được vòng này không phải đơn giản, bởi có rất nhiều quy tắc bạn phải ghi nhớ trước khi nghĩ đến chuyện thể hiện năng lực của bản thân. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ gửi đến bạn một số điều cần lưu ý, những nội dung cần chuẩn bị khi tham gia phỏng vấn tại các công ty ở Nhật Bản. Nắm rõ những điều này bạn hoàn toàn có thể tự tin vượt qua cuộc đánh giá của những nhà tuyển dụng khó tính.
Những món đồ không thể thiếu khi đi phỏng vấn
Phỏng vấn là cơ hội quý giá để bạn có thể tự quảng bá bản thân một cách trực tiếp với nhà tuyển dụng. Trong buổi phỏng vấn, bạn không chỉ nghe và trả lời các câu hỏi, lặp lại các nghi thức không quen thuộc mà còn phải nhớ đem theo những giấy tờ và vật dụng cần thiết. Việc quên không đem theo những món đồ này có thể khiến bạn trở nên lo lắng, hấp tấp và điều đó tạo ấn tượng không tốt cho nhà tuyển dụng. Vì vậy, để tránh điều này xảy ra, trong phần đầu tiên của bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu những đồ vật bạn nên mang theo khi đi phỏng vấn tại các công ty Nhật Bản.
・Thẻ lưu trú (在留カード)
Thẻ lưu trú là một giấy tờ quan trọng, cần thiết để nhà tuyển dụng có thể xác nhận những thông tin liên quan đến bạn như địa chỉ, thời gian lưu trú, tư cách lưu trú, thời hạn của thẻ lưu trú và xác nhận xem bạn có được phép hoạt động ngoài phạm vi tư cách lưu trú hay không.
・Giấy phép lao động (就労資格証明書)
Đây là văn bản quan trọng để kiểm tra xem bạn có được phép lao động hay không, đồng thời xác nhận cụ thể phạm vi được phép làm việc của bạn.
・Giấy tờ chứng minh năng lực tiếng Nhật như Kết quả Kỳ thi năng lực tiếng Nhật (JLPT)
Kết quả thi năng lực tiếng Nhật (JLPT) sẽ là minh chứng quan trọng để công ty kiểm tra khả năng giao tiếp tiếng Nhật của người ứng tuyển. Khác với khả năng hội thoại có thể kiểm chứng trong quá trình phỏng vấn, đây là tư liệu đánh giá mức độ tiếng Nhật của bạn về khả năng đọc, viết,… nên bạn nhất định phải mang theo để chứng minh trình độ tiếng Nhật của mình.
Ngoài những giấy tờ trên, bạn sẽ cần phải mang theo những giấy tờ được công ty yêu cầu, cũng như giấy tờ chứng minh nhân thân như hộ chiếu, bản sao sơ yếu lí lịch và quá trình làm việc (nếu bạn chưa nộp cho công ty thì nộp bản gốc).
Ngoài ra, tùy từng trường hợp bạn có thể được yêu cầu điền phiếu khảo sát tại nơi phỏng vấn, hoặc được hỏi về kế hoạch của lịch phỏng vấn tiếp theo; do đó, bạn đừng quên mang theo sổ tay và bút viết nhé.
Nếu chỉ vì sơ ý quên đồ dùng cần thiết mà cuộc phỏng vấn diễn ra không suôn sẻ hoặc bạn bị trượt phỏng vấn thì thật đáng tiếc. Vì vậy, bạn hãy chuẩn bị thật tốt để luôn trong tư thế sẵn sàng nhé!
Những câu hỏi thường gặp trong phỏng vấn và cách trả lời
Mỗi công ty lại coi trọng những yếu tố khác nhau khi phỏng vấn, có thể là phương pháp phỏng vấn, số vòng phỏng vấn hoặc nội dung câu hỏi trong buổi phỏng vấn. Nhiều công ty hay ngành nghề lại sử dụng phương pháp phỏng vấn nhóm. Trong phần nội dung tiếp theo, chúng tôi sẽ giới thiệu về các câu hỏi cơ bản thường gặp (không phân biệt hình thức phỏng vấn) và bí quyết trả lời các câu hỏi này.
① Hãy tự giới thiệu bản thân
Khi tự giới thiệu về bản thân, bạn cần nhìn về phía nhà tuyển dụng, nói tiếng Nhật chính xác bằng giọng nói dứt khoát, rõ ràng để tạo được ấn tượng tốt. Bạn cũng nên suy nghĩ trước câu trả lời để truyền đạt một cách dễ hiểu trong vòng 2~3 phút.
② Hãy cho chúng tôi biết lý do bạn lựa chọn công ty
Khi được hỏi điều này, bạn hãy nói về lý do mình thích công ty, sự phù hợp giữa kinh nghiệm và kĩ năng của bản thân với vị trí ứng tuyển. Câu trả lời sẽ được tăng điểm nếu bạn thể hiện mình đã tìm hiểu kĩ lưỡng về công ty trước buổi phỏng vấn.
③ Công việc trước đó của bạn là gì?
Bạn nên giải thích ngắn gọn về vai trò của mình, thành tích đã đạt được trong công việc trước đó; những nội dung và thành quả cụ thể trên con đường sự nghiệp của bạn từ trước đến nay.
④ Thành công lớn nhất của bạn tính đến thời điểm hiện tại
Lúc này bạn không nên chỉ nói về những thành công đã trải qua, mà hãy nói ngắn gọn về những cố gắng, nỗ lực của bản thân để giúp đạt được thành công đó. Điều quan trọng là bạn cho nhà tuyển dụng thấy được sự nỗ lực, không ngại bỏ công sức để đạt được thành công của bản thân, cùng với đó là thái độ tích cực và năng lực giải quyết vấn đề.
⑤ Thất bại lớn nhất trong sự nghiệp của bạn tính đến thời điểm hiện tại
Đối với câu hỏi này, bạn không nên chỉ nói về những thất bại, mà còn cần giải thích rõ mình đã xử lý như thế nào, từ đó bạn rút ra được bài học gì. Ngoài ra, nếu bạn nói về nguyên nhân thất bại và bạn muốn áp dụng bài học từ thất bại vào công việc sau này như thế nào thì điều này sẽ trở thành cách tự quảng bá về khả năng giải quyết vấn đề, khả năng truy tìm nguyên nhân và tinh thần cầu tiến của bạn.
⑥ Lý do bạn đến Nhật là gì?/ Bạn định ở Nhật đến khi nào?
Bạn hãy giải thích một cách dễ hiểu lý do bạn yêu mến nước Nhật, muốn sống ở Nhật và muốn làm việc ở Nhật. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao khả năng làm việc lâu dài cho công ty nếu bạn thể hiện cho họ thấy mong muốn xây dựng sự nghiệp tại Nhật Bản trong thời gian dài của bản thân. Đây sẽ là một lợi thế để họ cân nhắc có tuyển dụng bạn hay không
⑦ Bạn có câu hỏi nào không?
Đây là câu hỏi thường xuất hiện trong các cuộc phỏng vấn tại công ty Nhật Bản. Câu hỏi ngược này cho phép ứng viên đặt câu hỏi với nhà tuyển dụng. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá động cơ và khả năng giao tiếp của ứng viên qua câu hỏi này, vì vậy bạn hãy chuẩn bị trước một vài câu hỏi liên quan đến công ty và nội dung công việc.
Tuy nhiên, nếu câu hỏi bạn đặt ra có thể dễ dàng tìm thấy câu trả lời trên website của công ty hoặc trong thông báo tuyển dụng thì ngược lại, bạn sẽ bị đánh giá là không tìm hiểu kĩ về công ty và có thể bị trừ điểm.
Hơn thế nữa, nếu bạn hỏi lại nội dung đã được giải thích trong lúc phỏng vẫn thì bạn có thể bị đánh giá không lắng nghe hay khả năng tập trung kém.
Nếu câu hỏi của bạn dành cho công ty có thể kết hợp để giới thiệu về tinh thần và động lực làm việc của bản thân thì điều này có thể giúp cho bạn được đánh giá cao hơn.
Khi phỏng vấn người nước ngoài, điều quan trọng các nhà tuyển dụng xem xét vẫn là năng lực tiếng Nhật và kĩ năng giao tiếp của ứng viên có đáp ứng được yêu cầu công việc hay không. Những hạn chế khi trả lời phỏng vấn bằng ngôn ngữ nước ngoài có thể khiến bạn cảm thấy căng thẳng, nói không tốt hoặc không thể nghĩ ra từ để nói. Tuy nhiên, nếu bạn tự tập trả lời phỏng vấn trước đó và thật bình tĩnh thì bạn chắc chắn có thể thể hiện bản thân tốt hơn.
Những lưu ý về cách nói khi trả lời phỏng vấn
Sau đây là những lưu ý cần thiết khi trả lời phỏng vấn để “ghi điểm” với nhà tuyển dụng.
・Nói đúng ngữ pháp và nếu có thể hãy sử dụng kính ngữ
Các công ty Nhật Bản coi trọng khả năng giao tiếp bằng tiếng Nhật ngang bằng với kĩ năng và chuyên môn của bạn. Năng lực tiếng Nhật của bạn không nhất thiết phải ở mức hoàn hảo, nhưng việc bạn có thể nói tiếng Nhật chuẩn hay không sẽ được đánh giá bởi câu trả lời trong buổi phỏng vấn. Do đó, hãy luôn nhớ sử dụng ngôn ngữ thể hiện thái độ tôn trọng và lịch sự khi nói.
Ngoài ra, bạn cần tránh cách nói kéo dài ở cuối câu hay những từ như “À…” “Ừm…” khi nói vì điều này gây khó chịu cho người nghe và vô tình tạo ấn tượng không tốt với nhà tuyển dụng.
Hãy luyện tập cách sử dụng kính ngữ và từ lịch sự hàng ngày để có thể giao tiếp thành thạo trong buổi phỏng vấn.
・Cố gắng nói rõ ràng, mạch lạc và luôn mỉm cười
Khi bạn căng thẳng, biểu hiện bên ngoài của bạn sẽ rất cứng, bạn không thể nhìn người đối diện để giao tiếp, âm lượng của bạn sẽ nhỏ dần đi; điều này có thể khiến bạn bị đánh giá là không có khả năng giao tiếp.
Do đó, hãy nhìn thẳng vào nhà tuyển dụng, trả lời câu hỏi của họ với một nụ cười, đồng thời hãy ý thức về âm lượng và tốc độ nói chuyện của bản thân để người đối diện có thể nghe rõ lời bạn nói.
・Trả lời câu hỏi đúng trọng tâm, ngắn gọn, dễ hiểu
Một câu trả lời quá dài sẽ khó tổng hợp, khiến đối phương không hiểu điều bạn muốn nói, đồng thời nó có thể khiến bạn bị đánh giá là không có khả năng lập luận logic, không hiểu câu hỏi. Vì vậy, hãy cố gắng trả lời tất cả các câu hỏi một cách ngắn gọn, rõ ràng.
Biên tập viên tiếng Nhật của tsunagu local đã tiến hành một cuộc khảo sát về những điều khiến ứng viên cảm thấy khó khăn khi tham dự phỏng vấn tại công ty ở Nhật Bản. Và câu trả lời chúng tôi nhận được nhiều nhất chính là “kính ngữ”. Thông thường, đây không phải là vấn đề khi giao tiếp hàng ngày hay khi đọc viết; nhưng khi bạn căng thẳng, việc sử dụng kính ngữ trở thành điều vô cùng khó khăn. Nhiều người không hiểu rõ cách sử dụng kính ngữ nên không thể sử dụng thành thạo. Điều này có thể được giải quyết nếu bạn có ý thức sử dụng kính ngữ hàng ngày để tạo thành một thói quen.
Trước buổi phỏng vấn, bạn có thể chuẩn bị trước bằng cách sử dụng kính ngữ và ngôn ngữ lịch sự để trả lời những câu hỏi giả định trong buổi phỏng vấn mà chúng tôi đã giới thiệu ở phần trên.
Quy tắc phỏng vấn chỉ có ở Nhật Bản
Các công ty Nhật Bản có những quy tắc phỏng vấn riêng. Nội dung dưới đây sẽ giới thiệu về những quy tắc trong phỏng vấn tại các công ty Nhật Bản.
・Trừ khi có quy định khác, trang phục khi phỏng vấn thường là vest đen.
Nếu ở nước ngoài, trang phục giản dị thường nhật cũng có thể được chấp nhận khi dự phỏng vấn thì ở Nhật, bạn nên mặc vest màu đen hoặc tím than, trừ khi có quy định khác. Bởi lẽ trang phục vest tạo cảm giác sạch sẽ và sự trung thực nên sẽ giúp bạn gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng khi phỏng vấn. Nếu công ty cho phép mặc trang phục tự do thì bạn vẫn nên chuẩn bị quần áo và tóc thật gọn gàng, sạch sẽ.
Ngoài ra, bạn cũng nên trang điểm nhẹ nhàng thay vì để mặt mộc. Không nên trang điểm quá đậm hay dùng nước hoa mùi quá nồng, bởi bạn sẽ bị trừ điểm vì điều đó. Lớp trang điểm tự nhiên là vừa đủ cho bạn.
・Không đến buổi phỏng vấn muộn
Người Nhật rất đúng giờ, do đó, bạn hãy đến trước giờ phỏng vấn khoảng 10 phút, hoàn thành thủ tục lễ tân và chuẩn bị tinh thần sẵn sàng cho buổi phỏng vấn.
Để làm được điều này, bạn hãy tìm hiểu trước về nhà ga gần công ty nhất hay đường đến văn phòng công ty để tránh xảy ra trường hợp như “Vì tôi không biết lối ra của ga,…”, “Tôi xin lỗi vì không nghĩ việc di chuyển lại mất nhiều thời gian hơn dự kiến…”. Đặc biệt, các khu phố văn phòng ở Tokyo có rất nhiều tòa nhà cao tầng nên rất dễ khiến những người mới đến lạc đường.
Nếu lo ngại về vấn đề giao thông, bạn có thể tìm đến văn phòng 1 lần trước buổi phỏng vấn để quen đường.
Trường hợp bất khả kháng xảy ra và bạn đến muộn, hãy thông báo trước cho công ty biết khoảng thời gian bạn sẽ đến và lý do đi muộn.
・Gõ cửa 3 lần trước khi vào phòng
Khi bạn nghe thấy phản ứng từ bên trong thì hãy nói to “Tôi xin phép vào/ Shitsure shimasu”. Bước vào phòng, bạn đừng quá lo lắng mà hãy thật thoải mái, quay người về phía cửa và nhẹ nhàng đóng cửa lại.
・Đừng quên chào hỏi khi vào phòng
Khi vào trong phòng, bạn hãy tiến đến và đứng bên cạnh ghế, cúi đầu chào thật rõ ràng “Xin chào. Cảm ơn ông/ bà hôm nay đã dành thời gian cho tôi. Tôi tên là 〇〇. Rất mong ông/ bà giúp đỡ” (Honjitsu wa ojikan wo itadaki arigatougozaimasu. 〇〇to moushimasu. Yoroshikuonegaiitashimasu). Trường hợp nhà tuyển dụng là người vào phòng sau thì bạn có thể ngồi đợi, và đứng lên chào sau khi họ đã bước vào phòng.
・Chưa ngồi khi nhà tuyển dụng chưa cho phép
Bạn hãy ngồi xuống khi nhà tuyển dụng nói “Xin mời ngồi/Dozo”. Ngồi trên ghế, bạn nhớ giữ tư thế thẳng lưng, 2 tay đặt trên 2 đùi, 2 bàn chân đặt song song nhau. Ứng viên nam giới cần chú ý để 2 chân tách nhau. Bạn lưu ý rằng khoanh tay trước ngực hay vắt chân bị coi là tư thế không đúng mực trong phỏng vấn.
・Đừng quên chào trước khi rời buổi phòng phỏng vấn
Khi buổi phỏng vấn kết thúc, bạn hãy cúi đầu cảm ơn nhà tuyển dụng và nói: “Cảm ơn ông/bà hôm nay đã dành thời gian cho tôi” (Honjitsu wa ojikan wo itadaki arigatou gozaimashita). Cất sổ bút vào túi và đứng dậy. Trước khi bước ra ngoài, hãy cúi chào thêm một lần nữa và nói: “Tôi xin phép” (Shitsurei itashimasu) rồi bước ra ngoài.
Phỏng vấn là bước quan trọng nhất trong hoạt động tìm việc tại Nhật Bản. Tuy nhiên, bạn có thể không phát huy được năng lực thực tế của mình qua buổi phỏng vấn do lạ lẫm, bối rối với những điều mới mẻ khi phỏng vấn tại các công ty ở Nhật Bản hay căng thẳng vì phải phỏng vấn bằng tiếng nước ngoài. Tuy nhiên, nếu có sự chuẩn bị trước, bạn có thể an tâm vượt qua vòng thi này và thể hiện được những ưu điểm của mình. Điều quan trọng hơn tất cả khi tham dự phỏng vấn là bạn cần là chính mình, thể hiện tất cả những gì mà mình có. Hy vọng những thông tin trên đây sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình xin việc tại Nhật.
Nếu bạn đang có nhu cầu chuyển việc tại Nhật Bản, bạn có thể truy cập vào trang web tsunagu Local Jobs! Tại đây có rất nhiều công việc chính thức dành cho người nước ngoài đang sinh sống ở Nhật, và nhiều vị trí tuyển dụng với mức lương hấp dẫn. Hãy đăng ký tài khoản trên trang web để bắt đầu hành trình tìm kiếm công việc mơ ước của bạn nhé!
Thông tin trong bài viết được cập nhật tại thời điểm công bố
