Người nước ngoài có thể đến Nhật Bản với những mục đích khác nhau như đi du học hoặc đi làm, nhưng tất cả đều cần phải biết rõ về loại “tư cách lưu trú” mà mình đang có. Bởi lẽ, khi muốn tham gia bất kỳ một hoạt động nào trong thời gian dài sinh sống ở Nhật Bản, người nước ngoài cần phải có tư cách lưu trú phù hợp với hoạt động đó, hoặc trong trường hợp muốn thay đổi công việc họ cũng cần phải thay đổi tư cách lưu trú tương ứng. Vậy có tất cả bao nhiêu loại tư cách lưu trú ở Nhật? Cách thức nộp đơn xin cấp tư cách lưu trú ra sao? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này nhé!
[Cập nhật tháng 9/2020] Tình hình hoạt động của các cơ quan hành chính trong mùa dịch Covid-19
Do ảnh hưởng của dịch Covid-19 đang bùng phát trên toàn thế giới, Bộ Tư pháp và Cục quản lí xuất nhập cảnh Nhật Bản đang phải thực hiện các biện pháp đối phó bất thường với các thủ tục hành chính. Khi đến các cơ quan hành chính này, bạn sẽ được yêu cầu kiểm tra thân nhiệt, sát khuẩn tay và kiểm tra hành lí. Không chỉ vậy, số lượng người đến cũng bị hạn chế nên bạn có thể sẽ mất nhiều thời gian hơn để làm thủ tục. Vì vậy, chúng tôi khuyên bạn nên chủ động bố trí thêm thời gian để thực hiện các thủ tục hành chính.
▼“Trang thông tin liên quan đến dịch Covid-19” của Bộ Tư pháp
http://www.moj.go.jp/hisho/kouhou/0000000451.html
http://www.moj.go.jp/EN/nyuukokukanri/kouhou/m_nyuukokukanri01_00003.html
Sự khác nhau giữa Tư cách lưu trú, Thị thực và Thẻ lưu trú
・Sự khác nhau giữa Tư cách lưu trú và Thị thực (visa)
Ở Nhật Bản, nhiều người hiểu thị thực và tư cách lưu trú là hai loại giấy tờ giống nhau, nhưng trên thực tế chúng hoàn toàn khác nhau. Thị thực (visa) là “một loại giấy dạng đề can được dán vào hộ chiếu cho phép người đó nhập cảnh vào Nhật Bản”. Giấy này do Đại sứ quan Nhật Bản hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản ở nước ngoài cấp trước khi người nước ngoài nhập cảnh vào Nhật Bản. Trong khi đó, Tư cách lưu trú do Cục quản lí xuất nhập cảnh cấp cho người nước ngoài sau khi họ nhập cảnh vào Nhật Bản và là “giấy phép cần thiết để lưu trú ở Nhật Bản”. Nhật Bản hiện đang áp dụng chính sách miễn thị thực ngắn hạn (15~90 ngày) cho công dân đến từ một số quốc gia (không có Việt Nam) (từ tháng 9/2020, Nhật Bản đang ngừng áp dụng miễn thị thực chỉ trừ một số quốc gia và vùng lãnh thổ).
Tuy nhiên, nếu bạn đang làm việc có nhận lương tại Nhật hoặc bạn định lưu trú lâu hơn thời hạn lưu trú ngắn hạn được chỉ định thì bạn cần phải có thị thực và tư cách lưu trú. Điều này có nghĩa là người nước ngoài khi nhập cảnh vào Nhật Bản, nếu muốn tham gia các hoạt động trong thời gian lưu trú trung – dài hạn thì bắt buộc phải có thị thực và tư cách lưu trú phù hợp với hoạt động đó.
・Tư cách lưu trú
Có 29 loại tư cách lưu trú được phân chia dựa theo các loại hình hoạt động tại Nhật Bản. Mỗi loại tư cách lưu trú sẽ quy định phạm vi hoạt động và quyền được làm việc hoặc không. Nếu bạn đến Nhật để làm việc thì bạn cần có tư cách lưu trú phù hợp với nội dung công việc thực tế đảm nhiệm.
Đối với tư cách lưu trú thông thường, ngoại trừ những tư cách lưu trú đặc biệt như “người cư trú vĩnh viễn” hoặc “vợ/chồng người Nhật”,… trường hợp bạn muốn có thu nhập từ các hoạt động ngoài phạm vi tư cách lưu trú, ban cần phải được cấp phép cho các hoạt động ngoài tư cách lưu trú hoặc phải thay đổi tư cách lưu trú phù hợp. Tuy nhiên, việc có được cấp phép hay không còn phụ thuộc vào quyết định của Bộ trưởng Bộ Tư pháp, và các tiêu chuẩn cụ thể vẫn chưa được công bố. Vì thế, việc hiểu rõ những thông tin cơ bản như nội dung hoạt động trong phạm vi tư cách lưu trú và quy trình thủ tục xin cấp phép là điều rất quan trọng.
Ngoài ra, tùy thuộc vào loại tư cách lưu trú mà thời gian lưu trú tại Nhật sẽ khác nhau có thể là 1 năm, 3 năm hoặc 5 năm. Cục Quản lý xuất nhập cảnh sẽ quyết định thời gian này sau khi xem xét hồ sơ giấy tờ của người nộp đơn. Về nguyên tắc, người nộp đơn sẽ không được biết lí do quyết định thời hạn nhập cảnh.
・Thẻ lưu trú (thẻ Zairyu)
Thẻ lưu trú là thẻ được cấp cho những người đã được xác nhận tư cách lưu trú và đang ở Nhật Bản trong khoảng thời gian từ trung đến dài hạn. Theo nguyên tắc, thẻ lưu trú sẽ được cấp tại các sân bay lớn khi bạn nhập cảnh vào Nhật Bản. Người nước ngoài có thẻ lưu trú bắt buộc phải luôn mang theo thẻ này thay cho hộ chiếu. Vì nó được sử dụng như một giấy tờ xác minh danh tính người nước ngoài nên bạn có thể sử dụng thẻ này khi làm thủ tục mở tài khoản ngân hàng hoặc ký hợp đồng điện thoại di động.
Mỗi tư cách lưu trú đều có quy định thời hạn lưu trú. Nếu bạn muốn ở lại nhiều hơn thời hạn này, bạn cần nộp đơn xin gia hạn thời gian lưu trú của thẻ lưu trú càng sớm càng tốt từ (có thể nộp đơn gia hạn từ 3 tháng trước ngày hết thời hạn lưu trú được ghi trên thẻ), và phải luôn mang theo thẻ lưu trú còn hạn sử dụng trừ khi thẻ đang bị giữ để kiểm tra. Đôi khi, đơn đăng kí của bạn có thể không được nhận và xử lý ngay trong ngày nộp bởi lý do giấy tờ bị thiếu, vì vậy chúng tôi khuyên bạn nên làm thủ tục thật sớm để có thể xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình xét duyệt hồ sơ.
Các loại tư cách lưu trú
Có tất cả 29 loại tư cách lưu trú ở Nhật Bản, bao gồm tư cách cho các hoạt động tại Nhật Bản như “Du học”, “Giáo dục”, “Nghiên cứu”, “Kỹ thuật – Tri thức nhân văn – Nghiệp vụ quốc tế” và tư cách cho nhân thân và địa vị như “vợ/chồng người Nhật”. Bạn đang sinh sống tại Nhật theo tư cách lưu trú nào? Hãy thử tìm tư cách lưu trú của mình trong danh sách chúng tôi giới thiệu dưới đây nhé!
▼Bảng danh sách các loại tư cách lưu trú tại Nhật (tiếng Nhật)
http://www.immi-moj.go.jp/tetuduki/kanri/qaq5.html
Cách thức đăng kí tư cách lưu trú
Đơn xin tư cách lưu trú hợp lệ là đơn do chính cá nhân người xin tư cách lưu trú nộp, đơn do người ủy quyền của cơ quan tiếp nhận nộp hoặc do đại lý ủy thác đứng ra nộp. Phần lớn, người xin tư cách lưu trú thường không có mặt ở Nhật, nên người ủy quyền của tổ chức tiếp nhận, luật sư hoặc người phụ trách thủ tục hành chính được ủy thác sẽ đứng ra làm thủ tục
Quy trình nộp đơn xin tư cách lưu trú như sau:
Trước tiên, các công ty, trường học tiếp nhận người đăng kí (người nước ngoài) hoặc đại lý ủy thác sẽ nộp “Đơn xin cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú” cho Cục quản lí xuất nhập cảnh địa phương có thẩm quyền. Quá trình này thường mất khoảng 3 tháng từ khi đăng ký đến khi được cấp phép, nhưng khoảng thời gian này sẽ thay đổi đáng kể tùy thuộc vào tình hình thực tế, do đó bạn nên sắp xếp dư thời gian ra thì sẽ tốt hơn.
Sau khi giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) được cấp, phía công ty đại diện hoặc công ty ủy thác sẽ gửi giấy đó cho người đăng ký (người nước ngoài). Người đăng ký sẽ mang tờ giấy đó cùng với hộ chiếu của mình đến Cơ quan ngoại giao của Nhật Bản ở nước mình (Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán) để xin cấp thị thực. Người làm đơn sau khi được Cơ quan ngoại giao Nhật Bản ở nước mình cấp thị thực sẽ đến Nhật Bản và xuất trình thị thực trên hộ chiếu tại sân bay (cảng) của Nhật Bản. Khi đó, hộ chiếu của bạn sẽ được đóng dấu chứng nhận cho phép nhập cảnh và bạn sẽ được cấp thẻ lưu trú xác nhận tư cách lưu trú.
Quy trình có thể tóm gọn lại như sau: cấp Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (Cục Quản lý xuất nhập cảnh) → cấp Thị thực (Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản) → Thẻ lưu trú (Cục Quản lý xuất nhập cảnh tại sân bay).
Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) có thời hạn 3 tháng kể từ ngày cấp*. Và thời hạn này được tính đến thời điểm nhập cảnh vào Nhật Bản, chứ không phải đến khi cấp thị thực.
*Do ảnh hưởng của dịch Covid-19 nên thời hạn hiệu lực sẽ được điều chỉnh như sau: “Giấy chứng nhận đủ tư cách lưu trú được cấp từ 01/10/2019 đến 29/01/2021 sẽ được coi là có hiệu lực trong vòng 06 tháng kể từ ngày dỡ bỏ biện pháp cấm nhập cảnh của quốc gia, khu vực người xin visa đang sinh sống hoặc có hiệu lực cho đến ngày 30/04/2021, tùy điều kiện nào đến trước”.
Thẻ lưu trú sẽ được cấp ngay trong ngày nếu bạn nhập cảnh tại sân bay Shin-Chitose (Hokkaido), sân bay Narita (Chiba), sân bay Haneda (Tokyo), sân bay Chubu (Aichi), sân bay Kansai (Osaka), sân bay Hiroshima (Hiroshima) và sân bay Fukuoka (Fukuoka). Nếu bạn nhập cảnh từ các sân bay hay cảng biển khác thì thẻ lưu trú sẽ được gửi đến địa chỉ bạn đã đăng ký với thành phố quận huyện sau khi nhập cảnh.
Các giấy tờ cần thiết để xin tư cách lưu trú sẽ khác nhau tùy từng loại tư cách lưu trú. Tuy nhiên, hồ sơ xin mọi loại tư cách lưu trú đều cần phải có Đơn xin cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú, ảnh thẻ (kích thước 3x4cm), phong bì thư trả kết quả (có dán sẵn tem có ghi rõ tên địa chỉ người nhận). Ngoài ra, bạn cần nộp thêm giấy tờ phù hợp với nội dung hoạt động tại Nhật tùy theo loại tư cách lưu trú bạn đăng ký. Tư cách “du học” cần có giấy tờ về tổ chức tiếp nhận người đăng kí học tập, tư cách “lưu chuyển nội bộ doanh nghiệp” cần có giấy tờ của công ty làm việc và tình trạng việc làm của cá nhân. Tùy loại tư cách lưu trú sẽ yêu cầu các loại giấy tờ khác nhau, nên bạn cần hiểu rõ mình thuộc trường hợp nào để chuẩn bị giấy tờ cho phù hợp.
Hầu hết các doanh nghiệp hay trường học tiếp nhận ở Nhật Bản đều đã quen với thủ tục xin phép này nếu bạn đăng kí với tư cách làm việc hoặc du học. Bạn chỉ cần chuẩn bị đúng những giấy tờ được yêu cầu và nộp đúng hạn. Thủ tục xin cấp phép theo quy định của Nhật Bản rất phức tạp nên tốt nhất bạn không nên tự mình phán đoán trong trường hợp xảy ra sai sót cho dù là việc nhỏ nhất, mà hãy liên hệ trực tiếp với người phụ trách ở tổ chức tiếp nhận khi có bất kì thắc mắc hay lo lắng nào.
▼Danh mục giấy tờ cần thiết theo từng loại tư cách lưu trú (Bộ tư pháp)
http://www.moj.go.jp/ONLINE/IMMIGRATION/ZAIRYU_NINTEI/zairyu_nintei10.html
Thông báo/ Đăng ký khi chuyển việc (thay đổi nơi làm việc)
Người chuyển việc có nghĩa vụ khai báo với Cục quản lý xuất nhập cảnh về việc thay đổi công việc. Trường hợp công việc bạn thay đổi nằm trong phạm vi hoạt động của tư cách lưu trú hiện thời, bạn chỉ cần thông báo thông tin về công ty/tổ chức bạn mới chuyển sang và tiến hành đăng ký gia hạn thời gian lưu trú khi sắp hết hạn. Trường hợp công việc bạn đổi không nằm trong phạm vị hoạt động của tư cách lưu trú hiện tại, bạn chưa thể nhận công việc ngay mà cần làm thủ tục thay đổi tư cách lưu trú. Khi đó, bạn cần có dấu xác nhận của công ty bạn mới chuyển sang vào tờ đơn đăng ký và thông báo tuyển dụng của công ty, do vậy, sau khi nhận được thông báo trúng tuyển, bạn có thể trao đổi với công ty mới để hai bên cùng chuẩn bị những thủ tục cần thiết.
Tư cách lưu trú đã trở thành một trong những điều kiện để bắt đầu công việc. Quy trình sau khi bạn chuyển việc có thể tóm tắt lại như sau:
Nhận được thông báo tuyển dụng → Thông báo về việc thay đổi công ty/tổ chức làm việc hoặc nộp Đơn xin gia hạn tư cách lưu trú hoặc Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú → Nhận thẻ lưu trú mới tại Cục quản lý xuất nhập cảnh sau khi được cấp phép → Bạn có thể bắt đầu làm việc kể từ ngày nhận được thẻ lưu trú mới.
Trường hợp tư cách lưu trú không đổi, chỉ phải “Thông báo nơi làm việc mới” đến Cục quản lý xuất nhập cảnh thì thời hạn thông báo là trong vòng 14 ngày kể từ ngày vào làm việc tại công ty mới. Nếu không thực hiện đúng quy định này, bạn không chỉ bị phạt 200.000 yên mà còn có có nguy cơ bị thu hồi tư cách lưu trú. Việc này cũng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến việc gia hạn thị thực của bạn sau này.
Nguyên nhân và cách xử lý khi đơn đăng ký bị từ chối hoặc bị hủy tư cách lưu trú
Việc đơn đăng kí tư cách lưu trú bị từ chối hoặc bị hủy tư cách lưu trú có thể do một vài nguyên nhân sau:
・Hồ sơ đăng ký không đầy đủ hoặc thiếu nội dung
Nguyên nhân của việc bị từ chối cấp phép phần lớn là do hồ sơ đăng ký điền thiếu nội dung hoặc thiếu các giấy tờ cần thiết. Trường hợp này, Cục quản lý xuất nhập cảnh sẽ phát thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ; khi đó, bạn chỉ cần chuẩn bị hồ sơ và nộp lại đến Cục xuất nhập cảnh theo đúng thời hạn quy định.
Những lỗi cơ bản như điền thiếu thông tin cũng là điều thường thấy và bạn cần lưu ý đế không mắc lỗi về hồ sơ. Nếu cảm thấy lo lắng về việc chuẩn bị hồ sơ, bạn nên tham vấn người có chuyên môn hoặc hỏi trực tiếp Cục quản lý lưu trú xuất nhập cảnh về trường hợp của riêng bạn và những hồ sơ cần chuẩn bị.
・Không đủ điều kiện để cấp tư cách lưu trú
Có một số trường hợp công việc của người đăng ký (người nước ngoài) bị đánh giá là không phù hợp với tư cách lưu trú ghi trong hồ sơ đăng ký. Khi đó, người đăng ký phải thay đổi công việc của mình hoặc tiến hành đăng ký lại với tư cách lưu trú khác. Tuy nhiên, nếu vấn đề không phải do nội dung công việc hiện tại hay tư cách lưu trú của người đăng ký mà là do thiếu trình độ học vấn hoặc kinh nghiệm làm việc thì bạn sẽ khó có thể đăng ký lại cho đến khi bạn tích lũy đủ kinh nghiệm hoặc chuẩn bị đủ giấy tờ chứng minh mình đáp ứng yêu cầu về kinh nghiệm làm việc theo tư cách lưu trú.
・Bị nghi ngờ khai báo sai sự thật
Khi nội dung đăng ký và giấy tờ nộp kèm không đồng nhất hoặc có thông tin sai sự thật, bạn sẽ bị nghi ngờ là đăng ký gian dối và nhiều khả năng sẽ không được cấp phép. Đặc biệt, trường hợp bạn đăng kí nhiều lần, nội dung mỗi lần xét duyệt trong quá khứ đều được lưu lại nên nội dung đăng ký lần này có thể bị phát hiện có sai khác với những nội dung đăng kí trước đó. Vì vậy, những người đã từng đăng ký nên kiểm tra kỹ hồ sơ đăng ký, đối chiếu với cả hồ sơ đã từng nộp trước đây.
・Tình trạng lưu trú của người đăng ký (người nước ngoài) không tốt
Nếu bạn thay đổi hoặc gia hạn tư cách lưu trú, tình hình lưu trú thực tế trước đây có thể sẽ ảnh hưởng đến việc đăng ký lần này. Khi bạn không tuân thủ những quy định trong thời gian lưu trú, ví dụ như du học sinh làm thêm vượt quá 28 giờ/tuần, không nộp thuế hoặc nộp muộn, hoạt động ngoài phạm vi quy định của tư cách lưu trú,… thì khả năng cao là bạn sẽ không được cấp phép gia hạn. Tùy từng trường hợp cụ thể, đây có thể là lý do bạn bị hủy tư cách lưu trú.
Việc đăng ký mới chủ yếu được thực hiện bởi các công ty hoặc trường học tiếp nhận tại Nhật Bản, nên nếu hồ sơ có thiếu sót thì người đăng ký sẽ phải thông qua cơ quan tiếp nhận để đăng ký lại. Trong trường hợp bạn là người làm và nộp đơn, nếu đơn đăng ký không được chấp thuận, bạn cũng đừng quá lo lắng mà hãy tìm cách giải quyết. Lý do cụ thể việc hồ sơ bị từ chối thường không được thông báo nên khi nhận được thông báo kết quả, bạn hãy đến Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương nơi đăng kí để hỏi cụ thể. Việc hiểu rõ nguyên nhân không được cấp phép là điều rất quan trọng để bạn có thể chuẩn bị cho việc đăng kí lại.
Bộ phận tư vấn khi gặp khó khăn
Website của Cục quản lý lưu trú xuất nhập cảnh cung cấp thông tin bằng các tiếng Anh, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Tây Ban Nha. Bạn hãy thử tham khảo thông tin ở đây nếu chưa hiểu rõ.
Việc hỏi đáp với các bộ phận liên quan của Cục quản lý xuất nhập cảnh là cách thức tốt nhất để có thông tin chính xác. Để được giải đáp các vấn đề về thủ tục nhập cảnh, thủ tục lưu trú,… bạn nên đến “Trung tâm thông tin tổng hợp về lưu trú dành cho người nước ngoài” thuộc Cục/Chi cục quản lý lưu trú xuất nhập cảnh tại các địa phương như Sendai (tỉnh Miyagi), Tokyo, Yokohama (tỉnh Kanagawa), Nagoya (tỉnh Aichi), Osaka, Kobe (tỉnh Hyogo), Hiroshima và Fukuoka. Trung tâm thông tin có thể tư vấn trực tiếp hoặc qua điện thoại bằng tiếng Nhật và nhiều ngôn ngữ khác (tiếng Anh, tiếng Hàn Quốc, tiếng Trung Quốc, tiếng Tây Ban Nha,…)
▼Website Cục quản lý lưu trú xuất nhập cảnh (có tiếng Anh, tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Tây Ban Nha)
http://www.immi-moj.go.jp/english/index.html
▼Trung tâm thông tin tổng hợp về lưu trú dành cho người nước ngoài (Cục quản lý lưu trú xuất nhập cảnh)
http://www.immi-moj.go.jp/info/index.html
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng dịch vụ hỗ trợ đăng ký tư cách lưu trú mất phí (mức giá thông thường của các văn phòng khoảng 100.000 yên) tại Nhật Bản như văn phòng hỗ trợ thủ tục hành chính nếu thấy không tự tin với các thủ tục.
Sau khi đọc bài viết này và có cái nhìn tổng quan về thủ tục đăng ký tư cách lưu trú, bạn có thể trao đổi với những người có thể hỗ trợ mình như tổ chức tiếp nhận tại Nhật Bản, anh/chị đồng hương đi trước đã và đang làm việc tại Nhật Bản,… để có thể giải quyết những vấn đề phức tạp này.
Lần đầu đăng ký bạn có thể sẽ cảm thấy lo lắng, nhưng rồi mọi chuyện sẽ ổn thôi. Cho đến nay, nhiều người nước ngoài đã có được tư cách lưu trú và làm việc tại Nhật Bản theo cách riêng của họ. Hy vọng bạn cũng sẽ sớm có được tư cách lưu trú và có thể đến Nhật Bản trong tương lai sớm nhất.
Văn phòng dịch vụ hỗ trợ thủ tục hành chính đã kiểm duyệt nội dung bài viết
IVY Associates
Sứ mệnh chính của chúng tôi là hỗ trợ bạn đạt được các mục tiêu cá nhân và công việc thông qua dịch vụ về thủ tục thị thực và quản lý nhập cảnh.
Với gần 10 năm kinh nghiệm làm việc tại các hãng luật quốc tế và văn phòng luật về di cư, chúng tôi sẽ mang đến cho bạn những giải pháp tốt nhất về vấn đề di cư và kinh doanh.
Website: https://visaimmigration.jp/
Nếu bạn đang có nhu cầu chuyển việc tại Nhật Bản, bạn có thể truy cập vào trang web tsunagu Local Jobs! Tại đây có rất nhiều công việc chính thức dành cho người nước ngoài đang sinh sống ở Nhật, và nhiều vị trí tuyển dụng với mức lương hấp dẫn. Hãy đăng ký tài khoản trên trang web để bắt đầu hành trình tìm kiếm công việc mơ ước của bạn nhé!
Thông tin trong bài viết được cập nhật tại thời điểm công bố
