Gia hạn visa (thị thực) không còn là điều gì xa lạ đối với những người nước ngoài ở Nhật Bản. Nhiều người ở Nhật mặc dù ngại ra ngoài trong tình trạng dịch bệnh Covid-19 đang diễn biến phức tạp nhưng không còn bất kỳ lựa chọn nào khác khi quy định gia hạn visa vẫn chưa thể được thực hiện online. Một trong những biên tập viên của chúng tôi cũng đã phải làm thủ tục gia hạn visa trong thời điểm này, và dưới đây là các bước anh ấy đã thực hiện. Hãy cùng tham khảo và tìm hiểu xem quy trình gia hạn visa ở Nhật trong mùa dịch có gì khác so với bình thường không nhé!
Chẳng ai muốn đến một nơi đông đúc khi đại dịch Covid-19 vẫn đang ảnh hưởng quá nhiều tới thế giới, ai cũng muốn tránh ba chữ C (crowded places – những nơi đông người, closed space – không gian khép kín, và close contact – tiếp xúc gần). Nhưng đối với những người có visa đã hoặc sắp hết hạn, đây là điều không thể tránh khỏi bởi bạn sẽ vi phạm pháp luật nếu không xin gia hạn thị thực trước khi hết hạn. May mắn thay, văn phòng xuất nhập cảnh không quá thờ ơ với tình hình trên toàn cầu hiện nay. Để giảm số lượng khách đến mỗi ngày, Cục Xuất nhập cảnh kéo dài thời hạn gia hạn visa thêm 3 tháng đối với những trường hợp visa hết hạn từ tháng 3 – tháng 7/2020 (bạn có thể tìm hiểu chi tiết trong tài liệu dưới đây).
Vậy khi nào thì visa của bạn hết hạn?
Bạn có thể dễ dàng tìm thấy câu trả lời cho câu hỏi trên. Bạn chỉ cần lấy Thẻ cư trú (在留カード) của mình ra và kiểm tra ngày hết hạn được viết trên thẻ. Bạn nên bắt đầu chuẩn bị giấy tờ trước khoảng 1 đến 2 tháng (tuyệt đối đừng nước đến chân rồi mới nhảy!)
Ví dụ như thẻ zairyu dưới đây hết hạn vào ngày 8/6/2020, nhưng với chính sách hiện hành trong thời kỳ dịch Covid-19, chủ sở hữu thẻ sẽ có thêm 3 tháng nữa (đến ngày 8/9/2020) để gia hạn visa. Giai đoạn sau khi đăng ký tới khi nhận được visa mới được coi là lưu trú quá hạn.
Bây giờ chúng ta hãy cùng đến với chủ đề chính của bài viết này (Trước khi rời khỏi ngôi nhà ấm cúng của mình, bạn đừng quên đeo khẩu trang, đem theo khăn ướt, nước rửa tay, và những giấy tờ cần thiết).
Bạn có thể tìm kiếm và tải xuống những giấy tờ cần thiết cho mỗi loại thị thực tại đây. Ở đây chúng tôi đưa ra ví dụ về mẫu gia hạn dành cho visa lao động. Bạn có thể tham khảo để điền mẫu đơn của các loại visa khác. Quan trọng nhất là đừng quên mang theo thẻ zairyu và hộ chiếu nhé!
1. Thông tin cá nhân
Hãy bắt đầu bằng việc điền đầy đủ thông tin cá nhân của bạn vào mẫu đăng ký, sau đó đính kèm một ảnh chân dung 3×4 cm (chi tiết về ảnh chân dung)
2. Quá trình làm việc
Điền vào phần thông tin yêu cầu về nơi làm việc hiện tại và công việc trước đây của bạn.
3. Giấy tờ do phía chủ sử dụng lao động điền
Người đăng ký gia hạn visa phải yêu cầu người chủ lao động (phía công ty bạn làm việc, hoặc trường học nơi bạn đang học) cung cấp những giấy tờ quy định có đóng dấu của công ty ở trang cuối. Thường thì những giấy tờ này được phía chủ sử dụng lao động điền sẵn (hãy thông báo trước cho công ty nơi bạn làm việc rằng bạn đang định gia hạn visa để họ có thể chuẩn bị những giấy tờ cần thiết cho bạn).
4. Thông tin về từng loại visa (không dùng để nộp đơn)
Phần này sẽ cung cấp thông tin về những loại visa khác nhau và ví dụ về những ngành nghề tương ứng. Bạn không cần phải nộp tờ giấy này.
Đi đến Cục Xuất nhập cảnh Tokyo
Sau khi chuẩn bị xong những giấy tờ trên, bạn cần tới cơ quan chức năng để nộp hồ sơ. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu cách đi tới Cục Xuất nhập cảnh Tokyo (東京入国管理局), văn phòng xuất nhập cảnh lớn nhất tại Nhật Bản, tọa lạc gần ga Shinagawa. Bạn có thể dễ dàng tới đây theo hướng dẫn sau:
Ga Shinagawa là một nhà ga lớn và bạn có thể dễ dàng tới đây bằng nhiều tuyến tàu khác nhau như: Yamanote, Tokaido, Keihin-Tohoku, và Yokosuka.
Sau khi tới ga này, bạn hãy đi thẳng tới cổng trung tâm. Vì ga Shinagawa luôn đông đúc nên bạn chỉ cần đi theo dòng người là sẽ tới Cổng Trung Tâm. Ở đó bạn sẽ nhìn thấy tấm biển chỉ đường đến lối ra phía Đông hay lối ra Konan. Bạn chỉ cần đi theo chỉ dẫn của tấm biển đó.
Một mốc định vị khác của Cổng Trung Tâm là tháp đồng hồ ba mặt mà bạn có thể dễ dàng nhận ra từ bất cứ hướng nào.
Khi đi qua cửa soát vé, hãy rẽ phải và đi thẳng tới lối ra Konan. Ngay lập tức bạn sẽ bắp gặp một đường hầm khổng lồ; tiếp tục đi dọc theo con đường này.
Sau khi đi bộ một vài phút, bạn sẽ thấy một lối ra ở phía bên kia (nhưng không phải là lối ra Konan). Hãy đi tiếp.
Ở phía cuối đường hầm, bạn sẽ thấy cửa hàng bách hóa Atre (Chi nhánh Shinagawa). Lối vào sân ga shinkansen (tàu cao tốc) sẽ ở phía bên phải. Bạn có thể đi thẳng qua cửa hàng bách hóa, hoặc nếu đủ thời gian thì bạn có thể dừng lại ở đâu đó để mua đồ ăn.
Khi bạn thấy tấm biển Konan Exit, hãy đi thẳng tới lối ra. Từ đây, bạn sẽ phải lên xe buýt để di chuyển tới Cục Xuất nhập cảnh Tokyo. Chú ý rằng khu vực này có rất nhiều điểm dừng xe buýt nên hãy đặc biệt chú ý xem mình lên xe nào và tới đâu. Tuy nhiên, nếu muốn rèn luyện sức khỏe, bạn có thể đi bộ tới Cục Xuất nhập cảnh và sẽ mất khoảng 20 phút. (Lưu ý: nếu bạn đi vào mùa hè thì tốt nhất không nên đi bộ vì bạn có thể say nắng hoặc sốc nhiệt khi nhiệt độ ngoài trời lên cao).
Khi ra khỏi nhà ga, bạn đừng đi thẳng tới thang cuốn. Thay vào đó, hãy đi lên cầu vượt phía bên trái.
Sau khi rẽ trái, bạn chỉ cần đi theo chiếc cầu vượt dài quanh co này. Vì cầu vượt có mái che nên bạn sẽ không cần lo lắng mỗi khi trời mưa hay thời tiết xấu.
Hàng ngày có rất nhiều người đi tới Cục Xuất nhập cảnh Tokyo, vậy nên sẽ có những tấm biển hiệu hướng dẫn bạn tới điểm điểm bắt xe buýt số 8 và chỉ tới địa điểm chính xác. Hãy đi theo những tấm biển chỉ đường này cho tới khi bạn tìm thấy bến xe buýt.
Đây là một tấm biển khác mà bạn sẽ thấy. Đi thẳng dọc theo con đường và sau đó đi xuống cầu thang.
Ở phía cuối của cầu vượt, bạn sẽ tìm thấy điểm dừng xe buýt số 8. Vì ở đây có rất nhiều hành khách nên sẽ thường xuyên có những chiếc xe buýt đứng đợi.
Bạn sẽ lên chuyến xe buýt số 99. Hãy bước lên xe ngay nếu đã sẵn sàng đi tới Cục Xuất nhập cảnh! Lưu ý rằng vào những ngày đông đúc sẽ có hàng dài người đứng đợi.
Nếu bạn vẫn chưa biết chắc điểm dừng xe buýt chính xác ở đâu, hãy tìm cửa hàng tiên lợi FamilyMart, điểm dừng xe buýt số 8 sẽ nằm đối diện cửa hàng này. Bạn cũng có thể mua chút đồ ăn nhẹ ở đây!
Sau khoảng 10 phút, bạn sẽ tới Cục Xuất nhập cảnh. Xuống xe buýt tại điểm dừng Tokyo Nyukoku-Kanrikyoku Mae (Cục Xuất nhập cảnh Tokyo 東京入国管理局前), hoặc đơn giản hơn, bạn chỉ cần xuống nơi có rất nhiều người nước ngoài xuống xe.
Nhằm mục đích giãn cách xã hội, Cục sẽ giới hạn số người đi vào tòa nhà và chỉ mở cửa 15 phút một lần. Ngay khi bạn tới đây, hãy đến xếp hàng ở điểm chỉ định được ghi như trên tờ hướng dẫn.
Nếu không muốn chờ quá lâu, bạn nên tới đây vào buổi sáng. Biên tập viên của chúng tôi đến vào buổi trưa, và văn phòng Cục rất đông người vì mọi người tranh thủ giờ nghỉ trưa để tới đây. Anh ấy được xếp vào nhóm B là nhóm sẽ được hỗ trợ vào 15:00, đồng nghĩa với việc phải chờ khoảng 3 tiếng đồng hồ!
Điều quan trọng nhất: sẽ chẳng có gì để giết thời gian xung quanh văn phòng Xuất nhập cảnh. Quanh văn phòng này chỉ toàn những công ty xuất khẩu và cảng biển. Chỉ có một cửa hàng tiện lợi nằm bên cạnh tòa nhà, nên nếu bạn định ngồi cà phê để chờ tới lượt thì phải trở lại nhà ga.
TUYỆT ĐỐI KHÔNG làm mất phiếu chờ! Cán bộ văn phòng Xuất nhập cảnh sẽ yêu cầu xuất trình phiếu vài lần, và bạn sẽ cần xuất trình phiếu khi nộp giấy tờ.
Khi tới giờ hẹn, hãy đứng vào hàng mà bạn đã được chỉ định. Sẽ có những tấm bảng hiển thị thời gian và địa điểm mỗi nhóm cần tập trung lại. Nhóm A và nhóm B sẽ được xếp vào những điểm khác nhau. Hãy đứng đúng chỗ, nếu không thì bạn sẽ bị yêu cầu rời khỏi hàng.
Giờ là lúc bạn được vào! Lưu ý rằng ở đây cấm chụp ảnh, nên từ đây chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn mà không có ảnh minh họa.
Trước khi bước vào tòa nhà, người ta sẽ kiểm tra an ninh giống như ở sân bay và mọi người sẽ sát khuẩn tay bằng nước rửa tay khô trước khi vào bên trong. Ngay khi bước vào, bạn sẽ thấy một quầy thông tin ở khu dịch vụ. Những ai muốn đăng ký gia hạn visa phải đi lên tầng 2.
Hãy đi tới quầy B (màu vàng) nằm ở phía trước bên phải khi bạn bước ra từ thang cuốn. Lúc này, cán bộ văn phòng xuất nhập cảnh sẽ kiểm tra xem giấy tờ của bạn đã đủ chưa. Nếu giấy tờ đã đủ, bạn sẽ được phát phiếu xếp hàng để nộp giấy tờ và một tấm bưu thiếp khi có kết quả gia hạn visa. Hãy viết địa chỉ của bạn lên tấm thiệp và chờ ở Quầy B màu cam gần đó. Tại đây mọi người phải ngồi cách nhau ít nhất một chiếc ghế nên bạn có thể yên tâm là sẽ không phải ngồi quá gần bất kỳ ai.
Khi được gọi, hãy nộp toàn bộ giấy tờ ở quầy màu cam. Sau khi kiểm tra lại giấy tờ, nhân viên công vụ sẽ trả lại thẻ zairyu và hộ chiếu cho bạn nếu không có vấn đề gì, và thế là xong!
Tấm thiệp sẽ được gửi tới địa chỉ của bạn trong vòng từ 2 đến 4 tuần. Nếu bản đăng ký được duyệt, bạn sẽ phải quay lại Cục Xuất nhập cảnh để nhận thẻ zairyu mới.
Trên đây là một vài bức ảnh ở khu vực xung quanh do biên tập viên của chúng tôi đã chụp lại sau khi làm xong thủ tục gia hạn. Có nhiều nhà máy, một cảng xuất nhập khẩu, nhiều xe tải và xe container quanh văn phòng Xuất nhập cảnh. Đây là một khung cảnh hoàn toàn khác của Nhật Bản mà nhiều người không biết tới. Bạn có thể tham quan nếu có thời gian.
Vậy là kết thúc một ngày đi nộp hồ sơ! Chúng ta hãy cùng theo dõi tiếp bài viết này sau khi biên tập viên của chúng tôi nhận được kết quả gia hạn visa của anh ấy nhé.
Bốn tuần sau: Và đây là kết quả!
Tấm thiệp chấp nhận đăng ký gia hạn visa cuối cùng đã tới! Hầu như tất cả những ai đã nộp đủ giấy tờ cần thiết sẽ được phê chuẩn. Hãy cùng xem qua nội dung tấm thiệp nhé.
Thư xác nhận được gửi tới địa chỉ của người đăng ký có 2 phần: Phía trước là tên mà người đăng ký viết lên tấm thiệp vào ngày nộp bản đăng ký. Phía sau là kết quả đăng ký gồm những thông tin sau:
- Phần đầu tiên có thông tin về thời hạn lấy thị thực (bạn nên đến trong vòng 2 tuần sau khi nhận được tấm thiệp) và khung thời gian bạn có thể tới. Dòng thứ 2 mô tả chi tiết về khu vực quầy và số tầng bạn cần tới. Như trong tấm thiệp của biên tập viên tsunagu Local, anh sẽ phải đi tới Quầy A1 ở lầu 2 trong khoảng thời gian từ 9:00 đến 16:00.
- Phần thứ hai hướng dẫn về những giấy tờ cần mang theo khi đi lấy thẻ zairyu mới. Biên tập viên của chúng tôi phải mang theo hộ chiếu, thẻ zairyu, đầy đủ tem lệ phí để nộp phí (thay cho tiền hoặc thẻ thanh toán, bạn mua tem tại bưu điện, cửa hàng tiện lợi hoặc Cục Xuất nhập cảnh), phiếu xếp hàng và thiệp chấp nhận gia hạn thị thực. Cuối cùng là bất kỳ giấy tờ nào khác được viết trong dấu ngoặc đơn nếu có.
Hãy chuẩn bị mọi giấy tờ cần thiết và quyết định khi nào bạn có thể tới và nhận thẻ zairyu mới của mình. Tới ngày hẹn, hãy đến Cục Xuất nhập cảnh ở ga Shinagawa thêm một lần nữa.
Khi bạn tới nơi, hãy lấy phiếu xếp hàng ngay. Lần này nhân viên của chúng tôi đã tới đây vào 12:30 và được xếp lịch hỗ trợ vào 13:45, có nghĩa là anh ấy chỉ phải chờ khoảng hơn một tiếng mà thôi. So với lần trước, rõ ràng đây là khoảng thời gian khá ngắn. Bạn có thể tranh thủ khoảng thời gian này để xem phim hoặc nghe nhạc trong khi chờ đợi.
Sau khi vào phía trong tòa nhà, bạn hãy đi thẳng tới chỗ mua tem lệ phí nếu chưa có. Bạn có thể mua tem này ở FamilyMart nằm bên phải lối vào, và phải mua theo đúng số tiền lệ phí được in trên tấm thiệp.
Ngay khi bước vào Family Mart, hãy rẽ phải và đi theo đường chấm đỏ. Đường này sẽ dẫn bạn tới máy tính tiền số 5, nơi duy nhất có bán tem lệ phí trong cửa hàng. Nếu bạn không biết chắc mình nên mua loại nào, hãy đưa tấm thiệp cho ngân viên thu ngân xem và họ sẽ chọn giúp bạn.
Chiếc tem sẽ giống như hình trên. Nếu bạn in mẫu thanh toán và mang theo, hãy dán tem vào đó và ký để hoành thành mẫu này. Nếu bạn chưa in mẫu thanh toán thì cũng không sao, vì nhân viên công vụ sẽ đưa cho bạn một bộ khi nộp giấy tờ, và bạn có thể dán tem tại quầy. Sau khi hoàn thành việc này, hãy đến thẳng quầy A1, nơi bạn sẽ được nhận thẻ zairyu mới.
Hãy đi lên tầng 2 và bạn sẽ nhìn thấy một dòng màu đỏ với chữ “A1” trên sàn. Hãy đi theo con đường đó và bạn sẽ tới nơi cần đến. Khi tới đây, hãy xếp hàng và chờ để nộp giấy tờ của mình.
Biên tập viên của chúng tôi kể rằng anh ấy đã phải chờ thêm một khoảng thời gian khá dài ngoài thời gian ghi trên phiếu. Anh đã mất khoảng 2-3 tiếng bởi vì hôm đó rất đông, và một số người làm thủ tục rất lâu vì có vấn đề với thị thực mới (rất nhiều người xếp số bị bỏ qua). Anh ấy đã đi mua chút thức ăn ở FamilyMart và tìm một nơi để ngồi chờ đến khi đến lượt.
Nhưng tất cả những chờ đợi đều xứng đáng vì biên tập viên của chúng tôi đã nhận được chiếc thẻ mới! Chiếc thẻ mới cứng, đẹp long lanh và có thời hạn lưu trú là ba năm!
Hành trình của chúng ta đến đây là kết thúc. Hẹn gặp lại các bạn trong các bài viết sau!
Nếu bạn đang có nhu cầu chuyển việc tại Nhật Bản, bạn có thể truy cập vào trang web tsunagu Local Jobs! Tại đây có rất nhiều công việc chính thức dành cho người nước ngoài đang sinh sống ở Nhật, và nhiều vị trí tuyển dụng với mức lương hấp dẫn. Hãy đăng ký tài khoản trên trang web để bắt đầu hành trình tìm kiếm công việc mơ ước của bạn nhé!
Thông tin trong bài viết được cập nhật tại thời điểm công bố
