Trong quá trình làm việc tại Nhật Bản, việc nộp sơ yếu lý lịch bằng tiếng Nhật hay còn gọi là rirekisho (履歴書) là bước đầu tiên để được tuyển dụng vào một công ty. Đây là một tài liệu quan trọng, là cơ hội đầu tiên để thể hiện bản thân với nhà tuyển dụng và chỉ những người đã vượt qua vòng này mới có thể tiến vào vòng phỏng vấn tiếp theo. Trong bài viết dưới đây, chúng ta hãy cùng tìm hiểu cách viết sơ yếu lý lịch để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Bạn cũng đừng quên tham khảo những lời khuyên quý báu từ một doanh nhân đã từng có nhiều kinh nghiệm tuyển dụng người nước ngoài sẽ được đề cập đến trong bài viết này nhé!
Chuẩn bị viết sơ yếu lý lịch
1. Chuẩn bị sơ yếu lý lịch
Trước đây, sơ yếu lý lịch đều được viết tay. Ngày nay, mọi người thường làm trên máy tính và nộp dưới dạng dữ liệu. Tùy từng công ty, nhà tuyển dụng có thể nhận sơ yếu lý lịch viết tay hoặc dạng đánh máy. Do đó, hãy tìm hiểu xem công ty bạn ứng tuyển nhận sơ yếu lý lịch theo dạng nào nhé. Nếu bằng máy tính, bạn hãy tải các bản sơ yếu lý lịch mẫu trên mạng về. Còn nếu công ty yêu cầu nộp bản cứng thì bạn nên in ra bằng loại giấy chất lượng tốt hoặc giấy chuyên dùng để in sơ yếu lý lịch nhé.
Đối với hồ sơ viết tay, bạn có thể mua bản sơ yếu lý lịch có bán sẵn tại các cửa hàng văn phòng phẩm, cửa hàng tiện lợi hay siêu thị. Có hai loại là giấy khổ B5 và khổ A4; nhưng nhìn chung, các loại chứng từ tài liệu sử dụng trong công ty thường là khổ A4. Vì vật, bạn nên chọn khổ A4. Ngoài ra, có vài công ty đưa ra các yêu cầu cụ thể về sơ yếu lý lịch. Bạn đừng quên đọc kỹ phần hướng dẫn ứng tuyển nhé.
Nếu soạn sơ yếu lý lịch trên máy tính, bạn có thể sử dụng mẫu dưới đây:
2. Chuẩn bị bút viết
Khi điền vào bản sơ yếu lý lịch, hãy sử dụng bút bi hoặc bút máy mực đen.
Khi viết sai, không được tẩy xóa mà phải điền lại bản khác.
3. Chuẩn bị ảnh thẻ để dán lên sơ yếu lý lịch
Bạn nên chụp ảnh thẻ tại studio chụp ảnh chuyên nghiệp; nhưng nếu điều kiện không cho phép thì cũng có thể chụp trong các quầy chụp ảnh thẻ tự động ở nhà ga hoặc trung tâm thương mại. Bạn nhớ mặc đồ công sở thật chỉnh tề khi chụp ảnh nhé.
Cách viết sơ yếu lý lịch
Khi viết sơ yếu lý lịch bằng tay, bạn hãy cố gắng viết thật cẩn thận và sạch đẹp. Trong các câu văn, nhớ sử dụng thống nhất thể”です” và “ます”. Còn các số như ký hiệu năm nên viết bằng các chữ số theo ký tự Latinh 1,2,3. Dưới đây là hướng dẫn cách viết sơ yếu lý lịch theo thứ tự từng mục:
- Ngày, tháng, năm
Đây không phải là ngày làm hồ sơ mà là ngày nộp hồ sơ. Nếu bạn mang tới nộp tại công ty thì đề ngày nộp. Còn nếu gửi qua đường bưu điện thì điền ngày gửi thư. - Họ tên
Hãy điền đầy đủ họ và tên (kể cả tên đệm) vào mục “氏名”. Nhớ để khoảng cách nhỏ giữa họ và tên. Bạn hãy viết thật cẩn thận vì họ tên là điều đầu tiên đập vào mắt người đọc.
Ở phần phiên âm tên, nếu đề là”ふりがな” thì bạn điền phiên âm tên của mình bằng chữ hiragana. Còn nếu là “フリガナ” thì viết bằng chữ katakana. - Ảnh thẻ
Ảnh thẻ là một yếu tố quan trọng trên sơ yếu lý lịch vì nó sẽ gây ấn tượng tốt hoặc xấu tới người tuyển dụng. Vì vậy, bạn hãy chọn bức ảnh thật sáng sủa và gọn gàng. Thay vì sử dụng các máy chụp ảnh thẻ tự động, bạn nên đến studio chuyên nghiệp. Khi chụp ảnh, nhớ ăn mặc gọn gàng sạch đẹp và nở nụ cười để nét mặt không bị cứng. Bạn hãy sử dụng ảnh thẻ chụp trong vòng 3 tháng trước ngày nộp hồ sơ. Nhớ viết tên mình vào mặt sau bức ảnh để phòng trường hợp ảnh bị bong ra. - Địa chỉ và thông tin liên lạc
Bạn hãy điền địa chỉ của nơi ở hiện tại vào phần này. Điền đầy đủ tên tỉnh, tên tòa nhà chung cư và số phòng. Đối với địa chỉ khu phố, bạn nên viết rõ “1丁目2番地3号” thay vì viết “1-2-3”.
Phần thông tin liên lạc nếu khác với địa chỉ hiện tại thì mới cần điền. - Số điện thoại
Hãy điền số điện thoại mà bạn chắc chắn có thể nhận cuộc gọi. Nếu có cả điện thoại bàn và di động thì hãy điền cả hai. - Địa chỉ email
Hãy điền địa chỉ email mà bạn chắc chắn có thể nhận mail. Hãy viết địa chỉ email một cách cẩn thận và chính xác. Cố gắng viết rõ ràng để không bị nhầm lẫn giữa những kí tự giống nhau như “o” và “0”.
- Quá trình học tập
Về phần quá trình học tập và kinh nghiệm làm việc, hãy bắt đầu điền từ quá trình học tập. Ở dòng đầu tiên, bạn viết chữ “学歴” ở chính giữa. Sau đó điền quá trình học tập thực tế của mình ở các dòng tiếp theo. Thông thường, mọi người sẽ điền từ giai đoạn đầu trung học. Viết đầy đủ và chính xác tên trường. Riêng đối với trường đào tạo chuyên ngành và trường đại học thì cần ghi rõ khoa, ngành và chuyên ngành. - Kinh nghiệm làm việc
Sau khi viết xong phần quá trình học tập, bạn để cách một dòng. Sau đó, viết chữ “職歴” vào chính giữa dòng tiếp theo. Rồi điền quá trình làm việc thực tế từ trước tới nay của mình. - Bằng cấp và chứng chỉ
Tại phần này, bạn điền chính xác tên chính thức của loại bằng cấp, chứng chỉ và ngày cấp. Các chứng chỉ ngôn ngữ như TOEIC, TOEFL hay năng lực tiếng Nhật và các loại bằng cấp sẽ là điểm gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Vì thế mà bạn đừng quên liệt kê những chứng chỉ, bằng cấp này trong sơ yếu lý lịch nhé. - Mục tiêu nghề nghiệp và mong muốn của bản thân
Bạn hãy tóm tắt ngắn gọn phương hướng, động lực và mục tiêu trong công việc của bản thân. Đây là phần để bạn trình bày lý do ứng tuyển vào vị trí này. Bạn cũng cần nêu những kỹ năng và kinh nghiệm mà bạn có thể sử dụng trong công việc và cách bạn có thể đóng góp cho công ty nếu được tuyển dụng. Tùy từng mẫu, phần này có thể tách thành hai mục riêng. Phần 1 là mong muốn của bản thân và phần 2 là mục tiêu nghề nghiệp. Trong trường hợp này, nếu bạn không có yêu cầu gì cụ thể thì có thể viết “貴社の規定に従います” (Tuân theo quy định của công ty).
Bật mí từ nhà quản lý có nhiều nhân viên người nước ngoài
Là giám đốc đại diện của Công ty cổ phần D2C X, hiện đang sở hữu và vận hành kênh thông tin du lịch quy mô lớn nhất Nhật Bản “tsunagu Japan” và kênh thông tin dành cho người nước ngoài sinh sống tại Nhật Bản “tsunagu Local”, anh Hagiwara Ryo là một chuyên gia đã tham gia tuyển dụng người nước ngoài trong 7 năm liền, kể từ năm 2013 khi Công ty mới thành lập. Chúng tôi đã quyết định phỏng vấn giám đốc Hagiwara về những điểm mà anh đặc biệt chú ý trên sơ yếu lý lịch khi tuyển dụng nhân viên người ngoại quốc.
Một bản sơ yếu lý lịch như thế nào sẽ khiến người tuyển dụng ấn tượng? 3 điểm cần nhấn mạnh!
1. Hãy viết chi tiết nhất việc bạn áp dụng những kỹ năng và kinh nghiệm của mình vào công việc đang ứng tuyển!
Đứng từ phía người tuyển dụng, điểm quan trọng nhất là từ hồ sơ của bạn. Họ có thể hình dung được một cách cụ thể bạn sẽ cống hiến cho công ty như thế nào. Trong các mục về lý do ứng tuyển (志望動機) và giới thiệu bản thân (自己PR), bạn cần giải thích một cách dễ hiểu mình có những kỹ năng và kinh nghiệm gì; và bạn sẽ phát huy những thế mạnh đó như thế nào trong công việc. Lúc này, nếu bạn lựa chọn những câu chuyện cụ thể về trải nghiệm của bản thân để minh họa. Điều này sẽ có tính thuyết phục cao hơn và dễ truyền đạt hơn.
2. Thể hiện sự hiểu biết về văn hóa làm việc tại Nhật và năng lực tiếng Nhật
Để làm việc tại các công ty Nhật, điều kiện tiên quyết là bạn phải am hiểu văn hóa làm việc tại đây. Đồng thời, bạn cũng phải có một trình độ tiếng Nhật nhất định. Điều này giúp bạn không gặp trở ngại trong việc giao tiếp trong quá trình làm việc. Hãy đảm bảo rằng trong sơ yếu lý lịch không có những lỗi đánh máy và lỗi ngữ pháp.
* Tùy công ty hoặc loại công việc mà bạn ứng tuyển, có thể có những nơi yêu cầu nộp sơ yếu lý lịch bằng ngôn ngữ khác ngoài tiếng Nhật.
3. Thể hiện được tính cách, sự trung thực và động lực làm việc
Ngoài kỹ năng và kinh nghiệm, việc tính cách của ứng viên có phù hợp với văn hóa công ty hay không, hay việc nhà tuyển dụng có cảm nhận được động lực làm việc qua sơ yếu lý lịch hay không cũng là những yếu tố quan trọng. Việc thể hiện trọn vẹn tính cách và động lực làm việc của mình thông qua sơ yếu lý lịch chẳng phải chuyện dễ dàng, nhưng việc trình bày đầy đủ những điểm mạnh và sức hút của bản thân trong các mục về trong công việc và giới thiệu bản thân là vô cùng quan trọng.
Lời nhắn từ giám đốc Hagiwara
Các nhà tuyển dụng thường đưa ra quyết định dựa trên việc nghiên cứu sơ yếu lý lịch, bản trình bày kinh nghiệm làm việc của ứng viên, và sau đó là phỏng vấn. Bạn sẽ không thể vào các vòng tiếp theo nếu chưa qua vòng xét duyệt hồ sơ.
Trong vòng xét duyệt hồ sơ, bất kể bạn là người Nhật hay người nước ngoài thì cũng cần chú ý 3 điểm quan trọng đã nói ở trên. Nếu là người nước ngoài, bạn cần chú ý tới trình độ tiếng Nhật và độ am hiểu về văn hóa làm việc tại Nhật.
Công ty chúng tôi chấp nhận bản sơ yếu lý lịch bằng tiếng Anh; nhưng rất nhiều công ty khác chỉ chấp nhận bản tiếng Nhật. Trong những trường hợp như vậy, người ta không yêu cầu bạn phải sử dụng tiếng Nhật một cách hoàn hảo. Chỉ cần bạn cố gắng viết một bản sơ yếu lý lịch xin việc bằng tiếng Nhật – một thứ tiếng mà bạn không quen sử dụng – thì nhà tuyển dụng sẽ có một ấn tượng tốt đẹp vì có thể phần nào cảm nhận được sự nỗ lực của bạn.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần giải thích một cách rõ ràng việc mình sẽ áp dụng những kỹ năng và kinh nghiệm của bản thân vào vị trí ứng tuyển như thế nào. Nếu có thể viết được cụ thể phần này, nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ đánh giá: “Đây hẳn là một người ưu tú!”
Mặt khác, tùy từng ngành nghề, lĩnh vực mà người ta có thể tuyển dụng ứng viên dựa trên tiềm năng của người đó. Nếu ở thời điểm hiện tại bạn chưa có kinh nghiệm hay kỹ năng mà công việc đòi hỏi, hãy tìm cách để thể hiện tiềm năng của bản thân sao cho nhà tuyển dụng tin rằng họ muốn làm việc với bạn và chắc chắn bạn sẽ cống hiến cho công ty.
Như trong thông điệp từ giám đốc Hagiwara, thông qua sơ yếu lý lịch, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá khả năng cống hiến cũng như mức độ phù hợp giữa tính cách của ứng viên với văn hóa công ty. Một trong những điều quan trọng nhất giúp bạn vượt qua vòng tuyển chọn khi xin việc chính là khả năng thể hiện một cách cụ thể và dễ hiểu những thế mạnh và ưu điểm của bản thân một cách ngắn gọn, súc tích.
Trên cơ sở đó, bạn hãy viết một bản sơ yếu lý lịch của riêng mình, vừa dựa trên cách viết sơ yếu lý lịch căn bản, vừa thể hiện đầy đủ những lợi ích mà nhà tuyển dụng sẽ nhận được khi quyết định tuyển bạn vào công ty nhé.
Nếu bạn đang có nhu cầu chuyển việc tại Nhật Bản, bạn có thể truy cập vào trang web tsunagu Local Jobs! Tại đây có rất nhiều công việc chính thức dành cho người nước ngoài đang sinh sống ở Nhật, và nhiều vị trí tuyển dụng với mức lương hấp dẫn. Hãy đăng ký tài khoản trên trang web để bắt đầu hành trình tìm kiếm công việc mơ ước của bạn nhé!
Thông tin trong bài viết được cập nhật tại thời điểm công bố
