มารยาทในการแลกนามบัตรของญี่ปุ่น
◆ จังหวะในการแลก
นามบัตรเป็นสิ่งที่ควรแลกเมื่อพบหน้าและทักทายกันเป็นครั้งแรก ดังนั้น ก่อนจะไปร่วมงานพบปะใดๆ ก็ควรเช็คให้แน่ใจก่อนว่าคุณมีนามบัตรเพียงพอและมีเคสสำหรับใส่นามบัตรโดยเฉพาะ รวมถึงเตรียมใจให้พร้อมสำหรับการแลกนามบัตรด้วย
◆ ใครควรให้ก่อน?
ปกติแล้วแขกหรือผู้รับการว่าจ้างควรจะเป็นฝ่ายเริ่ม แต่หากแขกมีสถานะสูงกว่าก็อาจเป็นไปในทางตรงกันข้ามได้ ทุกอย่างจึงขึ้นอยู่กับสถานการณ์เสียมากกว่า ในกรณีที่ผู้มีสถานะสูงกว่าเป็นฝ่ายมอบนามบัตรให้คุณก่อน ขอแนะนำให้ตอบกลับว่า “Moushi okuremashita” (ขอโทษที่ช้าครับ/ค่ะ) เพื่อสร้างความประทับใจที่ดี
*ในที่ทำงานของญี่ปุ่น ผู้ว่าจ้างจะมีสถานะสูงกว่าผู้รับการว่าจ้างเสมอ โดยไม่คำนึงถึงอายุและสถานะทางสังคมของแต่ละฝ่าย
◆ ลำดับการแลกในกรณีที่แลกหลายคน
เมื่ออยู่ในกลุ่มใหญ่ การแลกควรเริ่มจากสมาชิกที่อาวุโสที่สุดของฝ่ายจัดงานกับสมาชิกที่อาวุโสที่สุดในฝ่ายแขก จากนั้นจึงค่อยลดหลั่นลงมาตามลำดับความอาวุโส
ตัวอย่าง:
ฝ่ายจัดงาน: คุณ, ผู้จัดการ, ผู้จัดการอาวุโส
ฝ่ายแขก: ผู้รับผิดชอบ, ผู้ควบคุมดูแล
ลำดับการแลกควรเป็นดังนี้:
ผู้จัดการอาวุโส ←→ ผู้ควบคุมดูแล
ผู้จัดการอาวุโส ←→ ผู้รับผิดชอบ
ผู้จัดการ ←→ ผู้ควบคุมดูแล
ผู้จัดการ ←→ ผู้รับผิดชอบ
คุณ ←→ ผู้ควบคุมดูแล
คุณ ←→ ผู้รับผิดชอบ
◆ กฎในการแลกนามบัตร
- แม้ว่าคุณกำลังนั่งอยู่ก็จำเป็นต้องยืนขึ้นเพื่อแลกนามบัตร ห้ามยื่นข้ามโต๊ะเป็นอันขาด
- วางบัตรไว้บนเคสตามจำนวนคนที่ต้องการแลก และถือสองฝั่งของบัตรไว้ด้วยมือทั้งสองข้างโดยไม่ให้บังชื่อหรือโลโก้ของบริษัท
- ทำให้แน่ใจว่าบัตรหันเข้าหาผู้รับ (ผู้รับสามารถอ่านได้)
- ระหว่างการแลก มือควรอยู่ระดับหน้าอกและถือบัตรให้ต่ำกว่าบัตรของฝ่ายตรงข้ามเล็กน้อยเพื่อเป็นการแสดงความเคารพ จากนั้นจึงบอกชื่อบริษัท แผนก และชื่อของคุณ โดยปิดท้ายว่า “Yoroshiku onegaishimasu” (ขอฝากเนื้อฝากตัวด้วยครับ/ค่ะ)
- รับบัตรของอีกฝ่ายด้วยมือซ้ายของคุณโดยระวังไม่ให้นิ้วบังโลโก้และชื่อบริษัทของเขา และขณะรับก็ให้กล่าวออกไปด้วยว่า “Choudai itashimasu” (ยินดีที่ได้รับครับ/ค่ะ)
- หลังจากรับนามบัตรแล้วให้ศึกษาชื่อและข้อมูลอย่างละเอียด หากคุณอ่านชื่อไม่ออก ก็ให้ลองสอบถามอย่างสุภาพ เช่น “Suteki na onamae desu ne. Nanto oyomisureba yoroshii deshouka?” (เป็นชื่อที่ดีมากเลยนะครับ ขอสอบถามหน่อยได้ไหมครับว่าควรออกเสียงอย่างไร?)
◆ วิธีจัดระเบียบนามบัตร
- หากคุณแลกนามบัตรกับคนคนเดียว ให้วางนามบัตรที่ได้รับไว้บนเคสใส่บัตรของคุณ (ตามรูปด้านล่าง) ห้ามวางลงบนโต๊ะโดยตรงเด็ดขาด
- หากคุณแลกนามบัตรกับคนหลายคน ให้วางบัตรของคนที่มีตำแหน่งสูงสุดไว้บนเคสใส่บัตรของคุณ และวางบัตรที่เหลือไว้บนโต๊ะ
- หากมีคนอยู่เป็นจำนวนมาก ไม่จำเป็นต้องวางบัตรของพวกเขาไว้บนเคสใส่บัตรของคุณ แต่ให้เรียงมันไว้บนโต๊ะตามลำดับที่นั่งของผู้ให้ (ตามรูปด้านล่าง)
- หากมีพื้นที่บนโต๊ะน้อย ก็สามารถเก็บบัตรที่ได้รับใส่ในเคสได้
สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง
- จับโดนโลโก้บริษัทของอีกฝ่ายในระหว่างที่กำลังรับนามบัตรของพวกเขา
- หยิบนามบัตรของคุณออกมาจากกระเป๋าเสื้อหรือกระเป๋าสตางค์โดยตรงโดยไม่มีเคสใส่บัตร
- ให้นามบัตรที่มีรอยพับ ยับ หรือสกปรก
- เล่นกับนามบัตรของอีกฝ่ายในระหว่างที่คุย
- ใช้ด้านหลังนามบัตรของคนอื่นเพื่อจดโน๊ต
- ลืมนำนามบัตรกลับบ้าน
- แลกนามบัตรข้ามโต๊ะ
จัดนามบัตรที่คุณได้รับ
นามบัตรเป็นทรัพยากรล้ำค่าที่มีข้อมูลสำคัญอยู่มากมาย เช่น ชื่อ บริษัท และแผนก เราจึงขอแนะนำให้แบ่งประเภทนามบัตรหลังการแลกเพื่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ดีและราบรื่นในอนาคต
แม้ว่าจะดูขัดแย้งกับที่เราได้กล่าวไปแล้ว แต่ก็มีผู้คนไม่น้อยที่นิยมจดโน๊ตไว้หลังนามบัตรเพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิงในอนาคต เช่น วันที่แลกบัตรหรือบุคลิกเจ้าของบัตร แน่นอนว่ามันเสียมารยาทมากหากทำสิ่งนี้ต่อหน้าเจ้าของบัตรจึงควรเก็บไว้ทำภายหลัง บริษัทบางแห่งมีฐานข้อมูลนามบัตรอยู่ จึงไม่ควรลืมที่จะใส่ข้อมูลลงไปด้วยเช่นกัน
นอกจากนี้ก็ไม่ควรโยนนามบัตรที่ไม่ต้องการลงถังขยะด้วยเช่นกัน เนื่องจากมีข้อมูลส่วนบุคคล จึงควรจัดการด้วยเครื่องทำลายเอกสารแทน
วิธีรับมือกับสถานการณ์ที่น่าอึดอัด
◆ กรณีที่ลืมนามบัตรหรือพกติดตัวมาไม่พอ
หากคุณลืมนามบัตรหรือนำติดตัวมาไม่พอ ห้ามพูดว่า “Meishi wo wasuremashita” (ฉันลืมนามบัตรครับ/ค่ะ) หรือ “Meishi ga arimasen” (ไม่มีนามบัตรครับ/ค่ะ) แต่ให้ขอโทษด้วยประโยคว่า “Moushiwake gozaimasen, tadaima meishi wo kirashite orimashite…” (ต้องขอโทษด้วยครับ/ค่ะ พอดีว่าตอนนี้นามบัตรหมดแล้ว…) และตามด้วยการรายงานที่ชัดเจนเกี่ยวกับบริษัท แผนก และชื่อของคุณ
ในบางสถานการณ์ คุณสามารถให้นามบัตรได้ในครั้งต่อไปที่เจอกัน หรือส่งอีเมลไปพร้อมกับการแนะนำตัวคร่าวๆ และกล่าวขอโทษ หลังจากที่กลับไปถึงออฟฟิศเพื่อรักษาภาพลักษณ์ที่ดี
◆ กรณีที่พลาดการแลกนามบัตร
หากคุณพลาดการแลกนามบัตรด้วยเหตุผลบางประการ เช่น มาถึงช้ากว่าเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ให้รอจนจนการสนทนาแล้วจึงค่อยพูดว่า “Osoreirimasu ga, omeishi wo ichimai itadakenai deshouka?” (ขอโทษด้วยครับ รบกวนขอนามบัตรใบหนึ่งได้ไหมครับ?) ซึ่งเป็นวิธีที่ยอมรับกันอย่างกว้างขวางมากในสังคมการทำงานของญี่ปุ่น
คุณอาจสงสัยว่าความซับซ้อนเหล่านี้มีไปเพื่ออะไร แต่เราอยากแนะนำว่าไม่ต้องมองว่าสิ่งเหล่านี้เป็นกฎ แต่เป็นแนวทางเพื่อหลีกเลี่ยงการทำให้อีกฝ่ายรู้สึกไม่ดีแทน และในขณะเดียวก็เป็นการแสดงความเคารพไปในตัวด้วย หากคุณวางแผนจะทำธุรกิจในญี่ปุ่น การจดจำมารยาทเหล่านี้ก็นับเป็นก้าวแรกที่สำคัญต่อการสร้างความน่าเชื่อถือทางธุรกิจและเป็นบันไดขั้นแรกของเติบโตในหน้าที่การงานของคุณเลย!
หากมีคำถาม คำแนะนำ หรือข้อเสนอแนะใดๆ เกี่ยวกับบทความของเรา สามารถติดต่อและติดตามเราผ่านทางเฟซบุ๊กได้เลย !
เนื้อหาในบทความนี้ อัพเดทล่าสุด ณ วันที่เผยแพร่
