ทำไมพนักงานใหม่ต้องเป็นมาผู้จัดงาน?
เป็นที่ทราบกันดีว่า ประเทศญี่ปุ่นมีวัฒนธรรมการไปดื่มเหล้าและทานอาหารกับคนในแผนกหรือลูกค้าเพื่อสร้างความสนิทชิดเชื้อกันหลังเลิกงาน (ถึงแม้ว่าโรคโควิด19จะทำให้ต้องหยุดวัฒนธรรมนี้เอาไว้ชั่วคราวก็ตาม) หากเป็นการไปดื่มกันในกลุ่มเล็กๆ ก็อาจไม่ต้องเตรียมการอะไรมาก แต่เมื่อเป็นงานเลี้ยงในระดับแผนกหรือฝ่ายต่างๆ ที่มีจำนวนมากกว่า 10 คนขึ้นไป การเตรียมการก็จะไม่จบแค่การโทรศัพท์ไปจองร้าน แต่ยังต้องมีการบริหารจัดการที่ดีเพื่อให้ทุกอย่างสามารถผ่านไปได้อย่างราบรื่นด้วย
สมัยที่ผู้เขียนยังเป็นพนักงานเข้าใหม่ เมื่อผ่านการเทรนงานและได้รับการบรรจุเข้าแผนกแล้ว งานเลี้ยงในช่วงแรกจะเป็นงานต้อนรับที่เราได้เป็นแขก ได้นั่งกินและพูดคุยทำความรู้จักกับผู้คนในแผนก แต่หลังจากนั้นไม่นาน รุ่นพี่ที่เคยเป็นผู้จัดงานเลี้ยงก็จะมอบตำแหน่งนี้ให้พร้อมอธิบายถึงสิ่งต่างๆ ที่ต้องทำ
ว่ากันว่างานนี้มีจุดประสงค์ให้พนักงานอายุน้อยได้ฝึกหัดการบริหารจัดการ เนื่องจากต้องมีการวางแผน คำนวณค่าใช้จ่าย อีกทั้งยังเป็นโอกาสดีที่จะทำให้สมาชิกในที่ทำงานได้รู้จักกับพนักงานใหม่ด้วย เพราะผู้จัดงานเลี้ยงจะต้องไปติดต่อพูดคุยกับผู้คนในแผนกที่ปกติอาจไม่ได้ร่วมงานกัน ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อมีการจัดเลี้ยงขนาดใหญ่ในระดับฝ่าย ผู้จัดงานแต่ละแผนกก็จะต้องประสานงานกัน ทำให้ได้รู้จักกับพนักงานรุ่นราวคราวเดียวกันที่อยู่คนละแผนกด้วย
โดยลำดับการทำงานในการจัดงานเลี้ยงแต่ละครั้ง จะแบ่งออกเป็น 3 ช่วงดังนี้:
1. ช่วงการเตรียมงาน
เลือกวันจัดงาน
เมื่อมีแผนสำหรับการจัดเลี้ยงและได้รับทราบเงื่อนไขต่างๆ แล้ว ผู้จัดงานเลี้ยงก็จะต้องเลือกวันมาจำนวนหนึ่งเพื่อนำไปทำโพลหาวันที่ทุกคนสะดวกที่สุดในการจัดงาน โดยหากเป็นงานเลี้ยงระดับแผนกก็มักจะต้องเลือกวันที่หัวหน้าแผนก (ในฐานะผู้ใหญ่) ของแผนกสามารถเข้าร่วมได้ นอกจากนี้ หากเป็นงานเลี้ยงตอนรับ/อำลาก็ต้องเลือกวันที่สมาชิกที่จะได้รับการต้อนรับ/อำลานั้นสามารถมาได้ด้วย จากนั้นจึงค่อยหาวันที่มีคนเข้าร่วมได้มากที่สุด แต่หากเป็นงานในระดับฝ่าย การเลือกวันงานมักกำหนดโดยเลือกวันที่บุคลากรระดับผู้จัดการสามารถเข้าร่วมได้มากที่สุด
ยืนยันการเข้าร่วมงานครั้งแรก
เมื่อสรุปวันที่ได้แล้ว สิ่งที่ผู้จัดงานต้องทำต่อก็คือ ยืนยันวันที่จัดงานโดยการส่งอีเมลถึงสมาชิกทุกคนในแผนกว่าจะจัดงานวันไหนและขอให้ผู้เข้าร่วมตอบรับการเข้าร่วมงานด้วย อย่างไรก็ตาม หากเป็นเพียงงานเลี้ยงเล็กๆ และใกล้จะถึงวันจัดแล้วก็อาจจะข้ามขั้นตอนนี้ไปได้ค่ะ
หาร้านอาหาร
การจองร้านอาหาร
โดยทั่วไป เราจะสามารถจองผ่านเว็บฯ สำหรับจองร้านอาหารต่างๆ ได้ เช่น Hotpepper, Tabelog, Gurunavi แต่หากเป็นงานใหญ่ที่อาจต้องปิดร้านหรือหาสถานที่ขนาดใหญ่เพื่อรองรับคนจำนวนมากก็อาจจะต้องโทรไปเจรจากับร้านโดยตรง ตรงจุดนี้ บางครั้งคนในแผนกก็อาจมีร้านประจำหรือลักษณะของร้านที่ชื่นชอบอยู่ ผู้จัดงานมือใหม่จึงควรขอคำแนะนำจากรุ่นพี่ที่เคยทำหน้าที่นี้มาก่อนด้วย
การเลือกอาหาร
การจัดงานเลี้ยงแบบนี้มักจะเลือกอาหารที่เป็นคอร์สและมีเครื่องดื่มแบบไม่อั้น (飲み放題 อ่านว่า โนมิโฮได) เพื่อความสะดวกในการเก็บเงิน ส่วนการเลือกคอร์สอาหารก็จะขึ้นอยู่กับงบประมาณของผู้ร่วมงาน หากไม่แน่ใจควรสอบถามกับรุ่นพี่ที่เคยทำหน้าที่มาก่อนเพื่อให้ได้คอร์สที่มีราคาเหมาะสมที่สุด
ยืนยันการเข้าร่วมงานรอบสุดท้าย
เมื่อจองร้านอาหารเรียบร้อยแล้ว ผู้จัดก็จะต้องแจ้งชื่อร้าน วิธีการเดินทาง รวมทั้งยอดค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายในงานเลี้ยงให้ผู้ร่วมงานได้รับทราบและขอให้ตอบรับเพื่อยืนยันการร่วมงานเลี้ยง นอกจากนั้น บางบริษัทก็อาจมีธรรมเนียมการจ่ายค่าอาหารแบบขั้นบันไดที่แตกต่างกันไปตามตำแหน่งของผู้ร่วมงาน ดังนั้น ผู้จัดงานมือใหม่จึงควรสอบถามรุ่นพี่ก่อนว่าแผนกของตนมีธรรมเนียมอย่างไร และอย่าลืมแจ้งให้ผู้ร่วมงานทราบด้วยว่าร้านอาหารจะรับการเปลี่ยนจำนวนคนภายในวันไหน เนื่องจากหากเปลี่ยนจำนวนคนกระทันหัน ร้านอาหารมักจะคิดค่าใช้จ่ายในการแคนเซิล ซึ่งจะทำให้เงินที่รวบรวมมาจากผู้ร่วมงานในวันจริงไม่เพียงพอได้
ขอความร่วมมือผู้กล่าวเปิด-ปิดงาน
ประเทศญี่ปุ่นมีธรรมเนียมการกล่าวเปิดงาน และเอ่ย “คัมไป” (ชนแก้ว) ก่อนเริ่มทานอาหารกันในงานเลี้ยง รวมทั้งกล่าวอะไรสั้นๆ ในตอนปิดงาน ผู้รับหน้าที่กล่าวมักเป็นผู้ที่มีตำแหน่งใหญ่ที่สุด ณ ที่นั้น ส่วนผู้กล่าวปิดงานก็มักจะเป็นผู้ที่มีตำแหน่งรองลงมา โดยปกติแล้ว ผู้กล่าวเปิดงานมักรู้ตัวอยู่แล้วว่าตนจะต้องพูดเปิด แต่บางครั้งผู้มีตำแหน่งรองลงมาก็อาจจะมีมากกว่า 1 คน เมื่อขอความร่วมมือผู้กล่าวเปิดงานเสร็จแล้ว ผู้จัดก็อาจจะใช้วิธีขอให้ผู้กล่าวเปิดเลือกคนกล่าวปิดงานให้ด้วยเลย แล้วจึงไปขอความร่วมมือกับบุคคลนั้นอีกที วิธีนี้จะทำให้การขอความร่วมมือเป็นไปได้อย่างราบรื่นขึ้นค่ะ
2. ช่วงวันงาน
รวบรวมเงิน
เพื่อความเรียบร้อยตอนจบงาน ผู้จัดงานเลี้ยงควรรวบรวมเงินเอาไว้ล่วงหน้า โดยอาจเก็บในช่วงพักเที่ยงของวันงาน หรือช่วงเวลาที่สะดวกในวันนั้นหรือวันก่อนหน้า
พาคนไปที่ร้าน
เมื่อใกล้ถึงเวลางาน บางครั้งอาจต้องส่งเสียงเรียกให้ผู้เข้าร่วมงานออกเดินทางจากบริษัท เมื่อผู้เข้าร่วมส่วนหนึ่งเตรียมตัวพร้อมแล้ว ผู้จัดงานก็มีหน้าที่นำทางทุกคนไปที่ร้าน โดยผู้เข้าร่วมบางส่วนที่งานยังไม่เสร็จมักจะเดินทางมาสมทบเองตามวิธีการเดินทางที่แจ้งเอาไว้ล่วงหน้า
สั่งอาหาร/เครื่องดื่มและดำเนินการต่างๆ
ผู้จัดงานควรเลือกที่นั่งริมโต๊ะหรือใกล้กับประตู (กรณีที่เป็นห้องปิด) เพื่อให้สามารถสั่งอาหารหรือเครื่องดื่มให้ทุกคนได้ง่าย นอกจากนั้นก็ยังมีหน้าที่เป็นพิธีกรในช่วงต้นและช่วงท้ายเพื่อขอให้ผู้ใหญ่กล่าวเปิดและปิดงานด้วย
คิดเงิน
เมื่อใกล้ถึงเวลาเลิกงานแล้วก็อย่าลืมคิดเงินกับทางร้านอาหารด้วย ตรงนี้อาจใช้เวลาประมาณ 10 – 15 นาทีก่อนหมดช่วงดื่มไม่อั้น เพื่อให้เมื่อถึงเวลา ทุกคนจะสามารถออกจากร้านได้ทันที
ลำเลียงคนออกจากร้าน
เมื่อถึงเวลาที่ต้องลุก บางร้านอาจจะมาแจ้งที่ตัวผู้จัดงาน ในขณะที่ผู้เข้าร่วมมักไม่ได้เรื่องสังเกตเวลา ผู้จัดจึงควรดูเวลาที่เหมาะสมและลำเลียงคนออกจากร้าน รวมทั้งตรวจสอบว่าไม่มีใครลืมของอะไรไว้หรือเปล่าด้วย
พาไปยังร้านที่สอง (หากมี)
หากมีการไปดื่มร้านที่สอง (二次会) อีก หน้าที่ก็จะไม่ต่างจากร้านแรกมากนัก เพียงแต่จำนวนสมาชิกมักจะน้อยลง ดังนั้น หากไม่สะดวกที่จะไปต่อ ผู้จัดเองก็อาจจะขอตัวกลับก่อนได้เช่นกัน
3. ช่วงหลังวันงาน
ทำรายรับ-รายจ่าย
ในบางครั้งอาจมียอดการใช้จ่ายเพิ่มขึ้นจากที่เก็บไปในตอนแรกซึ่งจะต้องไปตามเก็บจากผู้ร่วมงานอีกครั้ง ผู้จัดงานที่ดีจึงควรทำบันทึกรายรับ-รายจ่ายสำหรับงานเลี้ยงเอาไว้ทุกครั้ง
ส่งท้าย
เป็นอย่างไรบ้างคะ? หน้าที่ของผู้จัดงานเลี้ยงไม่ยากอย่างที่คิดเลยจริงไหม? แต่ถึงแม้จะไม่ใช่งานที่ยากเกินความสามารถของพนักงานน้องใหม่ งานนี้ก็เป็นงานที่ต้องใช้ความละเอียดและการวางแผนที่รอบคอบมากทีเดียว ดังนั้น เราขอเป็นกำลังใจให้ทุกคนที่ได้รับมอบหมายงานนี้สามารถทำได้อย่างราบรื่นนะคะ
หากมีคำถาม คำแนะนำ หรือข้อเสนอแนะใดๆ เกี่ยวกับบทความของเรา สามารถติดต่อและติดตามเราผ่านทางเฟซบุ๊ก ทวิตเตอร์ และอินสตาแกรม ได้เลย !
เนื้อหาในบทความนี้ อัพเดทล่าสุด ณ วันที่เผยแพร่
