เมื่อทำงานในบริษัท เป็นธรรมดาที่จะกังวลเกี่ยวกับการสร้างความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน ในบทความนี้ เราจะมาแนะนำสิ่งที่คุณควรระวังในการทำงานในญี่ปุ่นเพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงาน จากความเห็นของชาวต่างชาติผู้มีประสบการณ์จริงที่ทำงานในญี่ปุ่น
วัฒนธรรมองค์กรที่เป็นเอกลักษณ์ของญี่ปุ่นคืออะไร?
ในการทำงานที่ญี่ปุ่น เราควรมารู้จักลักษณะของบริษัทญี่ปุ่นกันก่อน ในแต่ละประเทศจะมีลักษณะการทำงานที่เป็นเอกลักษณ์ของตัวเอง สำหรับบริษัทญี่ปุ่นส่วนใหญ่มักมีลักษณะดังต่อไปนี้
1) เข้มงวดต่อเรื่องเวลา
2) เข้มงวดต่อความสัมพันธ์ตามลำดับอาวุโส
3) เคารพความคิดเห็นของผู้บังคับบัญชาและผู้อาวุโส
ทั้งสามข้อนี้เป็นลักษณะเฉพาะที่ถือเป็นวัฒนธรรมองค์กรของญี่ปุ่น ซึ่งเป็นแก่นของบทความนี้และมีส่วนเกี่ยวข้องอย่างมากในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับชาวญี่ปุ่น
เอาล่ะ เราจะมาอธิบายอย่างละเอียดในหัวข้อต่อไป
อะไรคือสิ่งสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงาน?
อย่ามาสาย
บริษัทญี่ปุ่นนั้นเข้มงวดเรื่องเวลาเป็นอย่างมาก ยกตัวอย่างเช่น หากเวลาเข้างานคือ 9 โมงเช้า โดยพื้นฐานแล้วคุณควรเตรียมตัวให้พร้อมและนั่งลงที่โต๊ะทำงานในเวลา 8:50 น. ห้ามเข้าร่วมการประชุมล่าช้าโดยเด็ดขาด เว้นแต่จะมีเหตุสุดวิสัย แม้เรื่องเหล่านี้จะไม่ได้มีบัญญัติเป็นกฎชัดเจน แต่คนญี่ปุ่นมักจะมีนิสัยทำล่วงหน้าก่อน 10 นาทีเสมอ
อย่าลืมกล่าวคำทักทาย
ไม่ใช่เรื่องเกินจริงที่จะบอกว่าคุณจะสร้างความสัมพันธ์ที่ดีได้หรือไม่นั้นเริ่มต้นด้วยคำทักทาย การทักทายจะทำให้เราสามารถรับรู้การมีอยู่ของกันและกันและสร้างความสัมพันธ์แห่งความไว้วางใจได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริษัทญี่ปุ่นนั้นมีความเข้มงวดต่อความสัมพันธ์ตามลำดับอาวุโส ดังนั้น เมื่อคุณไปทำงาน ออกจากงาน หรือเดินผ่านกันในบริษัท อย่าลืมกล่าวคำทักทายอย่างกระตือรือร้นล่ะ
อย่าพยายามยัดเยียดความคิดเห็นของตัวเอง
บริษัทญี่ปุ่นนั้นให้ความสำคัญกับการทำงานเป็นทีมเป็นอย่างมาก แน่นอนว่าการแสดงความคิดเห็นนั้นเป็นเรื่องที่ดี แต่หากมากเกินไปอาจทำให้รู้สึกเป็นการบังคับยัดเยียด ซึ่งอาจทำให้เกิดความไม่ประทับใจได้ โดยเฉพาะอย่างกับผู้อาวุโสและผู้บังคับบัญชา พวกเขามักคาดหวังที่จะได้รับความเคารพและการเห็นด้วย
อย่าพูดคุยเรื่องส่วนตัวมากเกินไป
ในบริษัทญี่ปุ่นนั้น การพูดคุยเรื่องส่วนตัวกันมากเกินไปอาจสร้างความไม่ประทับใจให้ผู้พบเห็นได้ คนญี่ปุ่นมีนิสัยชอบทำงานเงียบๆ ดังนั้นไม่ควรชวนคุยหรือพูดเรื่องส่วนตัวในระหว่างทำงานมากเกินไป นอกจากนี้ เรื่องพื้นฐานอย่างการเล่นมือถือนอกเหนือจากเวลาพักนั้นก็เป็นเรื่องที่ไม่ควรทำ
報連相 (Hōrensō) หลักการทำงานที่ต้องจำให้ขึ้นใจ
報連相 (Hōrensō) ย่อมาจากคำว่า รายงาน (報告 – Hōkoku) แจ้งข่าวสาร (連絡 – Renraku) ปรึกษา (相談 – Sōdan) ซึ่งเป็นหลักการทำงานสำคัญของบริษัทญี่ปุ่น
เพราะรูปแบบการทำงานของบริษัทญี่ปุ่นนั้น มักจะทำงานหนึ่งงานเป็นทีมมากกว่าทำงานเป็นรายบุคคล และเพื่อให้การทำงานเป็นทีมเป็นไปได้อย่างราบรื่น สิ่งสำคัญคือต้องรายงาน แจ้งความคืบหน้า และปรึกษาเกี่ยวกับข้อสงสัยและปัญหาต่างๆ เสมอ
เมื่อถามชาวต่างชาติที่ทำงานในญี่ปุ่นว่าควรให้ความสำคัญกับสิ่งไหนบ้าง?
การไม่ถามเรื่องส่วนตัวจะดีกว่า
ญี่ปุ่นเป็นประเทศที่ยาวจากเหนือจรดใต้ ซึ่งลักษณะนิสัยของผู้คนก็จะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับภูมิภาค โดยเฉพาะในเขตเมืองที่คนไม่ค่อยมองโลกแง่บวกนั้น ไม่ควรถามคำถามอย่างเช่น “แต่งงานหรือยัง?” “อายุเท่าไร?” “มีลูกไหม?” ต่างๆ ในทางกลับกันหากเป็นต่างจังหวัดนั้น ความสัมพันธ์ระหว่างผู้คนค่อนข้างจะแน่นแฟ้น ทำให้มีการพูดคุยถามไถ่กันถึงเรื่องส่วนตัวก็เป็นได้ ดังนั้นคุณควรเข้าใจเกี่ยวกับความแตกต่างในการยอมรับเกี่ยวกับคำถามส่วนตัวซึ่งต่างกันไปแล้วแต่ภูมิภาค แต่ทางที่ดีให้ละการถามคำถามที่ดูเป็นส่วนตัวเกินไปจะปลอดภัยกว่า
ประสานงานกับเจ้านายหรือเพื่อนร่วมงานของคุณหากจะพักร้อนยาว
สำหรับบริษัทญี่ปุ่นนั้น หากเทียบกับประเทศอื่นๆ ถือว่าไม่ใจกว้างในเรื่องของการลาพักร้อนเสียเท่าไร แม้จะมีระบบลาพักร้อน แต่มีบรรยากาศที่ยากต่อการขอลาพักร้อน โดยเหตุผลที่ทำให้ไม่สามารถขอลาพักร้อนได้นั้นมีทั้ง “ปริมาณงานที่เยอะ” และอย่างที่บอกไปข้างต้นว่าบริษัทญี่ปุ่นนั้นมักทำงานเป็นทีม จึงต้องมีคนอื่นมารับช่วงต่อในระหว่างที่เราลาพักร้อนไป ซึ่งเป็นเรื่องที่น่ากังวลจึงทำให้ลาได้ยาก ดังนั้นเมื่อคุณพักร้อนอย่าลืมปรึกษากับรุ่นพี่หรือหัวหน้าและสมาชิกในทีมเพื่อปรับตารางเวลาด้วยล่ะ
ซื้อของกลับมาฝากเวลาไปเที่ยว
การซื้อของฝากนั้นขึ้นอยู่กับเหตุผลการลาหยุดของคุณ หากคุณลาหยุดเพื่อไปเที่ยวคุณควรซื้อของฝากกลับมาเสียหน่อย ซึ่งอาจจะเป็นขนมถุงเล็กๆ ก็ได้ ในญี่ปุ่นมีวัฒนธรรมการให้ของที่ระลึกหรือของฝากแก่คนใน บริษัท โดยเป็นการแสดงความรู้สึกว่า “ขอบคุณที่ให้พักผ่อน”
อ่านความรู้สึกให้ออก ดูบรรยากาศรอบด้านให้เป็น
ชาวญี่ปุ่นมีบุคลิกที่ค่อนข้างเก็บตัวและมีโลกส่วนตัวสูง และมักมีการตอบกลับแบบคลุมเครือ โดยจะไม่พูดออกไปตรงๆ ว่า ใช่หรือไม่ใช่ ได้หรือไม่ได้ ในกรณีของเรื่องที่ไม่ชอบ ก็จะไม่พูดตรงๆ ว่าไม่ชอบ ดังนั้นจึงจำเป็นที่คุณต้องเข้าใจถึงจิตใจของคนญี่ปุ่น และอ่านสถานการณ์ให้ตรงจุด
ระวังการใช้คำพูด
อย่างที่กล่าวไว้ว่าคนญี่ปุ่นนั้นมักพูดจาคลุมเครือ หากคุณพูดอะไรที่ตรงเกินไปจะทำให้เกิดความรู้สึกเหมือนเราไม่ใส่ใจความรู้สึกของอีกฝ่าย และอาจทำให้เสียความรู้สึกได้ เพื่อให้เข้ากับคนญี่ปุ่นได้เป็นอย่างดี สิ่งสำคัญคืออย่าแสดงความคิดเห็นของคุณอย่างตรงไปตรงมา โดยให้ระมัดระวังการใช้คำพูดเพื่อไม่ให้อีกฝ่ายรู้สึกอึดอัด
อย่าละเลยการยืนยันรายละเอียดงาน
ในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีนั้น การได้รับความไว้วางใจถือเป็นสิ่งสำคัญ เมื่อคุณได้รับมอบหมายงานมา ก่อนอื่นให้ทวนรายละเอียดของเนื้องานด้วยคำพูดของคุณเองและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจดี และดูว่าไม่มีจุดไหนที่สงสัยหรือไม่เข้าใจ การตรวจสอบและยืนยันเนื้อหางานนั้นนอกจากจะทำให้คุณได้รับความไว้วางใจแล้ว ยังแสดงถึงความมุ่งมั่นตั้งใจในการทำงานของคุณได้ดีอีกด้วย
ชวนไปทานอาหารกลางวันเพื่อเพิ่มความสนิทสนม
การรับประทานอาหารกลางวันร่วมกันจะช่วยให้คุณผ่อนคลายและทำความรู้จักกับอีกฝ่ายได้ดีขึ้น แต่ก็มีคนญี่ปุ่นจำนวนหนึ่งที่มักไปจัดการธุระส่วนตัว เช่น ไปไปรษณีย์หรือธนาคารในระหว่างพักกลางวัน นอกจากนี้ยังมีคนที่ต้องการทานอาหารกลางวันคนเดียวด้วย ดังนั้นแทนที่จะชวนตรงๆ ให้คุณลองชวนล่วงหน้าด้วยประโยค “พรุ่งนี้ทานอาหารกลางวันด้วยกันไหมคะ? (明日ランチしませんか？ – Ashita Ranchi Shimasenka?)” ดูจะดีกว่า นอกจากนี้ เนื่องจากคนญี่ปุ่นส่วนใหญ่นั้นขี้อาย จึงแทบจะไม่เป็นฝ่ายกล่าวชวนก่อน หากคุณไม่ได้รับการเชิญชวนก็ไม่ต้องคิดมากอะไร
เรียนรู้ภาษาญี่ปุ่นและมารยาทต่างๆ อย่างกระตือรือร้น
ท่าทางที่กระตือรือร้นที่พยายามจะรู้เรื่องเกี่ยวกับญี่ปุ่นนั้น จะถูกมองว่าเป็นความน่าประทับใจในสายตาของทุกคน ดังนั้นลองพูดคุยเกี่ยวกับภาษาญี่ปุ่น มารยาทและวัฒนธรรมต่างๆ ในช่วงพักกลางวันดู เมื่อคุณแนะนำเกี่ยวกับประเทศตัวเองแล้ว ก็ลองทำความเข้าใจเกี่ยวกับประเทศของกันและกันเพื่อให้สามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ดียิ่งๆ ขึ้นไป
เข้าร่วมงานเลี้ยงสังสรรค์ เช่น งานเลี้ยงปีใหม่ งานเลี้ยงส่งท้ายปี งานเลี้ยงต้อนรับหรืออำลาให้มากที่สุด
บริษัทญี่ปุ่นนั้นมักมีการเลี้ยงสังสรรค์ใหญ่ๆ ประมาณ 3 ครั้งต่อปี คือ “งานเลี้ยงส่งท้ายปี (忘年会)” จัดขึ้นเพื่อให้ลืมความเหนื่อยยากตลอด 1 ปีที่ผ่านมา, “งานเลี้ยงขึ้นปีใหม่ (新年会)” เพื่อเฉลิมฉลองการขึ้นปีใหม่, “งานเลี้ยงต้อนรับ (歓送迎会)” เพื่อฉลองการเข้างานของพนักงานใหม่ โดยงานเลี้ยงสังสรรค์เหล่านี้ถือเป็นโอกาสที่ดีในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและทำความรู้จักกับคนในบริษัทเป็นอย่างมาก เพราะจะมีทั้งผู้อาวุโสและรุ่นพี่ที่ปกติไม่ค่อยได้มีปฏิสัมพันธ์กันเข้าร่วมด้วย ดังนั้นคุณควรเข้าร่วมงานเลี้ยงเหล่านี้ให้มากที่สุด
เป็นยังไงบ้างกับสิ่งที่เราได้เสนอมาจนถึงตรงนี้? เราคิดว่าคุณจะเข้าใจบรรยากาศขององค์กรและลักษณะการทำงานของคนญี่ปุ่นมากขึ้นแล้ว และหากคุณกำลังทำงานอยู่ที่ญี่ปุ่น หรือไม่รู้จะสานสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานอย่างไร ลองนำทริคเล็กๆ น้อยๆ ที่เราได้แนะนำไว้ไปประยุกต์ใช้ และอย่าเคร่งเครียดกับมันมากจนเกินไป เราหวังว่าคุณจะสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับคนญี่ปุ่นได้อย่างมีความสุข
หากมีคำถาม คำแนะนำ หรือข้อเสนอแนะใดๆ เกี่ยวกับบทความของเรา สามารถติดต่อและติดตามเราผ่านทางเฟซบุ๊กได้เลย !
เนื้อหาในบทความนี้ อัพเดทล่าสุด ณ วันที่เผยแพร่
