สอนเขียน “อีเมลภาษาญี่ปุ่น” อย่างเซียน! วิธีเขียน, การส่ง, ข้อควรระวัง

ใครคิดจะทำงานในญี่ปุ่นแล้วอยากเขียนภาษาญี่ปุ่นได้อย่างเซียน บอกเลยว่าไม่ควรพลาดบทความนี้! มาดูวิธีการเขียนอีเมลภาษาญี่ปุ่นอย่างเป็นทางการ พร้อมตัวอย่าง ข้อควรระวัง และภาษาเขียนที่ห้ามใช้เด็ดขาดกัน!

กฎพื้นฐาน 7 ข้อที่ทุกคนต้องรู้!

การเขียนอีเมลธุรกิจภาษาญี่ปุ่นมีกฎที่ไม่เหมือนใครอยู่มากมาย เราจึงต้องระวังเรื่องมารยาทในการเขียนเข้าไว้เพื่อป้องกันไม่ให้คู่สนทนารู้สึกไม่ดี หากคุณทำอะไรผิดพลาดก็อาจจะถึงขั้นเสียงานได้เลยทีเดียว เพราะฉะนั้น เรามาเริ่มจากการทำความรู้จักกฎเหล็กทั้ง 7 ข้อกันเลยค่ะ!

１）件名 (หัวเรื่อง) : สรุปเนื้อหาคร่าวๆ ให้ผู้อ่านเข้าใจได้อย่างง่ายดาย

หากคุณอยากทราบ หรืออยากบอกอะไร ก็ควรสรุปเนื้อหาเอาไว้ในหัวเรื่องอย่างคร่าวๆ ด้วยค่ะ ส่วนนี้ไม่ควรมีความยาวเกิน 20 ตัวอักษร เพราะหากยาวเกินไปก็อาจจะถูกระบบตัดข้อความทิ้งไปส่วนหนึ่งได้

นักธุรกิจชาวญี่ปุ่นมักจะได้อีเมลกันวันละหลายร้อยฉบับ ดังนั้น เราจึงต้องเขียนหัวเรื่องที่เขาสามารถเข้าใจได้ทันทีโดยที่ไม่ต้องเปิดอ่าน ทั้งนี้ เพื่อให้พวกเขาสามารถจัดลำดับความสำคัญของอีเมลได้ และยังช่วยให้เข้าใจเนื้อหาที่เราต้องการจะสื่อได้เร็วขึ้นด้วยค่ะ

ตัวอย่าง เช่น

• 「○○社の件」(เกี่ยวกับบริษัท ○○)

• 「研修の件について」(เกี่ยวกับงานวิจัย)

หากเป็นหัวข้อที่กำกวมอย่างตัวอย่างด้านบนนี้ที่ไม่สามารถเข้าใจได้หากไม่เปิดอ่าน ถือว่าไม่ดีค่ะ

• 「〇〇社　見積もり確認依頼」(บริษัท ○○ ขอยืนยันใบเสนอราคา)

• 「ビジネスメール研修(10/15)実施のお知らせ」(ประกาศเรื่องการฝึกเขียนอีเมลธุรกิจ (วันที่ 15 ตุลาคม))

ตัวอย่างด้านบนนี้ เมื่ออ่านแล้วสามารถเข้าใจได้ทันที ถือว่าดีค่ะ

นอกจากนี้ หากเป็นเรื่องที่สำคัญมากๆ ก็สามารถเขียนคำว่า 重要 (สำคัญ) หรือ 要返信 (ต้องการคำตอบ) เอาไว้ด้านหน้าเพื่อให้ผู้รับสังเกตง่ายเช่นกัน (แต่ไม่ควรใช้บ่อยเกินไปนะคะ!)

２）宛先 (ที่อยู่ผู้รับ) : มารู้จักข้อแตกต่างของ TO, CC, BCC กันเถอะ

เวลาส่งอีเมล คุณจะเห็นช่อง 宛先 สำหรับใส่อีเมลผู้รับ พร้อมตั้งค่าว่าจะส่งแบบ TO, CC หรือ BCC และส่งให้ใครบ้าง แต่เนื่องจากอีเมลฉบับเดียวกันจะถูกส่งไปให้ผู้รับทุกคนพร้อมๆ กัน เราจึงอยากให้คุณเข้าใจความหมายของการส่งแต่ละแบบก่อนใช้งานจริงค่ะ

• TO: สำหรับส่งไปให้ผู้รับผิดชอบที่เราติดต่อด้วยเป็นหลัก
• CC และ BCC สำหรับส่งไปให้ผู้ที่เราต้องการให้รับรู้เนื้อหาของอีเมลฉบับนี้ไว้ด้วย โดยจะมีข้อแตกต่างอยู่ที่
  • CC (Carbon Copy): ผู้รับจะสามารถเห็นชื่อและที่อยู่อีเมลของผู้รับคนอื่นได้
  • BCC (Blind Carbon Copy): ผู้รับจะมองไม่เห็นชื่อหรือที่อยู่อีเมลของผู้รับคนอื่นเลย

แม้ว่าคุณจะติดต่อกับคนที่เกี่ยวข้อง แต่หากผู้รับแต่ละคนไม่รู้จักกัน แล้วเราเผลอส่งข้อมูลแบบ CC ไปก็อาจจะทำให้ข้อมูลส่วนตัวของพวกเขารั่วไหลได้ ดังนั้นจึงควรระวังไว้ให้ดี ความผิดพลาดที่มักจะเกิดขึ้นบ่อยๆ ก็เช่น เผลอส่งอีเมลให้ลูกค้าทุกคนแบบ CC หากคุณไม่แน่ใจว่าจะใช้ CC หรือ BCC ดี เราขอแนะนำให้ขอคำปรึกษาจากองค์กรโดยตรงเลยค่ะ

３）宛名 (ผู้รับ) : นอกจากชื่อผู้รับต้องเขียนอะไรบ้าง?

[ กรณีส่งอีเมลเป็นรายบุคคล ]
ควรเขียน 会社名 (ชื่อบริษัท) 部署名 (ชื่อแผนก) และ 氏名 (ชื่อผู้รับ) ตามลำดับต่อไปนี้

株式会社○○ (บริษัท ○○)
△△部 (แผนก △△)
部長　山田　太郎　様 (ท่านหัวหน้าแผนก ทาโร่ ยามาดะ) 

ในกรณีที่ผู้รับเป็นคนมีตำแหน่งก็เขียนแปะไว้หน้าชื่อได้เลยค่ะ เราขอแนะนำให้เขียนชื่อและนามสกุลเต็มยศเพื่อให้ดูเป็นทางการ แต่หากไม่ทราบชื่อเต็มจริงๆ ก็สามารถเขียนเพียงชื่อได้ค่ะ สิ่งสำคัญที่ห้ามลืมเด็ดขาด คือ เติมคำว่า 様 (ท่าน) ไว้ท้ายชื่อ เพราะการเติมคำว่าท่านถือเป็นการให้เกียรติและแสดงความเคารพต่อบุคคลที่สาม มีข้อควรระวังอยู่อย่างหนึ่ง คือ คำนี้ไม่ควรเติมหลังตำแหน่งงาน เช่น 部長様 ถือเป็นการใช้ที่ผิดค่ะ

[ กรณีส่งอีเมลถึงผู้รับหลายๆ คนพร้อมกัน ]

○○会社 (บริษัท ○○)
△△部各位 (ทุกคนในแผนก △△)

ในกรณีนี้ คุณไม่จำเป็นต้องเขียนไล่ชื่อทีละคน แต่สามารถใช้คำว่า 各位 (ทุกคน) ได้เลย คำว่า 各位 เป็นคำสุภาพที่หมายถึง “ทุกท่าน” อยู่แล้ว เพราะฉะนั้นจึงไม่ต้องเติมคำว่า 様 ด้านหลังค่ะ

[ กรณีส่งหาผู้รับที่เป็นองค์กร ]
หากเป็นองค์กรที่ไม่มีชื่อผู้รับแบบเจาะจง สามารถใช้รูปแบบต่อไปนี้ได้

○○会社 (บริษัท ○○)
△△部御中 (แผนก △△ และคณะ)
คำว่า 御中 (และคณะ) ใช้ในการระบุผู้รับที่เป็นกลุ่มคณะหรือองค์กรเท่านั้น จะไม่ใช้กับการส่งอีเมลรายบุคคลเด็ดขาด

* เพิ่มเติม : การเขียนชื่อบริษัท หรือชื่อผู้รับผิดก็ถือว่าเสียมารยาทมากๆ ด้วย ยังไงก็อย่าลืมตรวจสอบรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ก่อนส่งด้วยนะคะ

４）本文冒頭 (การเปิดอีเมล): เริ่มด้วยการทักทายอย่างสุภาพ
คุณควรรู้จักคำทักทายหลายๆ รูปแบบเอาไว้ สำหรับใช้ในกรณีที่ต้องติดต่อภายในบริษัทและนอกบริษัท นอกจากนี้ ยังมีคำทักทายรูปแบบเฉพาะสำหรับสถานการณ์ต่างๆ ด้วย เมื่อเขียนประโยคทักทายเสร็จแล้วก็อย่าลืมเขียนชื่อบริษัทและชื่อของตนให้เรียบร้อยก่อนเข้าเนื้อหาหลักด้วยนะคะ

：いつもお世話になっております。(ขอบคุณที่ให้ความกรุณาเสมอมา)
：日頃よりご愛顧賜りありがとうございます。(ขอบคุณสำหรับการอุดหนุนอย่างต่อเนื่อง)
：(早速の)ご連絡ありがとうございます。(ขอบคุณสำหรับการติดต่อ (ที่รวดเร็ว)) – ใช้ตอบอีเมล
：先日は貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。(ขอบคุณที่กรุณาสละเวลาอันมีค่าให้) – ใช้ในกรณีที่เพิ่งไปพบอีกฝ่ายมา
：大変ご無沙汰しております。(ไม่ได้ติดต่อกันนานเลยนะครับ/คะ) – ใช้ในกรณีที่ติดต่ออีกฝ่ายไปหลังจากที่ไม่ได้ติดต่อกันมานาน
：ご不在でしたので、メールにてご連絡させていただきます。(ผม/ฉันไม่อยู่ตอนที่คุณติดต่อมา ดังนั้นจึงขออนุญาตติดต่อกลับทางอีเมลนี้นะครับ/คะ) – ใช้ในกรณีที่มีคนพยายามติดต่อคุณทางโทรศัพท์ก่อนหน้านี้ แล้วคุณไม่ได้รับ)
：何度も申し訳ございません。/度々失礼いたします。(ขออภัยเป็นอย่างสูงที่มารบกวนหลายครั้ง) – ใช้เมื่อคุณติดต่ออีกฝ่ายไปหลายครั้งใน 1 วัน
：お世話になります。/初めてご連絡させていただきます。/突然のご連絡失礼いたします。(ขอบคุณที่ให้ความกรุณาเสมอมา, ขออนุญาตติดต่อนะครับ/คะ, ขอโทษที่ติดต่อไปกะทันหันครับ/ค่ะ) – ใช้ในกรณีที่ติดต่ออีกฝ่ายเป็นครั้งแรก
: 先日はご迷惑をおかけいたしまして大変申し訳ございませんでした。(ขออภัยเป็นอย่างสูงที่สร้างความวุ่นวายให้เมื่อวันก่อนครับ/ค่ะ) – ใช้ในการขอโทษ

[ กรณีติดต่อภายในบริษัท ]

：お疲れ様です。(ขอบคุณที่เหนื่อยนะครับ/คะ) – ใช้เพื่อแสดงความขอบคุณการทำงานของอีกฝ่าย
＊คำว่า お疲れ様 (ขอบคุณที่เหนื่อย) ใช้กับการติดต่อภายในบริษัทเท่านั้น หากนำไปใช้กับบริษัทอื่นจะถือว่าเสียมารยาทค่ะ
＊คำว่า ご苦労様 (ทำได้ดีมาก) เป็นคำที่ใช้กับคนในตำแหน่งที่ต่ำกว่าเท่านั้น เราขอแนะนำว่าไม่ใช้เลยจะดีกว่าค่ะ

５）本文 (เนื้อหา): ใช้วิธีเขียนที่เรียบง่ายเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจง่าย

จากแบบสำรวจสถานการณ์อีเมลธุรกิจในปี 2015 พบว่าสิ่งที่ทำให้ผู้รับอีเมลรู้สึกหงุดหงิดที่สุด คือ ข้อความที่กำกวมค่ะ นอกจากนั้นก็มีข้อความที่อ่านยาก ข้อมูลไม่ครบที่ทำให้ไม่สามารถจับใจความของเนื้อหาได้ และยังมีพวกข้อความที่ไม่สุภาพกับการสะกดผิดที่ติดมาใน 10 อันดับแรกด้วยเช่นกัน

หากคุณต้องการจะพูดอะไรก็ควรสื่อสารออกไปให้ชัดเจนทั้งในเนื้อหาและหัวเรื่องอีเมล นอกจากนี้ ยังต้องคำนึงถึงภาพรวมของเนื้อหาในอีเมลด้วย เพราะหากคุณใช้ประโยคที่เข้าใจยากหรือเขียนวกไปวนมา ก็อาจทำให้ผู้อ่านรู้สึกไม่ดีได้ ดังนั้น ระหว่างเขียนอีเมลก็ลองนึกถึงสิ่งต่อไปนี้ดูนะคะ

１. เขียนอีเมลฉบับละ 1 เรื่อง (การส่งหลายๆ เรื่องไปทีเดียวอาจทำให้ผู้อ่านสับสน หรือเข้าใจผิดได้)
２. ใช้กล่องและสัญลักษณ์ในการแสดงหัวข้อย่อย เว้นระยะห่างระหว่างบรรทัดให้เหมาะสม
３. หากเป็นการตอบคำถามของอีกฝ่าย ให้ใช้เครื่องหมายคำพูดกล่าวคำถามของอีกฝ่ายซ้ำด้วย
４. หากต้องการขอร้องอะไร ให้ระบุกำหนดการณ์หรือวันส่งงานให้ชัดเจน
５. ระบุชื่อผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน (ต้องการให้ใครทำอะไร หรือ ผู้รับผิดชอบงานนี้ของบริษัทเราเป็นใคร ฯลฯ)
６. เมื่อเขียนเสร็จแล้ว อย่าลืมตรวจสอบโครงอีเมล เนื้อหา  และตรวจดูความเรียบร้อยอีกครั้งด้วยนะคะ

６）文末 (การจบอีเมล): สร้างความประทับใจก่อนจากด้วยประโยคปิดดีๆ 

ประโยคยอดฮิตที่ใช้ง่ายที่สุด คือ よろしくお願いいたします (ขอความกรุณาด้วยครับ/ค่ะ) หากใช้ประโยคนี้ รับรองว่าไม่มีปัญหาแน่นอน แต่หากคุณส่งอีเมลไปมาหลายครั้ง แล้วใช้ประโยคนี้อยู่ประโยคเดียว ก็อาจจะน่าเบื่อได้ ดังนั้น เราจะพาคุณไปรู้จักประโยคปิดสวยๆ ที่เหมาะกับสถานการณ์ต่างๆ กันค่ะ!

[ ประโยคปิดทั่วไป ]
・（どうぞ）よろしくお願いいたします。(ขอความกรุณา (เป็นอย่างสูง) ครับ/ค่ะ)
・引き続きよろしくお願いいたします。 (ขอบพระคุณที่ให้การสนับสนุนมาตลอด)
・よろしくお願い申し上げます。 (ขอความกรุณาเป็นอย่างสูง) – ความสุภาพระดับสูงสุด

[ กรณีตกลงกันเรียบร้อยแล้ว เช่น การติดต่อทางธุรกิจ ]
・今後ともご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。(ขอความกรุณาสำหรับคำแนะนำในอนาคตด้วยครับ/ค่ะ)
・今後とも変わらぬお引き立てのほどお願い申し上げます。(ขอความกรุณาสำหรับการสนับสนุนในอนาคตด้วยครับ/ค่ะ)

[ กรณีต้องการคำตอบ ]
・ご検討のほどよろしくお願いします。(รบกวนพิจารณาด้วยนะครับ/คะ)
・ご確認のほどよろしくお願いいたします。(รบกวนตรวจสอบและยืนยันด้วยครับ/ค่ะ)

[ กรณีขอบคุณ ]
・誠にありがとうございました。(ขอบพระคุณมากครับ/ค่ะ)
・心より感謝申し上げます。(ขอบพระคุณจากใจครับ/ค่ะ)

[ กรณีขอโทษ ]
・心よりお詫び申し上げます。(ขออภัยเป็นอย่างสูง)
・ご期待に沿えず申し訳ございませんでした。 (ขออภัยที่ไม่สามารถทำตามความคาดหวังของคุณได้)

[ กรณีปฏิเสธ ]
・またの機会がございましたら、どうぞよろしくお願いいたします。(หากมีโอกาสครั้งต่อไป ขอความกรุณาด้วยนะครับ/คะ)
・ご期待に沿えず恐縮ですが、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。(ขออภัยที่ไม่สามารถทำตามความคาดหวังของคุณได้ แต่หากมีโอกาสครั้งต่อไป ขอความกรุณาด้วยนะครับ/คะ)

7）署名 (ลงนามปิดท้าย): อย่าลืมใส่ข้อมูลการติดต่อของคุณไว้ด้วย

・ชื่อบริษัท, ชื่อแผนก
・ชื่อ (ภาษาอังกฤษ)
・เลขไปรษณีย์ ที่อยู่
・เบอร์โทรศัพท์ หรือ เบอร์ FAX
・อีเมล, โฮมเพจ
・วันหยุดทั่วไป หรือ วันหยุดนักขัตฤกษ์ของบริษัท (ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจ)

*********************************************
○○会社　□□部　田中　二郎(TANAKA JIRO)
〒×××-××
東京都千代田区△△ビル5F
電話 03-×××-××× / FAX 03-×××-×××
メール TANAKA JIRO＠××.co.jp
**********************************************
บริษัท○○ แผนก□□ ทานากะ จิโร่ (TANAKA JIRO)
รหัสไปรษณีย์ ×××-××
ชั้น 5 ตึก △△ Chiyoda, Tokyo
โทรศัพท์ 03-×××-×××/ FAX 03-×××-×××
อีเมล TANAKA JIRO＠××.co.jp

↑ หากใช้สัญลักษณ์ *** แบ่งไว้ตามตัวอย่างด้านบนก็จะทำให้อ่านง่ายขึ้นค่ะ

วิธีเขียนอีเมลให้น่าเชื่อถือจนผู้อ่านประทับใจ

１）敬語 (ภาษาสุภาพ)

บางทีการติดต่อด้วยอีเมลก็ยากต่อการสื่ออารมณ์และความรู้สึก คนญี่ปุ่นจึงนิยมใช้ภาษาสุภาพซึ่งแตกต่างจากภาษาพูดทั่วไปและภาษาที่ใช้ในอีเมลส่วนตัว ในการใช้ภาษาสุภาพ คุณจะต้องคอยระวังจุดที่คนมักใช้ผิด เช่น การใช้ 尊敬語 (ภาษายกย่อง) 謙譲語 (ภาษาถ่อมตัว) ภาษายกย่องจะใช้เวลากล่าวยกย่องสิ่งที่คู่สนทนาทำ ในขณะที่ภาษาถ่อมตัวจะใช้แสดงความเคารพต่อผู้ที่ได้รับการกระทำนั้น หากใช้สลับกันก็อาจจะถูกมองไม่ดีได้ เพราะฉะนั้นจึงต้องระวังไว้ให้มาก ทีนี้ เรามาดูตัวอย่างคำที่คนมักใช้ผิดกันค่ะ

เมื่อกล่าวถึงหัวหน้า A ซึ่งเป็นเจ้านายของคุณขณะติดต่อกับพนักงานบริษัทอื่น ต้องใช้ภาษาถ่อมตัว
「Ａが○○と申しております。」(A พูดว่า (ภาษาถ่อมตัว)) ถือว่าถูกต้อง
ถึงแม้ว่าจะเป็นการกล่าวถึงเจ้านายที่มีตำแหน่งสูงกว่าคุณ แต่หากเป็นการพูดกับคนจากบริษัทอื่นแล้วล่ะก็ คุณจะต้องยกให้บริษัทนั้นอยู่สูงกว่าฝ่ายตัวเองค่ะ
「Ａがおっしゃっている」(A พูดว่า (ภาษายกย่อง)) แบบนี้ถือว่าผิดค่ะ
อย่างไรก็ตาม หากเป็นการส่งอีเมลคุยกับคนในบริษัทเดียวกัน จะถือว่าเจ้านาย A มีตำแหน่งสูงกว่าคุณ เพราะฉะนั้นจึงต้องใช้ 「Ａがおっしゃっている」(ภาษายกย่อง) ค่ะ

2）季節の挨拶 (คำทักทายตามฤดูกาล)

คำทักทายตามฤดูกาล เป็นประโยคทักทายที่ใช้เปิดอีเมล โดยจะกล่าวถึงฤดูกาลและสภาพอากาศต่างๆ ถือเป็นวิธีเขียนจดหมายที่ชาญฉลาดแบบหนึ่งเลยล่ะค่ะ นอกจากนี้ ยังนิยมใช้เวลาเขียนอีเมลที่ต้องสุภาพมากๆ ด้วย ส่วนใหญ่ประโยคพวกนี้จะมีรูปแบบตายตัวอยู่แล้ว เพียงแค่เลือกให้เหมาะกับฤดูกาลหรือเดือนนั้นๆ ก็พอ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากบางครั้งสภาพอากาศก็แตกต่างกันไปในแต่ละพื้นที่ เพราะฉะนั้นจึงไม่มีคำที่แน่นอนเสมอไป และคุณสามารถเลือกตามความรู้สึกของตัวเองได้ เช่น “ฤดูของซากุระมาถึงแล้ว” อย่างนี้ก็ได้เช่นกันค่ะ

▼เว็บไซต์ที่เกี่ยวข้อง
คำทักทายประจำฤดูกาลตามพจนานุกรมการเขียนจดหมาย: https://www.letter110.net/zikounoaisatsu/
ตัวอย่างอีเมล：https://mail-reibun.com/kisetsu/

3）相手を気遣う言葉 (คำแสดงความใส่ใจคู่สนทนา)

ในการเขียนอีเมลธุรกิจ ถึงแม้ว่าใจความสำคัญจะอยู่ที่การถ่ายทอดเนื้อหา แต่ก็ยังมีเรื่องสำคัญที่จำเป็นต่อการเข้าสังคมญี่ปุ่นอีกอย่างหนึ่งก็คือ ความสามารถในการแสดงความใส่ใจคู่สนทนาค่ะ การที่เราแสดงออกว่าใส่ใจเขาถือเป็นเรื่องดี แค่คำพูดสบายๆ เพียงคำเดียวก็อาจจะช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างคุณกับคู่สนทนาได้เลยนะคะ

[ ตัวอย่าง: การขอร้อง ]
・お忙しいところ申し訳ございませんが (ขอโทษที่รบกวนในช่วงเวลาที่ยุ่งครับ/ค่ะ แต่…)
・ご多忙の中とは存じますが (ทราบว่าคุณกำลังยุ่งมากนะครับ/คะ แต่…)
・ご不明点がありましたら、お気軽にご質問下さいませ。(หากมีจุดไหนที่ไม่ชัดเจน กรุณาสอบถามนะครับ/คะ)

[ ตัวอย่าง: คำขอบคุณ ]
・早速お返事をいただき、どうもありがとうございました。(ขอบพระคุณสำหรับคำตอบที่รวดเร็ว)
・行き届いたお心配りに感謝いたします。(ขอบพระคุณสำหรับความสนใจ)
・お忙しいと思いますが、お体にお気を付け下さい。(ถึงแม้จะยุ่ง แต่ได้โปรดดูแลสุขภาพด้วยนะครับ/คะ )

สิ่งที่ “ห้ามทำเด็ดขาด” ในการเขียนอีเมลธุรกิจ

แม้เราจะอุตส่าห์ส่งอีเมลไปให้แล้ว แต่หากใช้ภาษาสุภาพผิด หรือเขียนอะไรผิดไปก็จะทำให้ผู้อ่านไม่พอใจได้ค่ะ เพราะฉะนั้นเรามาดูข้อควรระวังเพื่อป้องกันความผิดพลาดกันดีกว่า

[ ใช้คำเรียกในอีเมลให้ถูกต้อง ]
・บริษัทตัวเองใช้คำว่า 弊社 (Hei-sha) บริษัทของคู่สนทนาใช้คำว่า 御社 (On-sha)
・เวลาเรียกคนในบริษัทตัวเองให้ใช้คำธรรมดา แต่หากเรียกคนของบริษัทคู่สนทนาต้องเติมคำว่า 様 (ท่าน)
　(หากส่งอีเมลให้คนในบริษัทตัวเอง เติมแค่คำว่า さん (คุณ) ก็พอ)

[ สิ่งที่ไม่ควรเขียน ]
・ไม่ใช้ภาษายกย่องกับภาษาถ่อมตัวสลับกัน (หากใช้สลับกันจะกลายเป็นการดูถูกคู่สนทนา)
・ไม่ควรส่งอีเมลบ่อยๆ (ไม่เร่งคำตอบจากอีกฝ่าย)
・ไม่ใช้ภาษาที่ดูกันเองเกินไป และห้ามใช้สัญลักษณ์หรืออีโมจิ เช่น ♪(^^♪ โดยเด็ดขาด
・ถึงแม้ว่าจะเป็นคู่สนทนาที่เคยติดต่อกันมาแล้ว ก็อย่าลืมใส่ประโยคขึ้นต้น เช่น お世話になっております (ขอบคุณที่ให้ความกรุณาเสมอมา) หรือ 度々すみません●●会社の●●です。(ขอโทษที่รบกวนหลายครั้งนะครับ/คะ ●●จากบริษัท●●ครับ/ค่ะ) ประโยคลงท้าย よろしくお願い致します (ขอความกรุณาด้วยครับ/ค่ะ) แล้วอย่าลืมประโยคทักทายตอนเปิดอีเมลด้วยนะคะ
・ไม่ส่งอีเมลตอนเช้าตรู่ หรือยามดึก (ควรส่งในเวลาทำการของบริษัททั่วไป เช่น 8.30 – 19.00 น.)
・หลีกเลี่ยงประโยคที่ยาวหรือสั้นเกินไป
・ไม่ใช้ชื่ออีเมลเป็น Re: อย่างเดียว หากตอบอีเมลกันไปมา ให้เปลี่ยนชื่อให้เหมาะสม
・หากกำลังโกรธใคร ควรโทรศัพท์ไปคุยกันมากกว่า (การส่งอีเมลอาจทำให้รู้สึกไม่ดีได้)
・ไม่ควรขึ้นบรรทัดใหม่บ่อยเกินไป และไม่ควรเขียนประโยคยาวๆ โดยไม่มีการขึ้นบรรทัดใหม่เลย (เพื่อให้อ่านง่าย)
・ระวังการใช้คำผิด หรือสะกดผิด (โดยเฉพาะชื่อบริษัท, ชื่อคน, ชื่อสินค้า เป็นต้น)
・ไม่ใช้ฮิรางานะมากเกินไป เพราะจะทำให้อ่านยาก 

<คำที่ปกติใช้ฮิรางานะเขียน>
・ありがとうございます (ขอบคุณ) こんにちは (สวัสดี) こんばんは (สวัสดีตอนเย็น)
・よろしくお願いします。(×宜しくお願いします) ขอความกรุณาด้วยครับ/ค่ะ (ไม่ใช้ 宜しくお願いします)

＜คำที่ใช้ฮิรางานะ หรือคันจิก็ได้＞
様 และ さま (ท่าน)
ในอีเมลธุรกิจ การเขียนด้วยตัวอักษร 様 (ท่าน) จะดูเหมาะสมกว่า คุณสามารถเขียนเป็น さま ก็ได้ เพียงแต่มันจะดูสนิทสนมมากกว่าเท่านั้นเอง

▼เว็บไซต์ที่เกี่ยวข้อง
https://www.mine-3m.com/mine/news/image?news_id=15852
https://andspace.net/blog/writing170902/
https://jinzaii.or.jp/4012

ตัวอย่างอีเมลสำหรับสถานการณ์ต่างๆ เอาไปใช้ตามได้เลย!

ทีนี้ เรามาลองเขียนอีเมลโดยใช้ความรู้เรื่องข้อควรทำและข้อควรระวังต่างๆ กันค่ะ! ตัวอย่างอีเมลต่อไปนี้จะไม่มีการเขียนที่อยู่อีเมล ชื่อผู้รับหรือผู้ส่ง แต่จะเป็นประโยคเปิดอีเมลและเนื้อหาคร่าวๆ ตามแต่ละสถานการณ์ค่ะ ลองนำไปปรับใช้ให้เข้าการทำงานของตัวเองดูนะ!

[ ธุรกิจ (เสนอสินค้าหรือบริการ) ]
平素は弊社商品「○○」をご利用いただき誠にありがとうございます。

〇月〇日より新商品「○○」の発売が開始されます。
なにとぞご検討のほどよろしくお願いいたします。
なお、ご注文は田中までご連絡ください。お見積もりを作成させていただきます。

何かご不明な点がございましたらお気軽にお問合せください。

ขอบพระคุณที่ใช้ผลิตภัณฑ์ ○○ ของบริษัทเรามาโดยตลอดครับ/ค่ะ

ทางบริษัทได้เปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ ○○ ในวันที่ 〇 เดือน 〇 ครับ/ค่ะ
รบกวนพิจารณาด้วยนะครับ/คะ
หากต้องการสั่งสินค้า กรุณาติดต่อที่คุณทานากะ ทางเรายินดีทำแบบประเมินราคาส่งให้ (お見積もり) นะครับ/คะ

หากมีข้อสงสัยประการใด สามารถสอบถามได้ครับ/ค่ะ


[ ขอแบบประเมินราคา ]
先日は新商品のご提案ありがとうございました。

早速ですが田中様よりご提案いただきました新商品「○○」の導入を検討しております。
つきましては以下の内容で見積書作成をお願いいたします。

見積商品
1.新商品「〇〇」×100セット
　2.支払方法
　3.受け取り場所　弊社○○支店

見積書を参考に弊社にて予算調整等行うため〇月〇日までにいただけますと大変助かります。勝手を申し上げて恐縮ですが、ご検討よろしくお願いいたします。

ขอบพระคุณสำหรับการแนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่ครับ/ค่ะ

ทางบริษัทได้พิจารณาผลิตภัณฑ์ใหม่ ○○ ที่คุณทานากะแนะนำมาเรียบร้อยแล้วครับ/ค่ะ
ต่อจากนี้ รบกวนช่วยทำแบบประเมินราคาด้วยครับ
สินค้าที่ต้องการ
1.ผลิตภัณฑ์ใหม่ 〇〇 100 รายการ
2.วิธีชำระเงิน
3.สถานที่รับสินค้า บริษัท (ของเรา) สาขา ○○

[ คำขอบคุณหลังจากเข้าเยี่ยม หรือ เข้าพบออนไลน์ ]
お世話になっております。株式会社○○　田中　次郎です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。

○○様から頂きましたご要望、ご質問について弊社にて検討の上、
来週●曜日（●日）までに回答させていただきます。

なお、ご不明な点等ございましたらご連絡ください。
引き続きよろしくお願いいたします。

ขอบพระคุณที่ให้ความกรุณาเสมอมาครับ จิโร่ ทานากะ จากบริษัท ○○ ครับ
ขอบพระคุณที่สละเวลาอันมีค่ามาให้ในวันนี้ครับ

ทางบริษัทจะพิจารณาความต้องการและคำถามของท่าน ○○
และจะขออนุญาตติดต่อไปอีกครั้ง ภายในวัน ● (วันที่) ของสัปดาห์หน้าครับ

หากมีข้อสงสัยประการใด กรุณาสอบถามได้เลยครับ
ขอความกรุณาด้วยครับ

[ ขอยืนยันเอกสาร ] (ในบริษัท)
お疲れ様です。○○部　△△です。

新商品○○　販売戦略企画書が完成いたしましたのでファイルを添付します。
ご確認お願いいたします。
お忙しいところ申し訳ございませんが、
〇月〇日の会議資料となりますので修正、変更点は
〇日午前中までにご返信いただきますようよろしくお願い申し上げます。

ขอบคุณที่เหนื่อยนะครับ/คะ
ผม/ดิฉันจัดทำแผนการขายผลิตภัณฑ์ใหม่ ○○ เรียบร้อยแล้วและแนบเป็นไฟล์ไว้ครับ/ค่ะ
รบกวนช่วยตรวจสอบด้วยนะครับ/คะ
ขอโทษที่รบกวนในช่วงเวลาที่ยุ่งนะครับ/คะ แต่
นี่เป็นเอกสารสำหรับการประชุมในวันที่ 〇 เดือน 〇 ดังนั้น หากมีจุดที่ต้องแก้ไขหรือข้อบกพร่องใดๆ
กรุณาตอบกลับภายในวันที่ 〇 ก่อนเวลา 12.00 น. ด้วยนะครับ/คะ

[ ขอนัดพบ ] (ในบริษัท)
お疲れ様です。○○部田中です。

新商品○○　販売戦略会議についてご連絡します。

日時　2020年〇月〇日（〇）13:00～15:00
会場　会議室A
資料　添付ファイル

出欠連絡　〇月〇日（〇）　18：00まで（○○部田中に　お願いします。）

新商品の営業活動の方針を検討する重要な会議となりますので、各自スケジュール調整を お願いいたします。

ขอบคุณที่เหนื่อยครับ ผม ทานากะ ครับ
แจ้งเรื่องการประชุมแผนการขายผลิตภัณฑ์ใหม่ ○○ ครับ

วันและเวลา วันที่ 〇 เดือน 〇 ปี 2020 เวลา 13.00 – 15.00 น.
สถานที่ประชุม ห้องประชุม A
เอกสาร ไฟล์แนบ

กรุณาตอบกลับว่าจะเข้าร่วมประชุมหรือไม่ ภายในวันที่ 〇 เดือน 〇 (วันในสัปดาห์) ก่อน 18:00 น. (กรุณาติดต่อที่ทานากะ แผนก ○○ )
การประชุมครั้งนี้เป็นการกำหนดแผนธุรกิจของผลิตภัณฑ์ใหม่ เพราะฉะนั้นขอให้ทุกคนช่วยกรุณาจัดสรรตารางเวลากันด้วยนะครับ

บทสรุป

เมื่อมาเป็นพนักงานบริษัทในญี่ปุ่น การรักษาความรู้สึกของอีกฝ่ายเพื่อให้สามารถทำธุรกิจด้วยกันได้นั้นถือเป็นมารยาทที่สำคัญมาก เราอยากให้คุณทราบวิธีการเขียนอีเมลและกฎต่างๆ เพื่อนำไปเป็นพื้นฐานในการใช้งาน และทำให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด อย่างไรก็ตาม หากมีจุดที่คุณไม่แน่ใจ หรือมีภาษาสุภาพที่ไม่มั่นใจตรงไหน ก็อย่ากลัวที่เดินไปจะถามชาวญี่ปุ่นในบริษัทดูนะคะ

※ข้อมูลในบทความนี้ เป็นข้อมูลในช่วงเวลาที่เผยแพร่

หากมีคำถาม คำแนะนำ หรือข้อเสนอแนะใดๆ เกี่ยวกับบทความของเรา สามารถติดต่อและติดตามเราผ่านทางเฟซบุ๊กได้เลย !

เนื้อหาในบทความนี้ อัพเดทล่าสุด ณ วันที่เผยแพร่