เวลาสมัครงานที่ญี่ปุ่น สิ่งสำคัญแรกสุดที่ต้องเตรียมก็คือเรซูเม่แบบญี่ปุ่น หรือ “Rirekisho” (履歴書) นั่นเอง เพราะ Rirekisho ถือเป็นสิ่งแนะนำตัวเราแก่บริษัทในขั้นแรก หาก Rirekisho ของคุณเป็นที่ถูกตาต้องใจ คุณก็จะได้รับการคัดเลือกเพื่อไปยังขั้นตอนต่อไป
ในวันนี้ เรามีคำแนะนำวิธีการเขียน Rirekisho จากผู้บริหารที่มีประสบการณ์รับสมัครพนักงานชาวต่างชาติมาอย่างยาวนาน เพื่อให้คุณได้ใบสมัครงานที่เพอร์เฟ็คที่สุด!
สิ่งที่ต้องเตรียมในการเขียน Rirekisho
1. เขียน Rirekisho ต้องเตรียมตัวอย่างไร?
ในสมัยก่อน Rirekisho จะเขียนด้วยมือ แต่ในปัจจุบันมักจะเขียน Rirekisho โดยคอมพิวเตอร์เป็นส่วนใหญ่ บางบริษัทยังชอบรูปแบบเขียนมือมากกว่า แต่บางบริษัทกลับชอบแบบพิมพ์คอมพิวเตอร์มากกว่า ดังนั้นแนะนำให้คุณเตรียมเอกสารไว้ทั้งสองแบบเพื่อให้สามารถยื่นได้ทุกบริษัทที่คุณต้องการ
หากคุณจะเขียน Rirekisho ด้วยคอมพิวเตอร์ คุณควรดาวน์โหลดแบบฟอร์มของ Rirekisho จากเว็บไซต์ก่อน ในกรณีที่ต้องพิมพ์ลงกระดาษคุณภาพของกระดาษก็เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่สำคัญเช่นกัน หากเป็น Rirekisho แบบเขียนมือสามารถหาซื้ออุปกรณ์ได้ตามร้านเครื่องเขียน ร้านสะดวกซื้อได้ โดยขนาดของกระดาษจะมีสองขนาดคือ A4 และ B5 แต่เราแนะนำให้เขียนในกระดาษ A4 ซึ่งเป็นขนาดมาตรฐาน นอกจากนี้ในบางบริษัทก็มีการกำหนดแบบฟอร์มไว้ ดังนั้นควรตรวจสอบเงื่อนไขการรับสมัครให้ละเอียดก่อนเริ่มทำ Rirekisho
ในกรณีเขียน Rirekisho โดยคอมพิวเตอร์เราขอแนะนำให้ใช้ดาวน์โหลดแบบฟอร์มด้านล่างนี้
2. อุปกรณ์ในการเขียน
ใช้ปากกาลูกลื่นหรือปากกาหมึกซึมสีดำเท่านั้น
ไม่ใช้นำ้ยาลบคำผิดทุกชนิด หากเขียนผิดให้เริ่มเขียนใบใหม่
3. รูปถ่ายประกอบการสมัครงาน
แต่งกายเรียบร้อยด้วยสีสุภาพและสิ่งสำคัญคือต้องสวมสูท โดยจะถ่ายในร้านถ่ายรูปหรือตู้ถ่ายรูปด่วนซึ่งมีตั้งตามสถานีรถไฟหรือศูนย์การค้าทั่วไปก็ได้
วิธีเขียน Rirekisho ที่ถูกต้อง
เวลาที่คุณเขียน Rirekisho แบบเขียนมือ ควรตรวจสอบให้มั่นใจว่าเขียนตัวอักษรทุกตัวอย่างถูกต้องและสวยงาม รูปแบบประโยคสุภาพและเป็นทางการลงท้ายด้วย「です・ます」การเขียนตัวเลขให้ใช้แบบสากลคือ 1, 2, 3
รูปแบบที่ถูกต้องในการเขียน Rirekisho แยกเป็นข้อๆ ดังนี้
- วันที่ (日付)
ในส่วนของวันที่ จะไม่ระบุเป็นที่จัดทำ แต่ให้ระบุเป็นวันที่ยื่นเอกสาร ในกรณีที่ไปยื่นเอกสารด้วยตนเองให้ลงวันที่วันเดียวกับวันที่ยื่นเอกสาร แต่หากต้องจัดส่งทางไปรษณีย์ให้ระบุวันที่เป็นวันเดียวกับวันที่จัดส่ง - ชื่อ-นามสกุล (名前)
เขียนชื่อ-นามสกุลให้ถูกต้อง โดยขึ้นต้นด้วยนามสกุลก่อนค่อยตามด้วยชื่อ ในกรณีที่มีชื่อกลาง ให้ระบุชื่อกลางลงไปด้วย โดยเว้นช่องไฟระหว่าง “นามสกุล-ชื่อ-ชื่อกลาง”
สำหรับช่องเขียนคำอ่าน หากระบุว่า「ふりがな」ให้เขียนคำอ่านด้วยอักษร “ฮิรากานะ” แต่หากระบุว่า「フリガナ」ให้เขียนด้วยอักษร “คาตาคานะ” - รูปถ่ายสมัครงาน (証明写真)
รูปถ่ายเป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อการคัดเลือกเช่นกัน ดังนั้นควรแนบรูปภาพที่สว่างและดูสะอาดตา หากเป็นไปได้แนะนำให้ใช้รูปที่ถ่ายจากร้านถ่ายรูปซึ่งมีแสงและสีสวยกว่าตู้ถ่ายรูปด่วน อีกข้อที่เราอยากแนะนำคือตอนถ่ายรูปอย่าลืมยิ้มเล็กน้อยเพื่อไม่ให้ใบหน้าดูดุและแข็งกระด้างจนเกินไป
โดยรูปที่จะใช้แนบใน Rirekisho นั้นไม่ควรมีอายุเกินสามเดือนนับจากวันที่ถ่ายและควรเขียนชื่อ-นามสกุลไว้ด้านหลังก่อนแปะลงเอกสารเพื่อป้องกันกรณีรูปถ่ายหลุดหรือหล่นหาย - ที่อยู่ / ข้อมูลติดต่อ (住所 / 連絡先)
ระบุที่อยู่ปัจจุบันที่สมารถติดต่อได้ โดยต้องเขียนชื่อจังหวัด เขต ตึกที่พักอาศัยและหมายเลขห้องให้ละเอียด หมายเลขที่อยู่ (町番地) ไม่เขียนเป็นตัวเลขย่ออย่าง “1-2-3” แต่ต้องเขียนเป็น「1丁目2番地3号」 - เบอร์โทรติดต่อ (電話番号)
ระบุเบอร์โทรศัพท์ที่สามารถติดต่อได้จริง ในกรณีที่มีทั้งเบอร์โทรศัพท์บ้านและเบอร์โทรศัพท์มือถือให้ระบุลงไปทั้งสองเบอร์ - อีเมล (Eメールアドレス)
ระบุอีเมลที่สามารถติดต่อได้จริง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขียนได้อย่างชัดเจนและถูกต้อง เพื่อป้องกันการเข้าใจผิด ยกตัวอย่างเช่น ตัวอักษร “o” และตัวเลข “0” เป็นต้น
- ประวัติการศึกษา (学歴)
ประวัติการศึกษาและประวัติการทำงานจะอยู่ในตารางเดียวกัน ดังนั้นให้เขียนเรียงจากประวัติการศึกษาก่อน โดยแถวแรกให้เขียน「学歴」ไว้กึ่งกลางบรรทัด และเขียนประวัติการศึกษาของตนเองลงไปในบรรทัดถัดไป
ปกติจะเริ่มเขียนจากระดับชั้นมัธยมต้น โดยชื่อโรงเรียนให้เขียนด้วยชื่อเต็ม สำหรับโรงเรียนวิชาชีพและมหาวิทยาลัยนั้น ให้ใส่คณะ ภาควิชาและวิชาเอกให้ครบถ้วน - ประวัติการทำงาน (職歴)
เมื่อเขียนประวัติการศึกษาเรียบร้อยแล้ว ให้เว้นหนึ่งบรรทัด และเขียน「職歴」ไว้ที่กลางบรรทัด จากนั้นเขียนประวัติการฝึกงานและการทำงานโดยไล่จากอดีตถึงปัจจุบันในบรรทัดถัดไป - ใบอนุญาตและความสามารถพิเศษ (免許・資格)
ในส่วนนี้ให้เขียนใบอนุญาต หรือประกาศนียบัตรต่างๆ รวมทั้งผลสอบที่ตรงกับคุณสมบัติ เช่น ทักษะทางภาษา ทั้ง TOEIC, TOFEL หรือ JLPT โดยระบุชื่อของใบอนุญาต วันเดือนปีที่ได้รับ และคะแนนที่ได้ให้ชัดเจน
หัวข้อนี้เป็นอีกจุดสำคัญในการพรีเซนต์ความสามารถของตัวเอง ดังนั้นอย่าลืมเขียนเด็ดขาด - เหตุผลที่อยากเข้าทำงาน และความคาดหวังต่อองค์กร (本人希望記入欄)
สรุปแรงจูงใจและความต้องการในการทำงานของคุณแบบสั้นๆ แนะนำให้เขียนเหตุผลในการสมัคร ความสามารถที่จะนำมาปรับใช้กับบริษัท และสิ่งที่อยากมีส่วนร่วมกับบริษัทหลังจากเข้าทำงาน
ซึ่งหัวข้อนี้อาจมีการแยกย่อยออกไป ขึ้นอยู่กับแบบฟอร์มของ Rirekisho นั้นๆ ในกรณีที่มีการแยกหัวข้อ “ความคาดหวังของผู้สมัคร (本人希望記入欄)” และ “เหตุผลในการสมัครงาน (志望動機欄)” ออกจากกันและจำเป็นต้องกรอกรายละเอียดในช่อง 本人希望記入欄 แนะนำให้กรอกว่า 貴社の規定に従います。(ปฏิบัติตามกฎที่บริษัทกำหนด)
เวลารับสมัครพนักงานต่างชาติ HR ดูอะไรใน Rirekisho? ข้อแนะนำจากมืออาชีพ
คุณเรียว ฮากิวาระ (Ryo Hagiwara) CEO ของบริษัท D2C X ผู้บริหาร “Tsunagu Japan” สื่อท่องเที่ยวญี่ปุ่นที่ใหญ่ที่สุดในประเทศญี่ปุ่น และยังมี “Tsunagu Local” ซึ่งเป็นสื่อที่จัดทำเพื่อชาวต่างชาติที่อาศัยอยู่ในญี่ปุ่นโดยเฉพาะ ทั้งนี้ยังเป็นผู้เชี่ยวชาญในคัดเลือกพนักงานต่างชาติมายาวนานถึง 7 ปีนับตั้งแต่เริ่มก่อตั้งบริษัทในปี 2013
ครั้งนี้เราได้มีโอกาสสัมภาษณ์ท่านประธานฮากิวาระเกี่ยวกับจุดสำคัญรวมถึงข้อควรระวังใน Rirekisho ที่ใช้ในการคัดเลือกพนักงานต่างชาติ
“3 เทคนิค” การเขียน Rirekisho ให้น่าสนใจและต้องตา HR
1.เขียนทักษะและประสบการณ์ที่สามารถนำมาใช้ได้จริงและเป็นประโยชน์ต่อบริษัทที่คุณจะสมัครให้ชัดเจนที่สุด
จุดสำคัญในมุมมองของผู้ว่าจ้าง คือคุณจะสามารถทำอะไรให้กับองค์กรได้มากขนาดไหน ยิ่งคุณเขียนส่วนนี้ให้เห็นภาพมากเท่าไร ก็จะยิ่งมีน้ำหนักต่อการตัดสินใจมากตามไปด้วย
คุณควรอธิบาย “เหตุผลในการสมัคร「志望動機」” หรือ “การโฆษณาตัวเอง「自己PR」” ต่างๆ ว่าคุณมีความสามารถอะไรบ้าง มีประสบการณ์การทำงานอย่างไร และคุณจะสามารถนำ “จุดแข็ง” เหล่านั้นมาใช้ให้เป็นประโยชน์ได้อย่างไร
ในส่วนนี้หากคุณสามารถเขียนให้ดูเป็นรูปธรรมได้ ความน่าเชื่อถือของคุณก็จะมากขึ้นและทำให้คุณสามารถถ่ายทอดความเป็นตัวเองให้แก่ผู้รับสมัครได้ดีขึ้นอีกด้วย
2.บอกว่าคุณเข้าใจในวัฒนธรรมญี่ปุ่นเท่าไร และมีทักษะภาษาญี่ปุ่นระดับไหน！
หากจะเข้าทำงานในบริษัทญี่ปุ่นแล้วล่ะก็ อีกจุดสำคัญคือความเข้าใจในวัฒนธรรมการทำงานของญี่ปุ่นและระดับภาษาญี่ปุ่นที่สูงพอเพื่อไม่ให้เป็นอุปสรรคต่อการสื่อสาร เพื่อเป็นการพิสูจน์ระดับภาษาญี่ปุ่นของคุณอย่างน้อยที่สุดไม่ควรมีการพิมพ์ผิดหรือพิมพ์ตกหล่น
※ทักษะภาษาอื่นๆ นอกจากภาษาญี่ปุ่นอาจได้รับความสนใจเช่นเดียวกัน ขึ้นอยู่กับเนื้องานและบริษัทที่สมัคร
3.ถ่ายทอดความมุ่งมั่นจริงใจ และตัวตนของคุณ
นอกจากทักษะและประสบการณ์แล้ว อีกหนึ่งสิ่งสำคัญที่องค์กรมองคือลักษณะนิสัยของคุณว่าเหมาะกับองค์กรหรือไม่ องค์กรสามารถสัมผัสถึงความตั้งใจของคุณได้แค่ไหน
การถ่ายทอดลักษณะนิสัย และความตั้งใจทั้งหมดลงใน Rirekisho นั้นอาจจะเป็นเรื่องยาก แต่นี่เป็นจุดที่สำคัญมากในการขายจุดเด่นของตัวคุณไม่ว่าจะใน “自己PR (การแนะนำตัวเอง)” หรือ “志望動機 (แรงจูงใจในการสมัคร)” ต่างๆ เพื่อให้เป็นที่น่าดึงดูดต่อ HR
ข้อความจากประธานฮากิวาระ
กระบวนการจ้างงานในขั้นตอนแรกคือเราจะคัดเลือกจาก Rirekisho และประสบการณ์การทำงาน จากนั้นถึงจะมีการเรียกสัมภาษณ์ ดังนั้นหาก Rirekisho ของคุณไม่ผ่านการคัดเลือกคุณก็จะหมดสิทธิ์ไปต่อ
ในขั้นตอนคัดเลือกจากเอกสาร 3 ข้อที่กล่าวมาข้างต้นนั้นมีความสำคัญเป็นอย่างมากไม่ว่าผู้สมัครจะเป็นคนญี่ปุ่นหรือชาวต่างชาติก็ตาม หากเป็นชาวต่างชาติจะมีการทดสอบระดับทักษะภาษาญี่ปุ่นพื้นฐานที่ใช้ในการทำงาน และความเข้าใจในวัฒนธรรมการทำงานของคนญี่ปุ่น
สำหรับบริษัท D2C X ของเรานั้นยินดีพิจารณาเรซูเม่ภาษาอังกฤษได้ แต่ยังมีบริษัทอีกหลายแห่งที่รับ Rirekisho ภาษาญี่ปุ่นเท่านั้น ในกรณีนี้คุณไม่จำเป็นต้องใช้ภาษาญี่ปุ่นที่สมบูรณ์แบบ แม้คุณจะเขียนไม่คล่องแต่ให้เขียนด้วยความตั้งใจซึ่งการเขียนของคุณสามารถถ่ายทอดความตั้งใจและบ่งบอกถึงลักษณะนิสัยของคุณให้แก่ผู้อ่านได้แน่นอน
นอกจากนี้คุณจำเป็นต้องอธิบายให้ชัดเจนและเข้าใจง่ายว่าความสามารถหรือประสบการณ์การทำงานต่างๆ ของคุณนั้นสามารถนำมาใช้ให้เป็นประโยชน์ได้อย่างไร ยิ่งคุณเขียนให้เป็นรูปธรรมได้มากเท่าไรก็จะยิ่งดึงดูด HR ได้มากเท่านั้น
ในทางกลับกันบางบริษัทอาจไม่ได้มองหาผู้มีประสบการณ์เพียงอย่างเดียว แต่อาจมองหาผู้สมัครที่มีศักยภาพที่จะพัฒนาต่อไปในอนาคต ซึ่งขึ้นอยู่กับงานที่รับสมัคร หากคุณไม่มีทั้งทักษะและประสบการณ์ในการทำงานเลย ให้คุณพยายามบอกข้อดีของตัวเองที่จะสามารถดึงดูด HR ให้สนใจคุณแบบที่ “เห็นแล้วอยากร่วมงานด้วย” หรือ “หากเป็นคนนี้ก็จะต้องสร้างผลงานให้แก่บริษัทได้แน่”
อย่างที่ประธานฮากิวาระได้กล่าวไว้ ขั้นตอนแรกที่ผู้รับสมัครจะรู้ว่าคุณ “เป็นคนที่มีลักษณะนิสัยที่อยากรับเข้ามาเป็นเพื่อนร่วมงานหรือไม่” หรือ “คุณสามารถทำอะไรให้บริษัทได้บ้าง” ผ่านการอ่าน Rirekisho เท่านั้น ดังนั้นจุดสำคัญที่จะทำให้คุณผ่านการคัดเลือกรอบยื่นเอกสารได้นั้นคือคุณสามารถใช้พื้นที่ใน Rirekisho แสดงให้บริษัทเห็นถึง “จุดแข็ง” และ “เสน่ห์” ของคุณให้เข้าใจง่ายและเป็นรูปธรรมได้หรือไม่
สุดท้ายนี้ลองเอาเทคนิค “พื้นฐานการเขียนเรซูเม่ญี่ปุ่น หรือ Rirekisho” ทั้งหมดมาปรับใช้และแสดงตัวตนของคุณให้บริษัทเห็นกันเถอะ!
เนื้อหาในบทความนี้ อัพเดทล่าสุด ณ วันที่เผยแพร่
