재택근무하는 사람이 점점 늘어나면서 회의 방식도 비대면 화상 회의로 많이 전환되고 있습니다. 하지만 카메라에 노출된 개인 물품 혹은 회의 중에 갑자기 방문객이 있거나 하면 아무래도 회의 집중도가 떨어지게 됩니다. 이번에는 일본의 화상 회의 에티켓과 비매너 예시를 소개해 드리겠습니다.
회의 전후 및 진행 중에 신경 써야 하는 것들
본인이 개설한 화상 회의 혹은 타인이 개설한 화상 회의에 참여할 때 실례가 되지 않도록 준비해야 할 것들이 있습니다. 그럼 다음으로 회의 전후와 진행 중으로 구분하여 준비해야 할 것과 주의해야 할 것에 대해 소개해 드리겠습니다.
회의 시작 전
회의 시작 전에 전자기기부터 회의 준비 사항까지 체크해야 할 항목이 많습니다.
우선 원활하고 안정된 네트워크 환경이 필요하며, 마이크, 카메라 등 전자기기가 모두 정상 작동되는지 확인해야 합니다. 그리고 카메라 위치를 적절하게 조절하고 실내조명도 밝게 하는 것이 좋습니다. 네트워크, 마이크, 카메라 등의 문제로 회의가 중단되면 상대방에게도 큰 실례가 되기 때문에 회의 시작 전에 꼼꼼히 체크하는 것이 좋습니다. 특히 상대방이 고객일 경우 이러한 작은 실수는 부정적인 영향을 줄 수 있기에 더욱더 조심해야 합니다.
전자기기의 작동 여부를 확인했다면 다음으로는 본인의 의상과 회의 배경을 선택하셔야 합니다. 집에서 회의를 진행하다 보니 너무 정중하게 입으면 오히려 어울리지 않기 때문에 상대방이 고객이라면 조금 캐주얼하면서 단정한 셔츠를 선택하시고, 일반 회의라면 무난하고 단정한 옷차림으로 선택하시면 됩니다.
지금 대부분의 화상 회의 프로그램에서 가상 배경 기능을 제공하고 있지만, 사용 중에 갑자기 오류가 발생할 수도 있습니다. 따라서 배경을 실내의 벽면으로 하면 가상 배경 기능에 오류가 발생하더라고 당황하지 않고 회의를 이어갈 수 있습니다.
한편 책장을 배경으로 회의를 하면 본인 소유의 책들이 노출될 우려가 있기에 가급적 피하는 것이 좋습니다. 그리고 프로그램에서 제공하는 가상 배경을 사용한다면 우주, 휴양섬 등 너무 개성 있는 배경 또한 피하는 것이 좋습니다. 특히 상대방이 고객일 경우 너무 개성 있는 배경을 선택하면 마이너스 점수를 받게 될 것입니다.
회의 진행 중
화상 회의에 접속하면 과거 대면 회의를 하는 것처럼 “수고 많으십니다.(お疲れ様です。)”혹은 고객한테 “시간을 내주셔서 감사합니다.(お時間いただきありがとうございます。)” 등 인사말은 건네는 것도 필수입니다. 사내 회의라면 카메라를 끄고 음성 회의를 진행하는 경우가 있는데 혼선이 발생하지 않도록 닉네임을 실명으로 설정하고 발언할 때는 먼저 이름을 밝히는 것이 좋습니다.
회의가 시작되면 다른 사람이 말할 때 적당한 리액션을 취하는 것도 중요합니다. 화상 회의는 다른 사람이 말할 때 경청하고 있다는 의미로 고개를 적당히 끄덕이는 리액션을 취해야 발언자도 안심하고 이야기를 이어나갈 수 있습니다. 단 너무 과한 리액션을 취하면 화면에서 유독 눈에 띌 수밖에 없기에 회의 진행에 영향을 줄 수 있습니다.
통상적으로 다른 사람이 말할 때는 마이크를 끄고 본인이 말할 때는 다시 마이크를 켜고 카메라 혹은 화면을 보면서 말하면 됩니다. 아래 방향을 보면서 말하면 음성이 제대로 전달되지 않거나 화면에 본인의 정수리가 보일 수 있기에 주의하시기 바랍니다.
그 외에 네트워크 연결 상태 혹은 화상 회의 프로그램 자체의 원인으로 음성이 끊길 수 있기에 말하는 스피드와 발음도 중요합니다. 천천히 말하고 발음을 정확하게 해야 전달력을 높일 수 있습니다.
회의 끝난 후
회의가 끝나면 인사를 한 후 프로그램을 종료시켜야 하며, 아무 인사도 없이 퇴실하는 것은 바람직하지 않습니다.
그리고 회의방에서 나갈 때 성공적으로 퇴실이 되었는지, 카메라와 마이크가 오프로 되어 있는지 꼭 확인하고 자리를 떠나길 바랍니다. 퇴실이 제대로 안 되어 있는 상태에서 다른 일을 하게 되면 회의 참석자한테 나의 일상을 공개하게 되는 일이 발생합니다.
참여자의 화면 순서도 규칙이 있다? 남다른 화상 회의 에티켓
일부 일본 회사에서 복잡한 회의 규칙을 고수하고 있는 가운데 화상 회의로 전환하면서 갑자기 ‘의문’과 ‘규칙’이 생기기 시작하였습니다.
참여자의 화면 순서를 직급에 따라 배열해야 한다?
회사에서 대면 회의를 할 때 직급이 높은 분이 상석을 앉는 것이 관례입니다. 하지만 이러한 관례를 화상 회의에 접목시키는 것은 타인에게 폐를 끼치는 행위일 뿐만 아니라 큰 의미도 없다고 봅니다.
그럼에도 불구하고 일부 회사의 상사는 자리 배치를 중요시하기에, 부하들은 수동으로 화면 순서를 변경할 수 있는 프로그램을 찾거나 상사의 비디오를 화면에 크게 표시할 수 있도록 설정합니다. 이와 같이 상사의 비위를 맞추는 일이 실제로 나한테 발생하게 되면 너무 힘들 것 같습니다.
회의방에서 퇴실할 때도 순서가 정해져 있다?
회의가 끝나면 모두 자연스럽게 퇴실하는 것이 일반적이지만, 일부 회사에는 직급에 따라 퇴실을 해야 하는 암묵적인 규칙이 있습니다. 오픈된 마인드를 가진 상사라면 퇴실 순서에 대해 크게 개의치 않지만, 그렇지 않은 경우 모두에게 힘든 시간이 될 것입니다.
발표할 때 문자 메시지를 기다려야 한다?
화상 회의에서 발표할 때는 서로가 호흡이 맞아서 충돌 없이 말하거나, 프로그램 안의 말하기 버튼을 통해 발표 의사를 표시하거나, 사전에 사회자와 협상하여 발표하는 스케줄을 받아 볼 수 있습니다.
하지만 최근 일본의 일부 회사에서는 사회자가 보낸 문자 메시지를 받은 후에야 발표할 수 있다고 합니다. 프로그램의 자체 메시지 발송 기능을 사용하면 메시지를 누락할 수 있기에 해당 기능 또한 사용을 지양하고 있습니다. 이와 같은 우회적인 방법을 택하는 것도 일본 회사 문화가 야기한 독특한 현상이라고 생각합니다.
정장 입고 화상 회의에 참석해야 한다?
재택근무라고 해도 근무 시간에는 당연히 정장을 입어야 한다고 생각하는 회사 상사는 직원들이 화상 회의에 참석할 때 꼭 정장을 입도록 요구합니다. 하지만 집에서 근무하는데 화상 회의에 참석하기 위하여 굳이 정장으로 바꿔 입는 것도 번거로울 때가 있습니다.
점점 늘어나는 비대면 화상 회의에서 효율적이면서 서로 좋은 인상을 남길 수 있는 방법은 당사자의 섬세함과 노력이라고 생각합니다. 이번에 소개해 드린 내용이 향후 화상 회의에 참석할 때 도움이 되었으면 좋겠습니다.
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