即使是網路發達的時代，電話還是很重要的溝通手段。日本公司尤其特別重視電話，認為絕對不能怠慢任何一通電話，所以有關電話禮儀的規定特別多。想到日本工作的人，請務必先練好一身接電話功夫吧！
接電話前要注意！心理準備加紙筆
在日本接公司電話的心理戰爭，是從電話鈴響前就開始。有些公司對外的電話號碼都只有一個，沒有所謂的分機，所以許多公司為了能讓剛進公司的員工能夠快點將心態轉成「公司的一份子」，會特別要求新進員工要積極接電話。
如果新進員工有很多人，但是接的往往只有幾個人的話，很少接電話的人還會被公司的上層「叮嚀」。因此，誰能夠在察覺到電話鈴響前立刻接起來，就變成一場專屬新進員工的電話心理戰。或許也因為這樣，不少人培養出電話鈴聲響前就知道有人打電話來的神奇技巧。
不過，接電話前除了察覺到電話之外，還有幾項需要做好的準備。
準備紙筆
為了應付接電話後的各種情況，事先將紙筆放在電話旁是個非常重要的準備。如果打電話來的人想要留言給公司裡的其他人，這時紙筆就能派上用場。或是客戶電話裡講了許多重點，也能立刻用紙筆記錄下來以防萬一。
開朗又有精神的聲音
接起電話後的第一聲招呼，對公司來說是重要的門面。如果太過陰沉，可能對讓對方有著非常不好的印象。但是太過高亢大聲，又可能會讓對方覺得煩躁。所以在接起電話前，要先在心裡決定好適合的聲調，才不會節外生枝。
得在三聲鈴響前接起電話
為了不要讓打電話來的人久候，通常日本公司都會在電話鈴響到第三聲前接起電話。如果到了第四聲才接就是怠慢，可能會讓對方以為公司沒人在就掛掉電話，對公司留下不好的印象。
接電話時得專心 基本招呼別忘記
當接起電話後，就是另一場考驗的開始。面對電話另一頭的客戶，要如何以適當的應答方式應對都是一種技巧。在這個技巧裡有所謂基本盤，也就是做到這幾點基本上就及格的幾個應對重點。在找到自己的電話風格前，先學好這些基本吧。
感謝您的來電，我是ＯＯ公司的ＸＸ
在接起電話之後，千萬不要傻傻的講「喂（もしもし）」。這裡不是家裡是公司，所以要改用「お電話ありがとうございます。OOO（公司名）のXXでございます。」來打招呼。如果是上午11點前接的電話，也可以多加一句早安（おはようございます）來打招呼。
如果接電話時已經超過了三聲鈴響，在接起電話後記得要改講「大変お待たせいたしました。OOO（公司名）のXXでございます。」
問清楚對方公司、名諱及來意
在打完招呼後，通常對方會報上名號，然後說明自己要找誰。這時候，記得要重新覆誦一次對方的公司及稱呼。覆誦時的基本說法是「株式会社OOのOO様ですね。いつもお世話になっております。」然後請對方稍等，再把電話轉給對方想找的人。
如果對方沒有報上名字的話，別忘了要主動問對方。像是「失礼ですが、お名前をうかがってもよろしいでしょうか」或「恐縮ですが、お名前をお聞かせいただけますか」都是問名字的禮貌說法。
若恰巧對方說的實在太小聲，又或是聽不清楚，就能問「恐れ入りますが、少々お電話が遠いようなので、もう一度おっしゃっていただけますか？」或是「申し訳ございません。電波の調子が悪いみたいなので」這裡要注意的事，絕對不能跟對方說「因為聲音太小，可以請您再說一次嗎？」這種問法很像在怪罪對方，所以絕對不能講。
視情況先掛斷電話再回撥
有時候遇到對方要找的人不在座位上，或是對方要問的事沒辦法立刻處理時，可以選擇先結束這次通話，再請負責人回打給對方。這時候可以說「（理由）～恐れ入りますが、後ほどこちらからお電話いたします。」當然，別忘了以防萬一請對方留下電話。
在掛斷電話前，記得要說「失礼いたします。」而且要聽到對方掛電話後才能掛斷。這是非常重要的電話禮儀。
打電話也有學問 時間重點要小心
接電話時要注意這麼多事，那打電話時也有要注意的地方嗎？當然有。在打電話給對方的時候除了要看好時間，也要留意自己在的地方適不適合打電話。像是在大馬路旁或是電車上，就非常不適合打電話。
一般來說除了真的非常緊急的事，不然絕對不會在十點之前打電話。因為一般公司的上班時間介於八點半到九點半之間，有些公司還有所謂朝會或是小組會議等安排，若在十點前打，很容易造成對方麻煩或是找不到人。另外，也盡量不會在下午四點半之後打電話。有些公司的下班時間是下午五點，如果在四點半打電話給對方，可能會造成對方加班等困擾，絕對要避免。
如果真的得選在剛上班或快下班的時間打過去，記得要說聲「申し訳ございません。」表達歉意。
電話接通後，得先講「〇〇（公司名）の〇〇と申します。いつもお世話になっております。〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」若對方問自己的來電目的時，記得要盡量精確。有時候接電話的不是自己案件的負責人，講得太落落長只會徒增彼此困擾，也無法解決問題，要特別留意。另一方面，如果接電話的恰巧是自己想找的人，就能說「いつもお世話になっております。〇〇（公司名）の〇〇と申します。〇〇の件でお電話させていただきました。ただいま、お時間いただいてよろしいでしょうか」直接表達自己的目的，以及禮貌地問對方現在有沒有時間通話。
若是遇到想找的人不在，打算自己待會再打電話找對方時，可以問「お戻りは何時頃でしょうか」接著說「改めてこちらからご連絡を差し上げます」。或是也能請接電話的人轉達「〇〇会社の〇〇から電話があったと〇〇様にお伝えください」，這樣當對方回公司時就會回電給自己。
到日本公司上班前，如果能將以上的重點練到運用自如，等到進公司之後，一定能在工作上為自己增加點助力喔。
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