예의범절을 중요시하는 일본에서는 신입사원 교육에 ‘명함 교환 방식’을 포함할 정도로 명함을 교환하는 것은 중요한 예절입니다. 이번에는 일본 직장에서 명함을 교환할 때 지켜야 하는 에티켓에 대해 소개드립니다. 앞으로 일본에서 근무하시거나 일본 고객을 만날 때 유용하게 활용보시기 바랍니다.
명함을 교환할 때 지켜야 하는 에티켓
◆명함을 교환하는 타이밍
‘첫 만남, 첫인사‘할 때 명함을 교환합니다. 바로 명함을 교환할 수 있도록 사전에 명함을 인원수만큼 충분히 준비해야 하며 명함 지갑을 손에 들고 있어야 합니다.
◆먼저 명함을 건네는 사람은?
통상적으로 ‘방문객, 아랫사람(대금 수취인)‘이 먼저 명함을 건네는 것이 예의지만 방문객의 지위가 높으면 다를 수도 있어 상황에 따라 임기응변으로 대처해야 합니다. 만약 지위가 높은 윗사람이 먼저 명함을 주면 받을 때 ‘소개가 늦었습니다.(申し遅れました)‘라고 한마디를 덧붙이면 됩니다.
※추가 설명: 일본 직장에서는 개인의 사회적 지위 혹은 나이와 관계없이 대금 납부인이 윗사람이고, 대금 수취인이 아랫사람입니다.
◆여러 명일 때 명함을 교환하는 순서
여러 명일 경우, 우선 우리 측의 직급이 높은 사람부터 명함을 주고받으며, 상대방의 직급이 높은 분부터 아래로 명함을 교환하면 됩니다.
예시:
자사 직원: 나, 과장, 부장
방문객: 담당자, 담당자의 상사
교환 순서:
부장←→담당자의 상사
부장←→담당자
과장←→담당자의 상사
과장←→담당자
나←→담당자의 상사
나←→담당자
◆명함을 교환할 때의 규칙
- 이미 착석하셨더라도 명함을 교환할 때는 서서 주고받아야 하며, 사이에 테이블을 두지 않습니다.
- 교환하고자 하는 명함을 인원수 별로 명함지갑 위에 올려놓고, 상대방이 읽기 편한 방향으로 두 손으로 건네야 합니다. 여기서 회사 로고나 이름 등 정보를 가리지 않도록 주의해야 합니다.
- 두 손을 가슴 위치까지 올리지만 상대방의 명함보다 낮게 들고 있어야 합니다. 명함을 건넬 때 소속 회사, 부서, 이름을 말해야 하며, 끝으로 ‘よろしくお願いします(잘 부탁드립니다.)’라고 인사말도 추가하시면 됩니다.
- 왼손으로 명함을 받을 때 상대방 회사의 로고나 이름을 가리지 않도록 주의해야 하며, 이와 동시에 ‘頂戴致します(받겠습니다.)‘라고 말해야 합니다.
- 명함을 받은 후 명함에 기재되어 있는 성함이나 기타 정보들을 확인해야 합니다. 혹시 성함에 모르는 한자가 표기되어 있을 경우, ‘素敵なお名前ですね。何とお読みすればよろしいでしょうか？(실례합니다만, 성함은 어떻게 읽으면 좋을까요?)라고 정중하게 말하고 확인하시기 바랍니다.
◆명함을 받은 후 지켜야 하는 에티켓
- 1 대 1로 명함을 교환한 후, 받은 명함을 바로 테이블 위에 올리는 것이 아니라 아래 이미지처럼 명함지갑 위에 올려놓아야 합니다.
- 직책이 가장 높은 사람의 명함을 명함지갑 위에 올리고 다른 사람의 명함은 책상 위에 올려놓으면 됩니다.
- 교환받은 명함이 너무 많을 경우, 상대방의 착석 위치에 맞춰 명함을 책상 위에 일렬로 배열하시면 됩니다.
- 만약 테이블 위에 명함을 두는 공간이 없다면 직접 명함지갑에 수납하시면 됩니다.
해서는 안되는 것들
- 명함을 받은 후, 손을 상대방 회사의 로고에 두는 것
- 주머니 혹은 지갑에서 바로 명함을 꺼내는 것
- 오염 혹은 접힘이 있는 명함을 사용하는 것
- 말하면서 상대방의 명함을 손에 넣고 만지작거리는 것
- 받은 명함 뒷면에 메모하는 것
- 받은 명함을 두고 가는 것
- 앉은 상태에서 명함을 교환하는 것
명함 관리
명함에는 상대방의 성함, 회사명, 부서 등 정보들이 기재되어 있어, 비즈니스에서 중요한 인적 자원이므로 유용하게 활용할 수 있습니다.
명함 뒷면에 명함을 교환한 일자, 상대방의 특징 등을 메모하여 추후 연락 시에 대화 소재로 활용하는 사람도 있습니다. 물론 당사자 앞에서 명함에 메모를 하는 것은 적절하지 않은 행동이므로 삼가시기 바랍니다. 일부 회사에서는 명함 관리 시스템을 도입하고 있어, 회사로 복귀 후 직접 시스템에 정보를 등록합니다.
그리고 명함에 개인 정보가 기재되어 있기 때문에 필요 없는 명함을 처리할 때 바로 버리는 것이 아니라 꼭 문서 세단기를 이용하시기 바랍니다.
명함을 교환할 때 아래와 같은 일이 발생하면 어떻게 할까요?
◆명함을 잊었거나 수량이 부족할 경우
명함을 잊었거나 수량이 부족할 경우, 직접 ‘名刺を忘れました(명함을 잊었습니다.)‘ 혹은 ‘名刺がありません(명함이 없습니다.)‘라고 하는 것보다 ‘申し訳ございません、ただ今名刺を切らしておりまして…(죄송합니다만, 마침 명함이 다 떨어져서…)‘라고 말하고 소속 회사, 부서, 성함을 구두로 전하면 됩니다.
상황에 따라 추후 재회 시 다시 명함을 드리거나, 회사로 복귀한 후 명함과 회사의 팸플릿을 우편으로 발송하는 경우도 있습니다. 우편을 발송할 때 사과 편지도 함께 보내드리면 상대에게 깊은 인상을 남길 수 있습니다.
◆명함을 교환하는 타이밍을 놓쳤을 경우
미팅 장소에 늦게 도착하여 명함을 교환하는 타이밍을 놓쳤을 경우, 미팅이 끝난 후 상대방한테 ‘恐れ入りますが、お名刺を一枚いただけないでしょうか？(최송합니다만, 명함 한 장 받을 수 있을까요?)‘라고 말하면 됩니다.
일본에서 명함을 교환할 때 주의해야 할 에티켓이 너무 많아 진짜 의미가 있는지 의문을 가지는 사람도 있습니다. 하지만 이러한 에티켓은 상대방에게 불쾌감을 주지 않기 위함이며 ‘존경‘의 뜻도 포함되어 있습니다. 예의범절을 중요시하는 일본에서 에티켓은 비즈니스 관계를 맺는 첫 단추입니다. 에티켓을 잘 지키면 상대방한테 좋은 인상을 남길 수 있으니 이번 기사를 참고하여 꼭 활용해 보시기 바랍니다.
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