최근 일본에 거주하는 외국인에 대한 비자 요건이 완화되면서 일본에서 창업하려고 하는 외국인도 점점 늘어나고 있습니다. 이번에는 필자 지인의 경험을 바탕으로 외국인이 일본에서 회사를 설립할 경우, 필요한 조건이나 프로세스 및 주의사항에 대해 소개 드리겠습니다.
회사 설립 전의 주의사항
회사는 설립하는 것보다 원활하게 경영해나가는 것이 더 어려운 일입니다. 물론 취업과 비교했을 때, 자유도가 더 높으나 사업이 정상 궤도에 오르기 전까지는 막대한 비용과 시간을 투입해야 합니다. 특히 익숙하지 않은 외국에서는 불안정성이 더 높아질 수밖에 없습니다. 이러한 불안정성은 영주권 신청이나 주택 대출 신청 등 신용에 영향을 줍니다. 회사 설립을 준비하기 시작해서부터 비자 신청까지 약 2~6개월 소요되므로 일본에서 창업을 하기 전에는 적금이 충분한지, 사업 아이템은 발전성이 있는지, 사업을 시작할 경우 실제 취업보다 더 큰 이익을 창출할 수 있는지에 대해 고민한 후에 결정하시기 바랍니다.
회사의 종류 선택
일본의 회사는 ‘개인사업자‘와 ‘법인‘ 두 가지로 구분되며, 법인은 ‘주식회사‘, ‘유한회사‘, ‘합동회사‘, ‘합명회사‘, ‘합자회사‘로 세분화할 수 있습니다.
개인사업자는 사실 회사라고 할 수 없습니다. 회사 설립 비용이나 회계 업무 처리에 있어서 법인보다 간단하고 창업하기 가장 쉬운 방법이기도 합니다. 하지만 사회적 신용이 낮은 관계로 비자를 신청할 수 없기에, 일본 장기 체류 비자를 취득한 분들에게만 개인 사업을 추천해 드립니다. 이 밖에 개인 사업은 작은 규모의 사업에만 적용되므로 매출이 일정 금액을 초과하면 오히려 세무 면에서의 메리트가 없어집니다.
일반적으로 비자 신청을 고민하는 분들은 대부분 주식회사를 설립한다고 합니다. 물론 합동회사, 합명회사, 합자회사를 설립해도 비자를 신청할 수 있으며, 설립 비용도 주식회사보다 저렴(주식회사 설립 비용은 25만 엔, 합동회사는 6만 엔)합니다. 하지만 주식회사와 비교했을 때 사회적 인지도가 낮아 일본 회사와의 상업적 거래에 메리트가 없다고 합니다.
회사 경영 방향 확정 및 규칙 정립(정관)
회사정관은 회사 설립 조건 중의 하나로, 공증 기관에서는 관련 규칙에 대해 심사를 진행한 후, 승인 및 등록 여부를 결정합니다. 필요한 정보는 하기와 같습니다.
- 상호/회사명: 사전에 있는 한자만 사용할 수 있습니다. 일본의 회사명은 일본어 중의 한자, 히라가나, 가타카나, 영문, 숫자, 일부 특수 기호를 사용할 수 있으며, ‘주식회사’ 네 글자를 맨 앞에 배치하거나 맨 뒤에 배치할 수 있도록 선택이 가능하여 자유롭게 명명이 가능합니다. 등록하고자 하는 회사명으로 사전에 특허청 정보 사이트에서 조회하시면 상표법 위반 여부를 확인할 수 있습니다.
- 사업 목적: 사업 목적은 경영 항목을 의미하며, 회사가 이윤을 창출하기 위해 어떤 종류의 사업을 하는지에 대해 밝혀야 합니다. 예를 들어 요식업, 번역, 부동산, 수출입 무역 등이 있습니다. 원칙대로라면 원하는 만큼 등록이 가능하나, 범위가 너무 넓을 경우 오히려 회사의 신용도에 영향을 줄 수 있어 은행 계좌를 개설하거나 자금 조달에 불리하다고 합니다. 더 나아가서 일본 고객과의 거래에 영향을 주는 경우도 있습니다. 일반적으로 대기업 같은 경우, 20개에서 30개 정도를 등록하고, 규모가 상대적으로 작은 기업인 경우 10개 이내로 제한하는 것이 가장 안전하다고 합니다.
- 본사 주소: 회사 규칙을 정립하기 전에 본사 주소를 정해야 합니다. 주소가 일본 국내일 경우, 거주지나 임대 사무실, 임대 오피스, 코워킹스페이스에 관계없이 사용할 수 있습니다.
회사 설립이 목적일 경우 실제 사무실 공간을 빌리지 않고 주소만 빌려도 됩니다. 하지만 비자 신청을 목적으로 할 경우에는 반드시 회사 소유의 ‘독립된 공간‘이 있어야 하기에 임대 사무실이나 임대 오피스를 사용하는 경우가 많습니다.
자가 소유 주택으로 회사를 등록하고 비자를 신청할 경우, 해당 건물이 상업용으로 사용할 수 있는지 확인해야 합니다. 그뿐만 아니라 소유한 부동산이 ‘생활 공간‘과 ‘사무 공간‘을 명확히 구분한 경우에만 심사를 통과할 수 있습니다. 예를 들어 단독 주택인 경우, 1층이 사무실이고 2층을 주거용으로 사용하면 통과할 수 있습니다.
소유 주택이 일반 아파트일 경우, 조금 복잡해집니다. 필자의 경우 2LDK*에 거주하고 있으며, 사무 공간으로 지정한 방에 들어갈 때 거실과 같은 생활 구역을 통과하지 않는 구조이기에 비자 신청에 성공하였습니다. 그러나 필자 친구의 집도 2LDK이지만 거실을 통과해야만 방으로 들어갈 수 있는 구조이기에 비자 신청에 실패하여, 결국 별도 사무실을 빌릴 수밖에 없었습니다.
*2LDK: 2룸과 거실 (L), 식사공간 (D), 부엌 (K)이 일체화한 방
- 자본금: 일본에서는 1엔으로도 회사를 설립(일부 최소 자본금 기준이 있는 업종 제외)할 수 있습니다. 그러나 신용이 낮아 상업 거래에 불리하므로, 가급적이면 반년 정도의 사업 자금을 투입하는 것을 추천해 드립니다. 비자 신청이 필요한 경우에는 최소 500만 엔의 자본금이 있어야 하며, 현금이 부족할 경우 2명 이상의 직원을 고용해야 합니다.
또한, 회사 자본금을 1,000만 엔 이하로 설정할 경우, 세금 감면 혜택을 누릴 수 있습니다. 예를 들어 첫해 매출이 1,000만 엔을 초과하더라도 소비세가 면제됩니다.
- 회계연도: 회사의 회계연도는 스스로 결정할 수 있습니다. 따라서, 자진 신고 납세의 성수기도 최대한 피하고, 최대 면세 기간을 계산하거나 주민세의 납부 금액 감소 등과 같은 요소들을 모두 고민해서 정하시면 됩니다.
- 회사 인감: 회사 법인 인감, 회사 인감, 은행 인감 등 3가지 인감을 준비하고 인감 등록을 해야 합니다.
자본금 입금
만약 회사에 주주가 한 명일 경우, 자본금의 출처가 전부 본인 재산이라는 증명서를 제출해야 합니다. 일본에서 취직했다가 창업을 선택한 분이라면 반드시 지금까지의 소득 증명서를 제출하여, 500만 엔의 자본금을 제출할 수 있음을 증명해야 합니다. 또한 해외 송금인 경우, 반드시 자신의 해외 계좌에서 일본 국내의 개인 계좌로 이체해야 합니다.
사업자 등록
사업자 등록에 필요한 자료는 하기와 같습니다.
- 등기 신청서(登記申請書)
- 등기 사항등을 기록한 별지(登記事項などを記載した別紙)
- 인감 신고서(印鑑届書)
- 정관(定款)
- 발기인의 결정서(発起人の決定書)
- 취임 승낙서(就任承諾書)
- 선정서(選定書)
- 설립 시 대표 이사의 취임 승낙서(設立時代表取締役の就任承諾書)
- 인감 증명서(印鑑証明書)
- 본인 확인 증명서(本人確認証明書)
- 자본금 입금을 증명하는 증명서 (出資の払込みを証する証明書)
- 자본금의 금액 계상 관련 증명서 (資本金の額の計上に関する証明書)
회사 설립에 필요한 자료가 번거롭고 업종에 따라 필요로 하는 자료도 다르기에 행정서사에게 위탁하는 것을 추천해 드립니다. 비용은 회사 설립 등록 비용 포함 약 25만~30만 엔 정도입니다.
회사 설립 후, 필요한 수속
일반적으로 행정서사에게 위탁할 경우, 회사 설립이 완료될 때까지만 도움을 주고, 후속 절차는 본인이 직접 처리해야 합니다.
- 세무서 신고
회사 설립 후 납부해야 되는 각종 세금은 회사 소재지 관할 세무서에 신고해야 합니다.
- 법인 설립 신고서(法人設立届)
- 청색 신고 승인 신청서(青色申告の承認申請書)
- 급여 지불 사무소 등 개설 신고서(給与支払事務所等の開設届出書)
- 원천 소득세 납기 특례 신고서(源泉徴収の納期の特例の承認に関する申請書)
- 재고 자산 평가 방법 신고서(棚卸資産の評価方法の届出書)
- 감가 상각 자산의 상각 방법 신고서(減価償却資産の償却方法の届出書)
필요한 작업으로는 회사 주소를 입력한다거나 날인 정도로 이해가 안 되는 부분은 직접 세무서에 문의하시면 됩니다.
- 사회 보험 등 수속
- 연금 사무소: 1인 회사일지라도 회사에서 급여를 받을 경우 반드시 사회 보험(후생 연금과 건강 보험 포함)에 가입해야 합니다. 이 밖에도, 향후 영주권을 신청할 경우, 경영 관리자 비자를 소지한 분은 필수로 사회 보험에 가입되어 있어야 한다는 규정도 있습니다.
- 근로 기준 감독서: 직원을 고용한 경우에만 산업 재해 보상 보험에 가입하면 됩니다.
- 공공 직업 안정소: 직원을 고용한 경우에만 고용 보험에 가입하면 됩니다.
법인 계좌 개설
법인 계좌는 원칙상으로 회사 주소와 가장 가까운 은행 지점에서만 개설할 수 있으며, 회사 설립자 본인만 개설이 가능합니다. 은행마다 필요로 하는 자료가 다르지만 일반적으로는 회사 등본, 회사 인감, 은행 인감, 회사 설립 신고서, 대표 인감, 회사 관련 자료(회사 매뉴얼, 홈페이지) 등이 있습니다. 최근에는 계좌 개설이 점점 더 어려워지는 추세로 특히 규모가 작은 회사들이 일본의 큰 은행에서 계좌를 개설하는 조건이 점점 더 엄격해지고 있어 사전에 충분한 준비가 필요합니다.
필자는 5년 전에 가장 많이 사용했던 미츠비시UFJ은행을 방문하여 계좌를 개설했으며, 개설 당시 회사 사업 내용이나 창업 전 일본에서 취직했던 회사의 근무 내용 등 상세한 내용에 관한 질문도 받았었습니다. 사전에 회사 홈페이지나, 매뉴얼, 명함 등 자료를 준비했었고 약 4주 후에 계좌 개설되었다는 연락을 받았습니다. 일본 정부와 은행에서는 일반적으로 대학교에서의 전공 및 과거 취업 경력이 창업 분야와 연관성이 있는지에 대해 매우 중요시하므로, 연관성을 입증할 수 있는 증거를 충분히 제출해야만 비자 신청이나 은행 계좌 개설에 성공할 가능성이 커집니다.
법인 계좌 개설 후 자본금이 입금되면 회사 설립은 일단락됩니다. 따라서, 비자 신청이 필요하지 않은 분은 바로 자회사를 경영할 수 있지만, 비자 신청이 필요할 경우 반드시 비자를 취득한 후, 회사를 경영해야 합니다. 다음 기사에서는 [투자 경영 비자 신청 프로세스 및 주의 사항]에 대해 소개해드릴 예정입니다. 일본에서 사업을 시작하고자 하는 분들에게 도움이 되었으면 합니다.
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