Anda bercita-cita bekerja di Jepang? Ada banyak peraturan yang harus Anda ketahui sebelumnya. Di Jepang, kerja sama tim lebih diutamakan daripada bekerja secara individu. Jadi, mempelajari budaya dan tata krama di lingkungan sosial sama pentingnya dengan mengasah keterampilan kerja. Hal ini merupakan pengetahuan umum sehingga tidak akan ada yang mengajari Anda di perusahaan. Di lingkungan baru, awal menjadi bagian terpenting, dan untuk dapat “bertahan”, Anda harus mengetahui kunci dasarnya. Pada artikel ini, Anda dapat mempelajari budaya dan tata krama di perusahaan Jepang. Jangan ragu untuk mencoba mempraktikkannya dalam kehidupan sehari-hari sebelum bergabung dengan perusahaan Jepang!
Salam Akan Menentukan Kesan Pertama! Ucapkan dengan Jelas dan Energik
Salam dianggap sebagai salah satu metode komunikasi terpenting di kantor yang sibuk. Di Jepang, sudah merupakan hal yang umum bagi karyawan muda (junior) untuk mengucapkan salam terlebih dahulu, terutama karyawan baru. Anda harus berusaha menyapa dengan suara yang jelas dan energik agar mudah dikenal. Oleh karenanya, mengucapkan “Ohayo Gozaimasu!” saat mulai bekerja, dan mengatakan “Osaki ni Shitsureishimasu” adalah hal yang umum.
Ada pula berbagai frasa lainnya yang digunakan untuk memulai percakapan. Misalnya, mengucapkan “Osewa ni Natte Orimasu” kepada mitra bisnis dan “Otsukaresama Desu” kepada rekan kerja. Keduanya merupakan frasa dasar yang sering digunakan untuk memperlancar pembicaraan. Di saat yang sama, itu merupakan etiket bisnis dalam menunjukkan rasa hormat kepada lawan bicara. Jika Anda tidak dapat membedakan penggunaan frasa ini, jangan ragu bertanya kepada kolega dan atasan Anda. Orang-orang yang memberikan salam dengan baik dan benar sering mendapatkan kepercayaan dalam bisnis. Jadi, cobalah menggunakannya sesuai dengan TPO (Time, Place, Occasion).
Catatan:
Ohayo Gozaimasu: Selamat Pagi
Osaki ni Shitsureishimasu: saya mohon pamit lebih dulu
Osewa ni Natte Orimasu: terima kasih untuk bantuannya
Otsukaresama Desu: terima kasih atas usaha dan kerja kerasnya
Terlepas dari Jenis Kelamin dan Usia, Tambahkan “San” di Belakang Marga untuk Memanggil Seseorang dengan Sopan
Baik diperusahaan maupun di masyarakat, seseorang akan dipanggil dengan nama marga ditambah “san”. Contohnya, “Sato san”, Tanaka san”, dan lain-lain. Metode panggilan ini dapat diterapkan untuk siapa saja tanpa membedakan usia dan jenis kelamin. Kata “san” juga mewakili panggilan sopan untuk Miss / Mrs / Mr dalam bahasa Inggris (Ibu / Bapak dalam bahasa Indonesia).
“Sato”, “Suzuki”, dan “Tanaka” adalah beberapa contoh marga yang sering ditemukan pada nama Jepang. Ketika ada beberapa orang yang memiliki marga sama di tempat kerja, Anda dapat memanggil nama depannya ditambah “san”. Sementara untuk atasan tidak menggunakan “san”, tetapi menyertakan jabatan / posisi mereka. Misalnya, “Sato sacho (Presiden Sato)”, “Suzuki bucho (Manajer Departemen Suzuki)”, atau “Tanaka kacho (Manajer Bagian Tanaka)”.
Akan tetapi, ketika berbicara dengan mitra dari perusahaan lain, jangan gunakan kata “san” untuk menyebut nama rekan sekantor Anda. Cukup sebut marganya, karena di luar kantor, rekan kerja dianggap sebagai kerabat dekat. Hal yang sama juga berlaku untuk posisi atau jabatan. Anda tidak perlu melampirkannya dan hanya sebutkan namanya saja. Mari kita pahami cara berpikir orang Jepang yang membedakan antara lingkup internal dan eksternal.
Jangan Datang Terlambat atau Terlalu Cepat! Cobalah untuk Tiba 5 Menit Sebelumnya
Hal terpenting dalam bisnis adalah membangun kepercayaan. Orang lain akan menilai perilaku Anda sebelum mengevaluasi kualitas kerja. Misalnya, datang terlambat memberikan kesan negatif bahwa Anda tidak bisa mengatur waktu. Anda juga dinilai tidak memiliki sosialisasi yang baik. Hadirlah lebih awal dan lakukan persiapan ketika ada rapat internal atau bertemu dengan klien. Namun, datang terlalu awal pun dapat menimbulkan masalah bagi pihak lain yang membutuhkan waktu untuk bersiap-siap. Oleh karena itu, Anda disarankan untuk tiba lima menit sebelum waktu yang ditentukan.
Seandainya keterlambatan Anda disebabkan karena alasan force majeure seperti kemacetan lalu lintas atau sakit, harap menghubungi pihak terkait. Masalah dapat dihindari apabila Anda menginformasikan alasannya lebih awal. Sebaliknya, jika Anda baru menghubungi setelah melewati jam yang ditentukan, maka kepercayaan kepada Anda mungkin akan hilang. Mohon perhatikan hal ini!
Bekerja Sama untuk Menghasilkan yang Terbaik! Kerja Tim Lebih Penting Daripada Kerja Secara Individu
Di perusahaan Jepang, kerja sama tim dinilai lebih penting daripada pekerjaan individu. Dengan dasar ini, Anda akan ditanya banyak pertanyaan ketika wawancara kerja. Tujuannya untuk mengevaluasi apakah Anda dapat bekerja sama dengan orang-orang di sekitar Anda atau tidak. Umumnya, orang Jepang melakukan banyak meeting untuk membahas sesuatu bersama-sama. Bahkan, untuk mengambil keputusan pun memerlukan waktu yang lama karena butuh persetujuan dari sejumlah orang. Semua proses tersebut sudah menjadi karakteristik perusahaan Jepang.
Selain itu, pahami betul budaya perusahaan dan peran Anda dalam tim. Jangan terlalu menegaskan pendapat pribadi, karena Anda bisa dinilai sebagai orang yang tidak kooperatif. Kapan dan bagaimana Anda menyampaikan pendapat bisa mengubah pandangan seseorang terhadap Anda. Oleh karenanya, penting untuk menjaga perilaku dan membaca situasi (空気を読む – “Kuuki wo Yomu”).
Justru Karena Ada Informasi Buruk, Harus Dilaporkan Segera! Jangan Lupa Konsep “Horenso” (Laporkan, Kontak, Konsultasi)
Mayoritas perusahaan Jepang dibagi menjadi beberapa departemen berdasarkan peran dan tugasnya. Dengan cara ini, karyawan bisa bekerja secara terorganisir bersama pimpinannya. Agar pekerjaan dapat dilakukan secara efektif, setiap individu harus bertanggung jawab atas tugasnya masing-masing. Namun, pencapaian individu saja tidak akan melahirkan hasil yang luar biasa sebagai sebuah tim. Itulah mengapa konsep “horenso” (報告 – houkoku / laporkan, 連絡 – renraku / kontak, 相談 – soudan / konsultasi) sangatlah penting.
Ada beberapa keuntungan dalam menerapkan “horenso”. Pertama, pembagian tugas akan menjadi lebih jelas jika Anda rutin melaporkan proses pekerjaan kepada atasan dan anggota tim. Kedua, deteksi masalah sejak dini dapat direalisasikan sehingga setiap orang bisa melakukan pekerjaan dengan saling membantu satu sama lain. Bahkan, untuk proyek yang membutuhkan kecepatan pun “horenso” selalu diimplementasikan.
Di perusahaan Jepang, Anda diajari untuk berbagi informasi kepada kolega dan atasan sesegera mungkin. Baik ketika ada masalah maupun menyampaikan berita buruk. Jika tidak memiliki kesadaran itu, hal-hal yang sulit dibicarakan akan terlambat dicari solusinya hingga tidak tertangani. Akibatnya, masalah tersebut bisa semakin besar. Ketika ada masalah kecil yang tidak bisa didiskusikan dengan atasan, cobalah konsultasikan kepada senior atau kolega Anda. Dari pengalaman mereka, mungkin Anda akan mendapatkan saran dan pelajaran berharga.
Kebersihan Lebih Penting Dari Mode! Berpenampilanlah Layaknya Karyawan
Penampilan adalah faktor penting dalam bisnis di Jepang karena dari sanalah kredibilitas seseorang dapat dinilai. Sebagian besar perusahaan Jepang meminta karyawannya berpakaian rapi dan bersih daripada berpakaian modis. Pakaian dasar untuk pria adalah jas berwarna abu-abu, hitam, atau biru, yang dipadukan dengan dasi. Sementara wanita relatif lebih bebas dibandingkan pria. Mereka dapat memakai kemeja, blazer, dan pakaian lain yang cocok dipakai ke kantor, asalkan tetap rapi dan terlihat profesional. Jangan lupa juga memeriksa kerutan dan debu di kemeja Anda. Bagi karyawan yang tugasnya bertemu klien di luar, mereka harus berpakaian lebih formal dari karyawan di kantor.
Dalam beberapa tahun terakhir, karyawan pria diperbolehkan tidak memakai dasi selama musim panas. Perusahaan yang memberikan fleksibilitas dalam berpakaian pun semakin meningkat. Namun, harap diingat bahwa Anda tetap harus memilih busana yang sopan dan layak dipakai bekerja. Karyawan wanita juga perlu menghindari riasan tebal. Akan tetapi, jangan pula tidak memakai riasan sama sekali karena dapat dianggap tidak sopan. Gunakanlah riasan seperlunya sesuai kenyamanan Anda.
Apakah Ini Termasuk Ketekunan? Istirahat Makan Siang Hanya 1 Jam
Sebagian besar perusahaan Jepang hanya memberikan waktu istirahat makan siang selama 1 jam. Biasanya dimulai pukul 12:00 – 13:00. Namun, ada pula perusahaan yang memberlakukan waktu istirahat secara bergantian, atau memperbolehkan karyawannya beristirahat sesuai dengan timing mereka.
Meskipun tidak ditentukan dalam peraturan perusahaan, sebenarnya karyawan bisa mengambil waktu istirahat sebentar di luar jam makan siang. Mereka menggunakan waktu singkat itu untuk sekadar merokok atau minum teh/kopi. Lagi pula, memanfaatkan sedikit ruang di antara pekerjaan untuk bersantai sejenak juga akan membantu meningkatkan efisiensi kerja. Satu hal yang perlu diingat, setiap perusahaan memiliki peraturan berbeda. Harap memastikannya dengan kolega atau senior Anda.
Apakah Jam Kantor Hanya Diatur di Atas Kertas?Bersiaplah untuk Bekerja Lembur
Hampir sebagian besar perusahaan Jepang menetapkan waktu kerja selama 8 jam sehari, mulai pukul 9:00 ~ 18:00 (istirahat 1 jam). Sayangnya, masih ada banyak orang yang memilih untuk bekerja lembur dan melakukannya dalam jangka panjang. Hasilnya, kematian akibat terlalu banyak bekerja menjadi (Karoshi) sangat tinggi. Masalah ini bahkan sudah merupakan momok yang terjadi di masyarakat Jepang sejak lama. Walaupun hukum di Jepang telah menetapkan waktu maksimum untuk bekerja lembur, realitanya jauh berbeda. Jumlah karyawan yang membawa pekerjaan mereka ke rumah tanpa memberi tahu pihak kantor pun tidak sedikit. Pedihnya lagi, semua jerih payah tersebut tidak dibayar atau disebut “service zangyo (layanan lembur)”.
Seiring berubahnya persepsi dari para pekerja, pengawasan negara terhadap hal ini mulai diperketat dalam beberapa tahun terakhir. Kini, perusahaan yang mengutamakan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan semakin bertambah. Beberapa di antaranya bahkan sudah menerapkan berbagai sistem. Misalnya:
“No Zangyo Day” : Hari Tanpa Lembur, dan
“Premium Friday” : sistem yang memperbolehkan karyawan pulang lebih awal pada hari Jumat terakhir setiap bulan.
Apa hendak dikata, Jepang tetaplah Jepang. Rasa enggan pulang lebih awal sementara yang lain bekerja tetap melekat kuat. Sebenarnya, Anda wajib mengetahui hak-hak pribadi Anda. Di saat yang sama, Anda juga harus mempertimbangkan situasi pekerjaan serta orang lain, dan bersiap lembur jika memang dibutuhkan. Jika tidak dapat bekerja lembur, sampaikan kepada perusahaan ketika wawancara agar tidak terjadi masalah di kemudian hari.
Apakah Menghadiri “Nomikai” Merupakan Bagian dari Pekerjaan? Membangun Hubungan dengan Rekan Kerja Melalui “Nomi no Keshon”
Beberapa tahun terakhir, jumlah anak muda yang tidak minum alkohol semakin meningkat. Kecenderungan orang untuk menghargai waktu pribadi pun telah menyebabkan berkurangnya nomikai (pesta minum) yang diadakan perusahaan. Meskipun begitu, tradisi tersebut tidak bisa dihilangkan dari budaya Jepang. Ada banyak perusahaan yang masih mengadakan pesta minum dengan tujuan mempererat solidaritas. Mereka beranggapan bahwa bertukar pikiran sambil minum bersama adalah hal yang penting. Kegiatan ini disebut sebagai “Nomi no Keshon” – kombinasi antara kata “Nomi (minum)” dan “Communication (komunikasi)”.
Ada beberapa acara nomikai yang umum diselenggarakan perusahaan. Di antaranya adalah pesta penyambutan, perpisahan, bonenkai, ohanami, dan sebagainya. Semua acara ini dianggap sebagai peluang berharga untuk saling berinteraksi satu sama lain.
Pesta pertama biasanya diadakan di izakaya, yang menyajikan berbagai makanan dan minuman. Kemudian, acara dilanjutkan ke tempat karaoke atau bowling. Bahkan, ada pula yang pergi makan ramen bersama setelah nomikai. Anda tidak perlu menghadiri semuanya, tetapi sebaiknya Anda datang di acara-acara penting. Gunakanlah pesta penyambutan, perpisahan, atau pesta akhir tahun untuk memperluas koneksi agar pekerjaan Anda bisa lebih lancar.
Manajemen Waktu Sangatlah Penting! Perhatikan Situasi dan Kondisi Pekerjaan Ketika Hendak Mengambil Cuti
Kebanyakan perusahaan Jepang memiliki sekitar 120 hari libur dalam satu tahun. Ada pula hari libur panjang yang berlangsung selama satu minggu:
Golden Week (akhir April hingga awal Mei)
Libur Obon pada tanggal 10 Agustus, dan
Libur Tahun Baru
Anda bisa mendapatkan 10 hari cuti berbayar setelah bekerja selama 6 bulan. Tidak hanya itu, kehadiran Anda harus mencapai 80% atau lebih dari total hari kerja. Akan tetapi, lagi-lagi banyak yang merasa tidak etis untuk mengambil cuti ketika yang lain bekerja. Apabila Anda hendak mengambil cuti, informasikanlah sesegera mungkin kepada atasan dan anggota tim. Pastikan juga untuk memilih waktu dan jumlah hari yang masuk akal agar tidak mengganggu pekerjaan. Khususnya bagi Anda yang bekerja secara tim. Sebaliknya, jika ada rekan yang cuti, Anda perlu bekerja sama membantu memperlancar pekerjaan.
Ingatlah bahwa Anda tidak bisa bekerja sendirian, karena lingkungan kerja diciptakan bersama. Dengan saling bahu-membahu dan menghargai waktu, setiap orang pasti akan mendapatkan waktu libur yang tepat.
Apabila mengingat pengetahuan dasar yang dijelaskan di atas, Anda bisa mendapatkan awal yang baik di perusahaan Jepang! Tentu saja, peraturan dan budaya di masing-masing perusahaan dapat berbeda. Namun, jika hal-hal dasar tersebut diaplikasikan dengan benar, Anda akan cepat diakui sebagai bagian dari perusahaan dan bisa menunjukkan kinerja terbaik Anda.
The information in this article is accurate at the time of publication.
